Карта простоя грузового автомобиля
Важное про путевые листы: заполнение, медосмотры, штрафы, ошибки
С путевыми листами у владельцев и бухгалтеров автопредприятий всегда возникает много вопросов. Мы собрали полезные статьи от экспертов Контура в одну подборку, чтобы вы разобрались в спорных моментах при ведении учета путевых листов и ГСМ, а также избежали ошибок и штрафов.
Из этой подборки вы узнаете:
Как заполнять путевой лист по-новому
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Новые правила прописаны в Приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Например, в путевых листах появился новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке». А в графе «Сведения о транспортном средстве» теперь нужно указывать марку транспортного средства и прицепа, а не только тип и модель.
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Его можно разработать самим или доработать унифицированные формы, но учитывайте, что все обязательные реквизиты в нем должны быть.
Путевые листы для всех видов транспорта
Для каждого вида транспорта нужен определенный путевой лист. Например, владельцы автобусов необщего пользования берут за основу путевой лист № 6 спец, рейсовых — путевой лист № 6.
Компании, которые владеют служебными легковушками и такси, создают путевые листы на основе форм № 3 или № 4 либо проектируют их с нуля.
Для спецтранспорта форма путевого листа зависит от того, чем пользуется компания: автовышкой, пожарной машиной, автокраном, автобетоносмесителем или другим авто. А также какие реквизиты отмечает для контроля расхода топлива, как регистрирует работу водителя и взаимодействует с заказчиком.
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. С их помощью заказчику выставляют счет за услуги. Путевой лист выписывают для каждого грузового автомобиля и на всех водителей, которые за ними закреплены. Если на дальних перевозках работают сменщики, то в путевом листе указывают обоих водителей.
Ошибки в путевых листах
В путевом листе нужно фиксировать сразу несколько факторов: расход топлива транспорта, данные об обслуживании автомобиля, маршрут движения и многое другое. При таком объеме информации легко допустить ошибку. А это значит, получить искаженную информацию об основных показателях работы транспорта для бухгалтерского и налогового учета. Самые популярные ошибки в путевых листах: отсутствие конкретных отметок, расшифровок или незаверенные данные.
Штрафы: цена ошибки в путевом листе
От 500 до 100 000 рублей могут заплатить должностные, юридические лица и ИП за отсутствие путевого листа или ошибку в нем. Например, если водитель во время дорожного рейда не предъявит инспектору ГИБДД путевой лист, то компания и сам шофер могут получить штраф в размере 500 рублей или обойтись предупреждением (ст. 12.3 КоАП РФ). А если в путевых листах не будет отметки о медицинском или техническом осмотре, то проверяющий и вовсе может выписать штраф на 30 тыс. рублей.
Как оформить медосмотр водителей без нарушений
Проводить предрейсовый медосмотр нужно для водителей, которые числятся в штате организации (ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ) или постоянно пользуются служебным автомобилем (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Медосмотр показывает, есть ли у водителя проблемы со здоровьем и может ли он безопасно для других участников движения отправляться в рейс. Проводить медосмотр автопредприятие может на базе больницы либо на своей территории. В каждом случае нужно соблюсти ряд важных правил.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Ожидая погрузки. Проблема очередей в грузоперевозках и складской логистике 09:10, 17 февраля 2020 Версия для печати
Очереди грузовиков на складах, терминалах и других логистических объектах приносят убытки как хозяевам этих объектов, так и самим перевозчикам. Есть ли решение у распространенной проблемы?
Склад на колёсах
Для недовольного дальнобойщика очередь хуже простоя. Мало того, что проведённое в ней время оплачивается скудно либо не оплачивается вовсе, так еще и отдохнуть нельзя: заснёшь – потеряешь занятое место.
В США водитель грузовика в среднем ждёт погрузки 2,5 часа, а в 9,3% случаев ожидание превышает 6 часов. В Европе дальнобойщики свыклись с многочасовыми очередями и создали общественное движение «Водитель не собака», в котором требуют от владельцев складов и терминалов открыть доступ к уборным и навести в них порядок. В странах третьего мира всё ещё хуже: в Нигерийском порту Апапа очереди растягиваются на десятки километров, а среднее время ожидания загрузки исчисляется не днями, а неделями.
— Эта проблема актуальна и у нас, – рассказывает председатель Объединения перевозчиков России (ОПР) Сергей Владимиров. – Планируя свой график, водители закладывают на погрузку или разгрузку около 4 часов, но зачастую на это уходят сутки.
Убытки перевозчиков оценить непросто, но если взять средние расценки на аренду грузовика для работы по городу, выходит около 1500 рублей в час.
В таком случае деньги теряет как владелец машины, так и сам водитель, который если и получает какую-то символическую плату за стояние в очереди, то лишь в течение первых 3-4 часов.
— Больше ему никто платить не будет. Ставки и так минимальные, – объясняет Сергей Владимиров.
Председатель ОПР уверен: некоторые предприятия намеренно удерживают машины на стоянках, используя их в качестве «склада на колёсах». Он отмечает, что единого и эффективного решения этой проблемы не существует: судебная система, которая могла бы защитить права перевозчиков, по мнению Сергея Владимирова, совершенно неэффективна.
Проблема для всех
Для владельцев предприятий очереди – такое же нежелательное явление, как и для водителей.
— Часто автоочередь скапливается за пределами терминала и вызывает раздражение местных жителей, – рассказывает Алексей Еньшин, CPO компании Marine Digital. – В противном случае терминал должен содержать парковку на своей территории, жертвуя местом хранения, которое могло бы приносить больше денег.
Недовольство жителей близлежащих домов может стать проблемой для крупных складов и терминалов, расположенных в черте населённых пунктов. Если местные власти встанут на сторону населения, у владельцев объекта могут возникнуть серьёзные неприятности.
Нередко чиновники рубят с плеча: так губернатор Владивостока, уставший от большого количества большегрузов на городских улицах, осенью прошлого года ограничил движение фур в дневное время.
Из-за этого страдают и логисты, и водители, которым теперь приходится работать по ночам.
Очереди из грузовых машин могут формироваться спонтанно, и тогда нагрузка на сотрудников склада также будет непостоянной. Если утром логисты сидят без дела, а вечером в авральном режиме пытаются справиться с внезапно нахлынувшим потоком большегрузов, эффективность их работы будет невысокой.
— За счет планирования и четкого понимания графика прихода транспорта пропускная способность терминалов, с которыми мы работали, выросла на 5%, – отмечает Алексей Еньшин.
Не стоит забывать о недовольстве перевозчиков. Их издержки растут, а режим труда и отдыха водителей ужесточается: в связи с этим транспортные компании всё чаще требуют компенсаций за задержки.
Простое решение
Организация электронной очереди может показаться делом непростым и затратным – но только на первый взгляд. У проблемы есть простое решение: облачный сервис Qline. Это электронная очередь, внедрение которой не потребует привлечения программистов и займет считанные минуты.
Работать с Qline очень просто. Вы регистрируетесь в системе и создаёте «виртуальную диспетчерскую» (страницу или ссылку на неё можно разместить на сайте предприятия), где указываете, когда и в какое время сможете принимать машины. Экспедиторы и перевозчики выбирают подходящие для них временные интервалы и резервируют их; водители получают SMS с указанием времени прибытия.
Абонентская плата за пользование сервисом – 49 евро в месяц; эти деньги многократно отобьются, если хотя бы один перевозчик потребует компенсацию за вынужденный простой грузовика. А сэкономленные логистами и водителями нервы вряд ли можно оценить деньгами.
Qline пригодится на каждом складе, и это не преувеличение. Принимаете вы сотни тяжелых фур или десятки LCV, электронная очередь поможет избежать очередей и заторов, поможет работу логистов более размеренной.
Попробовать Qline можно бесплатно. Доступ к системе с полным функционалом будет предоставлен бесплатно на 2 месяца всем, кто примет участие в вебинаре. Он пройдёт 19 марта, в 17:00 – зарегистрироваться можно здесь.
На вопросы участников вебинара ответят специалисты компании Marine Digital, программные продукты которой помогают автоматизировать складскую логистику владельцам крупных европейских складов и терминалов.
О том, как электронные очереди экономят деньги и упрощают работу логистов расскажет СРО Marine Digital Алексей Еньшин – логист с обширным опытом работы и руководства транспортными компаниями.
Простоту установки и эффективность Qline продемонстрирует аналитик компании Дмитрий Шушарин. Он также ответит на любые вопросы о настройке и использовании сервиса.
Примите участие в вебинаре, убедитесь в том, что у сложной проблемы существует простое решение и не упустите возможность получить бесплатно 2 месяца использования электронной очереди Qline.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
10 наболевших вопросов о размещении грузов 09:42, 8 декабря 2021 Версия для печати
Под логистикой часто подразумевается лишь доставка груза. Но если взглянуть на процесс шире, можно найти способы сократить издержки, получить дополнительную прибыль и другие выгоды.
Эти вопросы адресованы экспедиторам, перевозчикам и руководителям распределительных центров. Если вы имеете дело с грузами, давайте отвечать вместе!
Обращаете ли вы внимание на то, как распределены ваши грузы?
В работе часто возникает иллюзия порядка, основанная на привычном подходе к тому или иному вопросу. Как повелось один раз, так и делаем — хотя именно в логистике было бы логично учитывать каждую деталь и оценивать её влияние на результат.
Любая попытка наладить систему планирования грузового пространства или перестроить ее в соответствии с нуждами бизнеса докажет, что этот вопрос очень сильно недооценивается.
А если использовать IT-технологии, то можно точно рассчитывать на:
Изменения всегда вызывают сопротивление — а потом встраиваются в работу, и мы удивляемся, как вообще до этого справлялись.
Насколько оптимизировано размещение грузов?
Здесь работает простая логика: «больше места — больше денег». Неэффективное использование грузового пространства в конечном итоге приводит именно к финансовым потерям.
Для оптимального распределения груза необходимо рассчитать его количество, подобрать транспорт, увеличить плотность загрузки, учесть очерёдность выгрузки, проверить, нет ли перегруза и составить понятную схему загрузки.
Чему нас научил период коронавируса? Любое будущее рано или поздно становится настоящим. Айтишные разработки встроились в повседневную жизнь и тяжелее всего пришлось тем, кто от них далек.
Мы научились доверять технологиям, потому что автоматизация снижает количество ошибок и ускоряет работу.
Оптимизировать можно перевалочные работы, отображение расположения груза, схемы погрузки, распределение груза на поддонах, паллетах, складах, в контейнерах и фургонах любого размера, подбор транспортного средства и т.д.
На ком лежит ответственность за распределение грузов?
Сама по себе задача распределения груза не является основной деятельностью ни одного специалиста. В итоге важность выполнения понятна, а спросить не с кого: отслеживается только сам факт загрузки.
Даже самый опытный сотрудник — это по-прежнему один человек. Получаем зависимость от уровня квалификации кадров и влияние человеческого фактора на бизнес «в одном фургоне». Погрузка/выгрузка и оптимизация — задачи, предполагающие совершенно разный уровень компетенций, мотивации и ответственности.
IT-решение в этом случае предполагает верное распределение, управление и контроль. Как это происходит? В несколько этапов:
Как часто происходит нарушение весовых лимитов?
Здесь может быть две ситуации — перегруз или перестраховка, намеренное уменьшение количества груза. В обоих случаях это потери.
Нормы нагрузки на каждую модель автомобиля определяются техническими характеристиками и правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272. Штраф за перегруз грузового автомобиля для должностных и юридических лиц может достигать 500 000 рублей. За повреждение груза перевозчик выплачивает компенсацию получателю груза исходя из условий договора.
Важно учесть распределение нагрузки, особенности груза, законодательные требования и постоянные изменения в них. И, возвращаясь к предыдущему вопросу, чаще всего эта задача рассеивается между работниками.
Существует ли понятная схема быстрой загрузки и выгрузки?
Ошибки чреваты простоями и повреждениями. Это как минимум обидно — произвести товар, продать, продумать доставку и споткнуться на деталях.
При выборе программы-планировщика следует учитывать следующие моменты:
Устраивает ли вас плотность загрузки?
Этот параметр определяет выбор транспортного средства, стоимость доставки при перевозке, скорость перемещения и площадь занимаемого места при хранении.
Вот пример: необходима доставка груза через транспортную компанию. При переговорах логист рассчитывает стоимость перевозки без учета плотности загрузки и дает заказчику слишком высокую цену — сделка под угрозой. Но у этой компании есть ряд других преимуществ, поэтому выбор все-таки падает на нее.
В текущих обстоятельствах ошибка в расчетах приводит к тому, что теряют все участники перевозки.
В масштабах крупных компаний незначительные на первый взгляд изменения приводят к существенной экономии:
Как часто груз повреждается при транспортировке?
И снова человеческий фактор, который определяет схему погрузки и, соответственно, влияет на то, в каком состоянии груз доедет до пункта назначения. А дальше последует выгрузка, которая также может отразиться на содержимом.
Далеко не все повреждения можно списать на форс-мажор, в большинстве случаев дело в отсутствии системного подхода.
Сегодня уже не нужно строить сложные схемы и ломать голову над тем, как объять необъятное. Система умного планирования грузового пространства учитывает все необходимые параметры грузов: вес, хрупкость, возможность кантования, очередность выгрузки и другие.
Уверенность в сохранности груза — это финансовая безопасность и отличное конкурентное преимущество.
Насколько необходимо сократить транспортные расходы?
Сама по себе оптимизация загрузки позволит сократить транспортные расходы на 10% и более.
Кроме того, она ликвидирует риски — финансовые потери из-за нарушения весовых лимитов.
Сколько времени в целом уходит на вопросы транспортировки?
В продолжение темы временных затрат приведём пример с распределительным центром. Если использовать Garpix Load System (GLS), можно получить снижение временных и трудозатрат:
Итого: адаптация алгоритма под поставленную задачу уже экономит 10% в год на транспортных расходах и снижает нагрузку.
Есть ли четкая, слаженная система для распределения грузов?
Внутреннюю систему создавать долго и очень затратно, поэтому логичнее попробовать существующие решения. ООО «Гарпикс» создали и обкатали для вас Garpix Load System — с уважением к людям, грузам, транспорту и бизнесу.
ООО «Гарпикс» — один из крупнейших диджитал-интеграторов России, член Российской Ассоциации Электронных Коммуникаций (РАЭК). У нас большой опыт в реализации высокотехнологичных проектов, что подтверждается победами во всероссийских и международных конкурсах, а также работой с крупнейшими компаниями из списка «Forbes TOP 10».
Как работать в сервисе GLS
Автор: Кирилл Багыллы — менеджер продукта «GARPIX IT-решения для бизнеса».
Как правильно рассчитать стоимость перевозки: составляем конкурентный лист 09:03, 20 июля 2021 Версия для печати
Описываем простой способ определить лучшего перевозчика, которым пользуются многие логисты.
Расчёт стоимости – важнейший этап продажи транспортно-логистической услуги: ошибки чреваты работой «вхолостую» или потерей потенциального клиента. Стоимость перевозки обычно состоит из трёх частей:
Главная задача логиста – подобрать подходящий транспорт по наименьшей цене. Если предложений от перевозчиков много, можно составить конкурентный лист, чтобы определить наилучшее.
Предположим, мы находимся в стадии сбора предложений. У нас есть три перевозчика.
Это и есть ваш конкурентный лист. Его можно дополнить, добавляя в него перевозчиков из поступающих тикетов. С каждым из них необходимо поговорить, чтобы понять, учёл ли перевозчик ваши условия (размер и тип груза, сроки и форма оплаты и т.д.).
Ставка в 150 тысяч у нас уже есть: можно пообщаться с перевозчиками и узнать, окончательная ли это цена (готовы ли они «подвинуться»). При этом перевозчика, назвавшего самую высокую ставку, не стоит списывать со счетов: случается всякое, и первые два предложения могут оказаться неактуальными.
Как проверить актуальность предложений перевозчиков?
Первый способ – найти аналогичные грузы на тех же направлениях от других компаний. С ними можно связаться и, представившись перевозчиком, узнать стоимость перевозки.
Второй способ – попытаться найти груз, полностью идентичный вашему. Скорее всего, это и будет ваш груз, который выставили конкуренты. Их ценовые предложения также позволят сделать какие-то выводы.
Для лучшего понимания ценообразования следует провести расчёт собственными силами – исходя из километража, особенностей груза и маршрута.
Осведомлённость и знание мелочей помогут вам в дальнейших переговорах с перевозчиками: вы сможете торговаться, делая акцент на рыночную ситуацию.
Анализ конкурентного листа
Выбирая наилучшую цену, не стоит забывать и о благонадёжности перевозчика. Вполне вероятно, что презентуя то или иное предложение заказчику, вам придётся столкнуться с его страхами и сомнениями (например, в сохранности груза, сроках подачи) – будьте готовы ответить на любые вопросы!
Когда наиболее предпочтительный перевозчик определён, с ним необходимо связаться и сделать так, чтобы он прекратил принимать предложения от других компаний. Как этого добиться? Ответ на вопрос можно найти в блоке «Расчёт стоимости» курса «Практическая логистика».
Автор курса – руководитель транспортной компании с 12-летним стажем Антон Романов. В восьми блоках курса он подробно рассказывает о разных аспектах работы логистов в транспортной компании: от психологии взаимодействия с клиентами до тонкостей АТИ.
Особенность курса – минимальное количество теории: автор делает ставку на практические советы, которые можно применить в реальной работе и сразу же оценить результат.
Курс разработан одновременно и для логистов, и для руководителей транспортных и экспедиционных компаний. Он отлично подходит как для индивидуального обучения, так и для командных тренингов.
Подробнее о программе курса и стоимости обучения можно узнать здесь.