Командировка для перегона автомобиля
Каков порядок отражения в налоговом учете расходов, связанных с командировочными расходами в связи с перегоном автомобиля (в частности расходы на авиабилеты и суточные работников)?
Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?
Консультация предоставлена 10.07.2015 г.
Унитарное предприятие приобрело автомобиль, который зарегистрировало в ГИБДД по месту нахождения своего подразделения, но фактически автомобиль эксплуатируется по месту нахождения головного подразделения предприятия. Первоначальная стоимость автомобиля была сформирована на момент регистрации в ГИБДД. После этого автомобиль перегнали в головное подразделение, то есть он был передан на длительный срок для эксплуатации по месту нахождения головного подразделения. На момент регистрации в ГИБДД автомобиль принят к налоговому учету в составе основных средств.
Каков порядок отражения в налоговом учете расходов, связанных с командировочными расходами в связи с перегоном автомобиля (в частности расходы на авиабилеты и суточные работников)? Необходимо ли унитарному предприятию подтверждать передачу автомобиля в головное подразделение соответствующим приказом?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В рассматриваемой ситуации расходы на командировки, в частности расходы на авиабилеты и суточные работников, могут быть учтены в составе прочих расходов.
Подтверждение факта работы автомобиля, зарегистрированного по месту нахождения обособленного подразделения, на территории головного подразделения производится на основании приказа либо иного распоряжения, т.е. в порядке, утвержденном предприятием самостоятельно.
Обоснование позиции:
Расходы на приобретение автомобиля и командировки работников
Согласно ст. 247 НК РФ объектом налогообложения по налогу на прибыль признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, определяемые в соответствии с положениями главы 25 НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом п. 2 ст. 253 НК РФ установлено, что расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на: 1) материальные расходы; 2) расходы на оплату труда; 3) суммы начисленной амортизации; 4) прочие расходы.
Амортизируемым имуществом в целях главы 25 НК РФ признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ).
В целях налогообложения прибыли амортизируемое имущество принимается на учет по первоначальной стоимости, определяемой в соответствии со ст. 257 НК РФ, если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ (п. 9 ст. 258 НК РФ, письмо Минфина России от 26.02.2009 N 03-03-06/1/98).
Также отметим, что согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях главы 25 НК РФ понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 40 000 руб. Первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением НДС и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ (абзац второй п. 1 ст. 257 НК РФ).
Учитывая эту норму, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 07.07.2009 N А19-1020/09 высказал мнение, что если командировки работников непосредственно связаны с доставкой приобретенных автомобилей от места сдачи-приемки до места их использования в производственной деятельности, командировочные расходы на приобретение билетов для проезда работников общества, на проживание в гостинице, а также на оплату бензина подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретенных автомобилей. Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-10256/07-с60.
В то же время в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 30.05.2013 N Ф07-2814/13 по делу N А26-6845/2012, ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 по делу N А55-5612/2008 отмечено, что НК РФ, в частности положениями п. 1 ст. 257 и п. 5 ст. 270 НК РФ, исчерпывающе определена направленность затрат с целью отнесения их к числу расходов, увеличивающих стоимость основного средства, при этом затраты на командировки работников к числу таких затрат не относятся.
В письме УФНС по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826 также разъяснено, что на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов с учетом требований п. 1 ст. 252 и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Кроме того, правомерность признания расходов на перегон автомобилей в составе прочих расходов подтверждена ФАС Уральского округа в постановлении от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2 по делу N A07-633/2009.
Следует однако также отметить, что учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки можно, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096).
Согласно вопросу первоначальная стоимость автомобиля сформирована до его отправки в головное подразделение, то есть речь идет о правомерности изменения первоначальной стоимости основного средства, по которой оно принято к налоговому учету.
В этой связи напоминаем, что первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям (п. 2 ст. 257 НК РФ, письма Минфина России от 04.06.2013 N 03-03-06/1/20327 и от 11.02.2011 N 03-03-06/1/89, постановление ФАС Центрального округа от 21.03.2014 N Ф10-668/14 по делу N А54-1134/2012).
При этом к работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами (смотрите также постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2010 по делу N А32-23439/2008-26/334-2009-4/914).
К реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции (смотрите также письмо Минфина России от 25.03.2015 N 03-03-06/1/16234).
К техническому перевооружению относится комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.
Однако в рассматриваемой ситуации при осуществлении расходов, связанных с перегоном автомобиля, каких-либо работ над ним не производится. То есть полагаем, что какого-либо основания для изменения первоначальной стоимости автомобиля, предусмотренного п. 2 ст. 257 НК РФ, в рассматриваемой ситуации не имеется.
В то же время отметим, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ), и к ним предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21188).
На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Учитывая вышесказанное, а также нормы, предусмотренные п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что в рассматриваемой ситуации расходы на командировки, в частности расходы на авиабилеты и суточные работников, могут быть учтены в составе прочих расходов.
В то же время никаких официальных разъяснений, определяющих порядок учета командировочных расходов, связанных с перегоном автомобиля после приема его к налоговому учету в состав основных средств, нам обнаружить не удалось. В этой связи Вы можете обратиться за письменными разъяснениями в Минфин России или налоговый орган по месту учета (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Приказ на передачу автомобиля
В силу п. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Закона N 161-ФЗ обособленное подразделение (например филиал, или представительство) унитарного предприятия не является самостоятельным юридическим лицом, т.е. передача автомобиля от одного обособленного подразделения другому является одним из способов пользования данным автомобилем.
Следовательно, такая передача должна определяться внутренними распорядительными документами. При этом отметим, что издавать приказы либо выдавать соответствующие доверенности имеет право руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) (п. 1 ст. 21 Закона N 161-ФЗ).
Таким образом, полагаем, что подтверждение факта работы автомобиля (зарегистрированного по месту нахождения обособленного подразделения) на территории головного подразделения производится на основании приказа либо иного распоряжения, т.е. в порядке, утвержденном предприятием самостоятельно.
К сведению:
Обращаем Ваше внимание, что амортизируемое имущество учитывается при определении удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества того обособленного подразделения, в котором это имущество фактически используется для получения дохода вне зависимости от того, на балансе какого подразделения оно учитывается (письма Минфина России от 10.05.2011 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 21.06.2010 N 16-15/064582@).
Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 02.07.2013 N 03-03-06/1/25274, от 10.04.2013 N 03-03-06/1/11824.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сотрудники командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов – как учесть расходы?
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в расходы на командировки включаются в том числе расходы на:
Исходя из вышесказанного, оплата аренды автомобиля для разъездов в месте командировки к командировочным расходам не относится. Однако согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов по командировке при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. Таким образом, если выполнение задания командированных работников связано с необходимостью постоянных разъездов и перевозок тяжестей, то, по нашему мнению, вы можете учесть расходы на аренду автомобиля. Документами, подтверждающими произведенные расходы, по нашему мнению могут являться, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо. Если же автомобиль арендован у организации, то первичными документами являются: договор аренды автомобиля, акт приема-передачи, чек ККТ об оплате.
Списание расходов на топливо по автомобилю, арендованному командированным работником, по нашему мнению должно производиться в стандартном порядке, т. е. на основании путевых листов, подтверждающих факт расхода топлива, и чеков, подтверждающих факт оплаты топлива.
Расходы на аренду квартиры являются расходами на наем жилого помещения. Документами, подтверждающими произведенные расходы на наем жилого помещения, по нашему мнению, могут служить: как договор аренды жилого помещения и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, так и иные документы прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе проездные документы, подтверждающие нахождение и, следовательно, проживание работника по месту командировки и аренды жилья.
Ели договор аренды квартиры и/или автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени (от имени физического лица), то ваша организация не является налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае арендодатель должен самостоятельно начислить и уплатить НДФЛ (пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 228 НК РФ).
Если договор аренды с физическим лицом был заключен от имени организации, то организация является налоговым агентом по НДФЛ.
А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, подпишитесь на бесплатную рассылку.
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.
Приказ на командировку
Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».
Скачать образец приказа на командировку
Путевой лист
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Служебная записка
По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.
По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).
А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).