Покупка авто премиум-класса: как обосновать расходы?
Налоговый риск дорогостоящих активов — это снятие расходов по налогу на прибыль и отказ в вычетах по НДС.
Как обосновать расходы для избежания претензий проверяющих?
1. Обосновываем деловую цель.
Для этого готовим Локальный нормативный документ (например, положение об использовании служебного транспорта) и Приказ за подписью руководителя, в котором:
о приобретении автомобиля
г. Москва «__» _____ 2020 года
1. В целях поддержания делового имиджа и репутации Компании «Н» приобрести легковой автомобиль бизнес-класса марки _____________.
Автомобиль необходим для поездок генерального директора ___________ на переговоры, деловые встречи и подписание контрактов с заказчиками. Средняя продолжительность поездки составляет ______ часов день. Для обеспечения комфортных условий, автомобиль должен быть оборудован __________________________.
2. Ответственным за приобретение автомобиля назначить ведущего специалиста отдела хозяйственных операций ______________________.
3. После приобретения автомобиль передать в пользование на срок ______ генеральному директору Компании «Н» на основании акта приема-передачи автомобиля.
4. Генеральному директору __________________ обеспечить использование автомобиля исключительно в деловых целях, указанных в настоящем Приказе и в соответствии с Положением «Об использовании служебного автотранспорта».
5. Ответственным за исполнение настоящего Приказа назначить _____________.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Компании «Н» _________________.
Генеральный директор Компании «Н» _______________
С Приказом ознакомлены:
2.Подписываем с ответственным сотрудником Акт приема-передачи автомобиля
3. Доказываем, что автомобиль используется в производственной деятельности. Для этого:
Обоснование замены автомобиля на новый на предприятии
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«КАРГИНСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»
ВЕШКАЙМСКОГО РАЙОНА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
от 02 декабря 2013г. № 116
Об утверждении муниципальной целевой программы
«Приобретение транспортных средств»
В целях своевременного решения вопросов деятельности муниципального образования «Каргинское сельское поселение» постановляю:
1. Утвердить муниципальную целевую программу «Приобретение транспортных средств» (прилагается).
2. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию (обнародованию).
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
«Каргинское сельское поселение» П.А.Кряжев
администрации муниципального образования
«Каргинское сельское поселение»
Муниципальная целевая программа
«Приобретение транспортных средств»
Основные положения Программы
Настоящая программа разработана с целью приобретения транспортного средства в муниципальную собственность муниципального образования «Каргинское сельское поселение».
Характеристика проблемы и обоснование необходимости ее решения программно-целевым методом.
Необходимость приобретения транспортного средства (автомобиль LADA LARGUS RS015-41-02U (год выпуска 2013) ) обусловлена потребностью в исполнении полномочий администрации муниципального образования «Каргинское сельское поселение».
В собственности муниципального образования имеется одна единица легкового автотранспорта — ВАЗ 21074, которая приобретена и эксплуатируется с февраля месяца 2007 года, её износ составляет 95%. За время эксплуатации данного автомобиля произошел полный износ основных узлов и агрегатов, капитальный ремонт экономически нецелесообразен. Автомобиль часто ломается и длительное время находится в ремонте, в результате чего специалисты поселения не имеют возможности выезжать: в населённые пункты поселения (их удалённость от административного центра — с.Каргино — составляет: до с.Коченяевка — 10км, до с.Ахматово-Белый Ключ — 5км, до с.Нижняя Туарма — 7км, до с.Мухино — 11км) для решения вопросов местного значения; в районную администрацию и другие организации и учреждения по вопросам исполнения своих должностных обязанностей, что вызывает многочисленные нарекания со стороны жителей поселения и районных структур управления, тем самым создавая социальную напряжённость на территории муниципального образования.
Приобретение автомобиля LADA LARGUS RS015-41-02U позволит оперативно решать вопросы деятельности администрации муниципального образования «Каргинское сельское поселение».
Ввиду недостаточного количества денежных средств в бюджете поселения в 2013 году планируется приобретение нового автомобиля по договору финансовой аренды (лизинга) сроком на 36 месяцев.
Сроки и этапы реализации Программы
Реализация Программы рассчитана на срок до 31 декабря 2016 года.
2013 год — заключение договора финансовой аренды (лизинга) по результатам аукциона; приобретение автомобиля LADA LARGUS RS015-41-02U (год выпуска 2013); внесение первоначального взноса в сумме 170000 (Сто семьдесят тысяч) рублей.
2014 год — платежи по графику;
2015 год — платежи по графику;
2016 год — платежи по графику.
Источники и объемы финансирования Программы
Финансирование Программы осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования «Каргинское сельское поселение» в объёме 596000 (Пятьсот девяносто шесть тысяч) рублей.
В Программу могут вноситься изменения и дополнения.
Обеспечение реализации Программы
Управление и контроль за ходом реализации Программы
Реализация программы включает в себя следующие направления:
приобретение по договору финансовой аренды (лизинга) автомобиля LADA LARGUS RS015-41-02U (год выпуска 2013) с первоначальным взносом из бюджета 2013 года в сумме 170000 (Сто семьдесят тысяч) рублей и аннуитетными платежами сроком на 36 месяцев;
приобретение «зимней» резины для автомобиля;
заключение договора КАСКО;
заключение договора ДСАГО;
заключение договора ОСАГО.
Контроль за реализацией мероприятий Программы осуществляет администрация муниципального образования «Каргинское сельское поселение».
Оперативное управление и текущий контроль за выполнением мероприятий Программы, а также общую координацию и мониторинг работ осуществляет Глава администрации муниципального образования «Каргинское сельское поселение», организует при необходимости формирование нормативно-правовой базы, определяет объемы финансовых средств, предоставляемых из бюджета муниципального образования «Каргинское сельское поселение», осуществляет контроль за эффективным использованием средств.
Ожидаемые конечные результаты реализации Программы
Реализация программы должна обеспечить:
Оперативное решение вопросов деятельности администрации муниципального образования «Каргинское сельское поселение»
Инструкция по закупке по 44-ФЗ автомобилей и их техобслуживания
Как закупить автомобиль по 44-ФЗ в 2021 году:
Выбираем способ закупки
Заказчики проводят разные процедуры для закупки автомобиля по 44-ФЗ в 2021 году — конкурентные и неконкурентные. Если товар или услуга входят в аукционный перечень, то проведение конкурса невозможно (РП № 471-р от 21.03.2016).
Автомобили и их обслуживание — в аукционном перечне. Вот как приобретают легковые транспортные средства и техобслуживание:
При расторжении госконтракта по ч. 8 ст. 95 заказчики заключают новое соглашение с участником, которому присвоили второй номер при определении победителя.
Составляем техническое задание
Заказчик описывает в техническом задании все требования к товарам, работам или услугам. Если приобретаете легковой автомобиль, то обязательно укажите:
Перечислите в техзадании полный перечень обязательных условий для поставщика. Но требования необходимо прописать таким образом, чтобы не нарушить закон о конкуренции и не ограничить количество участников. Если заказчик пренебрежет этим правило, то ФАС его оштрафует. Величина штрафа достигает 50 000 рублей. Если ведомство выявит нарушение, то контракт оспорят и вернут приобретенный автомобиль продавцу (решение ФАС России по делу № К-615/16 от 18.04.2016, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № Ф08-6639/2015 по делу № А01-2121/2014 от 24.09.2015).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно учитывать по бухгалтерии запасные части в рамках техобслуживания.
В 44-ФЗ разъясняется, нужно ли указывать модель авто в техзадании на закупку, — для машин с особыми характеристиками допускается указание марки, модели и технических свойств. Но обязательно пропишите в объекте закупки слово «или эквивалент» (п. 1 ч. 1 ст. 33). Для подготовки технического задания используют характеристики с официальных сайтов дилерских центров. Там же есть информация о сроках и объемах гарантии. А если не нашли сведения в открытом доступе, то запросите спецификации у производителей или официальных поставщиков. При описании товара соблюдайте нормативы вышестоящих органов и проверяйте нормативные затраты, установленные для учреждения (ч. 5, 6 ст. 19).
Вот пример технического задания на покупку автомобиля для муниципальных нужд в 2021 году:
А это — примерное техническое задание на ТО и ремонт автомобилей по 44-ФЗ для заказчика:
При установлении требований о гарантии заказчик вправе запросить обеспечение этих обязательств (ч. 4 ст. 33). Акт о приемке для таких закупок подписывают в сроки, установленные госконтрактом, но только после предоставления обеспечения гарантийных обязательств (ч. 7.1 ст. 94, ч. 2.2 ст. 96).
Если же проводятся госзакупки у СМП с привлечением субподрядчиков по ч. 5 ст. 30, то организация устанавливает требование о гарантийном обеспечении (письмо Минфина России № 24-03-07/35664 от 30.04.2020).
Оформляем закупочную документацию
Помимо технического задания, регламент закупки транспортных средств предусматривает подготовку и других документов. Вот что оформляют при проведении таких тендеров:
В закупочной документации укажите, какие документы обязан предоставить поставщик в комплекте поставки:
Если закупаемое ТС в перечне из ПП РФ № 616 от 30.04.2020, то заказчик определяет степень локализации автомобилей по 44-ФЗ и устанавливает запрет на допуск иностранной продукции.
В такой заказ нельзя включать оборудование или комплектующие, которые приобретаются отдельно. За такие действия положен штраф (решение Воронежского УФАС России по делу № 501-з от 30.10.2014).
При разработке проекта госконтракта проверьте библиотеку типовых контрактов в ЕИС. Если все сведения о предстоящей закупке совпадают с информационной картой, то обязательно используйте типовой контракт на ремонт автомобиля по 44-ФЗ (п. 16 Правил из ПП РФ № 606 от 02.07.2014). Если же условия закупки не совпадают с типовыми, то формируйте проект, исходя из потребностей организации.
Рассчитываем и обосновываем НМЦК
Все тендеры на закупку машин проводятся по начальной цене, которую формируют методом сопоставимых рыночных цен (ч. 2 ст. 22). Все цены требуется обосновать. К примеру, провести модернизацию нового автомобиля с доплатой по 44-ФЗфне получится, а вот закупить новое транспортное средство с обоснованием НМЦК и в рамках выделенных лимитов бюджетных обязательств сможет каждый заказчик.
При обосновании указываются цены на различные модели легковых автомобилей одного класса. Если в обосновании указана информация только об одной марке или модели, то заказчика оштрафуют (ч. 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ, решение Дагестанского УФАС России № 478А-2014 от 08.09.2014, решение Карачаево-Черкесского УФАС России по делу № 10 от 13.03.2015).
Вот как выглядит пример обоснования НМЦК на поставку автомобиля:
Если заказчик по нормативам закупает товар по предельной цене, то необходимо сравнить предельное значение с рассчитанной НМЦК. Если начальная цена выше предельной, то запросите изменение норматива. Если же меньше, то приобретайте товар по НМЦК (п. 4.4 приказа Минэкономразвития № 567 от 02.10.2013).
Выявляем победителя
После того как тендер на приобретение машины завершится, заказчик публикует протоколы в ЕИС. Организация размещает протокол рассмотрения и оценки заявок и протокол определения победителя.
Заключаем госконтракт и принимаем товар
Заказчик подписывает соглашение с поставщиком по окончании торговых процедур и после определения победителя. Вот как оформить договор по 44-ФЗ на техническое обслуживание автомобилей или на их поставку:
Информацию для оформления госконтракта возьмите из протоколов и заявки победившего поставщика. Порядок и сроки заключения соглашения зависят от способа проведения закупки.
Тщательно осмотрите автомобиль перед приемкой и подписанием акта. В ч. 3 ст. 94 44-ФЗ указано, надо ли проводить экспертизу по 44-ФЗ при закупке подержанных автомобилей — да, заказчик обязан провести экспертизу для проверки соответствия заявленных характеристик транспортного средства фактическим. Экспертизу проводят собственными силами или же нанимают независимых экспертов.
Вот пример сертификата соответствия, который заказчик вправе требовать при исполнении контракта.
Изменение конструкции транспортного средства: как сделать правильно и не получить штрафы
Все изменения, которые вносятся в конструкцию автомобиля должны проходить проверку соответствия требованиям безопасности. Порядок внесения изменений определен в Постановлении Правительства РФ № 413, которое действует с 1 июля 2019 года.
Что не считается изменением в конструкцию авто
Изменение в конструкцию авто — это установка или замена деталей на запчасти, не предусмотренные изготовителем.
Для каждого автомобиля завод-изготовитель прописывает техническую документацию. В ней обозначено:
Любая замена запчастей, узлов и агрегатов, которые прописаны в эксплуатационной документации производителя, не является внесением изменений в конструкцию. Согласовывать такие работы не нужно.
Допустим, в технической документации на Chevrolet Niva прописано, что устанавливать тягово-сцепные устройства на машину можно. Производитель рекомендует покупать оригинальные детали. Если в паспорте детали указано, что она предназначена для Нивы, устанавливать ее можно без дополнительных согласований.
Деталь предназначена специально для Нивы Шевроле, в паспорте есть соответствующая отметка. Установка этой запчасти на Ниву не считается изменением в конструкцию
Если же владелец ставит на машину фаркоп, который для нее не предназначен, это уже считается изменением в конструкцию. Например, на Ниву из нашего примера нельзя без дополнительных разрешений поставить «самосварный» фаркоп. Перед установкой деталь должна пройти проверку и получить сертификат безопасности.
Какие изменения требуют проверки и оформления документов, а какие — нет
В Приложении 9 Технического регламента Таможенного союза перечислены типовые, самые распространенные изменения в конструкцию:
Все эти изменения необходимо проверять на соответствие требованиям безопасности и вносить в документы отметки о переоборудовании.
Кроме перечисленного, изменением в конструкцию считается установка на машину не предусмотренных изготовителем деталей, которые влияют на безопасность вождения. Например:
Такие изменения также подлежат обязательной проверке и регистрации.
На примерах разберем нюансы двух популярных изменений в конструкцию:
Перевод авто на газ
Переводить авто на газ можно, если эксперты и ГИБДД заключат, что для вашего авто это допустимо.
Обращаться для перевода обязательно нужно в сертифицированные центры. СТО должна провести установку и выдать декларацию производителя работ по установке на транспортное средство оборудования для питания двигателя газообразным топливом.
Тюнинг внедорожника
По общим правилам делать тюнинг можно, если ГИБДД выдает на него разрешение. На практике большую часть изменений запрещают.
Как зарегистрировать изменения в конструкцию
Получить заключение предварительной технической экспертизы
Нужно описать, как вы хотите переоборудовать авто, и привезти автомобиль на диагностику. Комиссия выдаст предварительное заключение, можно ли вносить изменения в его конструкцию.
В среднем экспертиза стоит 3 500-8 000 рублей.
Заключение выдается только на определенные изменения. Если водителю одобрили перевод авто на газ, он не сможет заодно поменять фары. Для этого потребуется отдельное разрешение.
Получить разрешение ГИБДД на изменения в конструкцию
Заявление о внесении изменений в конструкцию можно подать через Гоусуслуги. Это бесплатно.
К заявлению нужно приложить:
ГИБДД проверит документы и историю авто. Если на автомобиль наложен запрет на регистрационные действия, оформить изменения в конструкцию не получится.
Внести нужные изменения
Переоборудовать машину можно и самостоятельно, главное — сохранить сертификаты соответствия на каждую деталь.
Получить протокола проверки безопасности ТС
На этом этапе необходимо снова обратиться в испытательную лабораторию. Там оценят результат изменений и выдадут протокол проверки безопасности конструкции авто. Без протокола внести изменения в ПТС не получится.
Пройти техосмотр
Процедура такая же, как у обычного ТО. Дополнительно с собой нужно взять:
Обычно техосмотр стоит от 500 до 1 500 рублей.
На обратной стороне диагностической карты будет прописано, какие изменения внесены в конструкцию авто.
Получить в ГИБДД свидетельство СКТС
СКТС — это свидетельство о соответствии ТС с внесенными в его конструкцию изменениями требованиям безопасности. Получить его можно в отделе технического надзора ГИБДД. Потребуется принести:
Машину обязательно нужно привезти на осмотр. Также перед визитом в ГИБДД нужно оплатить госпошлину — 800 рублей.
Внести изменения в ПТС и СТС
В течение 10 дней после получения СКТС нужно пройти процедуру регистрации автомобиля для внесения изменений в данные транспортного средства. Принести нужно:
ГИБДД внесет информацию о переоборудовании в СТС и ПТС. Госпошлина за замену документов — 850 рублей.
Проверка штрафов для юрлиц
Реестр заключений технической экспертизы
С 1 декабря 2020 года протоколы проверок и заключения технической экспертизы будут заноситься в единый реестр. Это зафиксировано в приказе Минэкономразвития.
Реестр будет содержать список всех разрешенных и запрещенных изменений. Инспектор ГИБДД сможет автоматически проверить, соответствует ли изменение законодательству.
На какие документы ориентироваться
Название документа и ссылка
«Об утверждении Правил внесения изменений в конструкцию находящихся в эксплуатации колесных транспортных средств и осуществления последующей проверки выполнения требований технического регламента Таможенного союза «О безопасности колесных транспортных средств»
Устанавливает общий порядок внесения изменений в конструкцию
Управление транспортным средством при наличии неисправностей или условий, при которых эксплуатация транспортных средств запрещена, или транспортным средством, на котором незаконно установлен опознавательный знак «Инвалид»
Прописаны штрафы за управление машиной с незаконными изменениями в конструкции
«Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации предоставления государственной услуги по выдаче разрешения на внесение изменений в конструкцию находящегося в эксплуатации колесного транспортного средства»
Прописано, как предоставляется госуслуга по выдаче разрешения на внесение изменений в конструкцию находящегося в эксплуатации колесного транспортного средства
«Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации предоставления государственной услуги по выдаче свидетельства о соответствии транспортного средства с внесенными в его конструкцию изменениями требованиям безопасности»
Прописана процедура выдачи свидетельства о соответствии транспортного средства с внесенными в его конструкцию изменениями требованиям безопасности
«О принятии технического регламента Таможенного союза «О безопасности колесных транспортных средств»
В документе прописано, какие изменения в конструкцию вносить нельзя, а какие — можно
Проверка штрафов для юрлиц
Хотите контролировать штрафы, получать ежедневный отчет о новых найденых штрафах и оплачивать их?
Какая ответственность предусмотрена за нарушения
Штраф за незаконное изменение в конструкцию — 500 рублей
Если инспектор обнаружит, что в конструкции автомобиля есть незаконные изменения, он выпишет требование об их устранении или регистрации. Информация об этом сохранится в базе ГИБДД. В течение 10 дней водитель обязан исполнить требование, иначе регистрацию авто прекратят.
Не пропустите новые полезные публикации
Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.
Отлично!
Отправили на почту подборку интересных статей о важных изменениях в законодательстве
Акт замены оборудования
Формирование акта замены оборудования – необходимая часть процедуры по замене технических аппаратов и различного рода приборов, числящихся на балансе организации.
Роль акта
Акт является подтверждающим документом, в котором фиксируется факт замены неисправного, вышедшего из строя, устаревшего или по каким-то иным причинам непригодного к дальнейшему использованию оборудования.
На основе акта происходит списание старого оборудования с баланса предприятия и постановка на учет нового.
В отношении какого оборудования может быть составлен документ
Акт о замене может быть сформирован при замене любого оборудования, стоящего на балансе компании. Это может быть:
Кто делает акт
Просто взять и заменить оборудование в организации нельзя. Предварительно необходимо удостовериться в том, что оно действительно не подлежит ремонту и нуждается в замене. Для этого есть два пути:
Если по результатам проверки выявлены неисправимые поломки и объект подлежит замене, об этом составляется специальный акт.
Порядок замены особо ценного оборудования
К оборудованию, имеющему значительную ценность, относится такое, стоимость которого превышает 40 тысяч рублей.
Если поломка случилась именно с техникой из категории «особо ценное», то для того, чтобы произвести ее замену нужно не только составить акт, но и оформить возврат товара продавцу (в случае, если гарантийный срок еще не истек). Также нужно будет составить письмо-претензию, акт приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этой строке бухгалтерского учета) и сделать акт о списании.
Прием нового оборудования, пришедшего взамен прежнего, нужно также оформить актом приема-передачи и завести на него новую инвентарную карточку.
Неукоснительное соблюдение этой процедуры позволит избежать возможных претензий со стороны контролирующих структур и контрагентов – поставщиков оборудования.
Общие сведения об акте, особенности составления
Если на вас возложена функция по формированию акта замены оборудования, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт.
Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.
Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.
Удостоверять акт замены оборудования печатью следует только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.
Акт составляется как минимум в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости можно сделать и дополнительные копии, заверив их надлежащим образом.
Данные о готовом акте обязательно должны быть внесены в журнал учета, который должен быть в наличии в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в отделе бухгалтерии, либо у секретаря.
Образец акта замены оборудования
Первым делом в документе пишется:
Затем в основной части документа указывается:
Затем в таблицу вносятся мероприятия, проведенные для выявления неисправности (визуальный осмотр, глубокая экспертиза и т.д.), указывается характер повреждений и пишется результат осмотра.
После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования. Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена.
В заключение документ подписывается обеими сторонами.
После составления документа
После того, как акт будет оформлен и надлежащим образом заверен, его следует вложить в папку с прочей документацией подобного рода. Доступ к данной папке должен быть ограничен. Период хранения акта прописывается либо в локальных бумагах предприятия либо, если в учетной политике эта норма не установлена – в законодательстве РФ.
