Оплата бензина директору на личном автомобиле

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ООО на УСН «доходы».
Как в бухгалтерском учете правильно оформить и учесть расходы на бензин в случае поездки генерального директора в заграничную командировку на собственном автомобиле? Облагаются ли НДФЛ компенсации расходов на бензин?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете выраженные в иностранной валюте расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, по общему правилу пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, устанавливаемому ЦБ РФ, к рублю на дату утверждения авансового отчета.
Кроме авансового отчета, документальным подтверждением расходов на ГСМ и их производственной направленности в рассматриваемом случае могут служить приказ о направлении генерального директора в командировку на личном автомобиле; копия ПТС и свидетельства о регистрации; локальный акт или соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника с приложением подтверждающих документов (чеков ГСМ, путевого (маршрутного) листа и др.)
Сумма возмещения работнику расходов на проезд (в частности, стоимость бензина) к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих производственную направленность поездки и фактически осуществленные работником расходы.

Обоснование вывода:

Документальное оформление и бухгалтерский учет

НДФЛ

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Вопрос: В организации установлена норма суточных для загранкомандировок в долларах США. Выплата аванса на командировку осуществляется в рублях. Какой курс ЦБ РФ организация должна применить при отражении в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке: на дату выплаты аванса или на дату утверждения авансового отчета? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2015 г.)
— Вопрос: Организация применяет общую систему налогообложения. Сотруднику при направлении в зарубежную командировку на банковскую карту были перечислены подотчетные средства в рублях. Каков порядок бухгалтерского и налогового учета при расчетах банковской картой за границей? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)
— Вопрос: Зарубежная служебная командировка у сотрудника начинается 12.11.2018. Во время командировки 14.11.2018 он оплатил счет за проживание в отеле наличными средствами. Перед командировкой ему не были перечислены авансовые денежные средства, оплата произведена собственными средствами. 16.11.2018 ему были перечислены организацией на зарплатную банковскую карту денежные средства в полном объеме на командировочные расходы. Командировка закончилась 22.11.2018. После возвращения сотрудник к авансовому отчету не приложил документы по обмену валютных средств. По какому курсу производить пересчет в рубли стоимость оплаты в валюте отеля 14.11.2018? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2018 г.)
— Вопрос: Организация применяет общую систему налогообложения. Работнику при направлении в зарубежную командировку аванс в рублях был перечислен на банковскую карту. По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию с авансовым отчетом документы, подтверждающие расходы на проживание и проезд в иностранной валюте. Документов, подтверждающих курс обмена валюты, представлено не было. По какому курсу валюты должна быть определена сумма командировочных расходов в рублях в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2016 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Ассоциации «Содружество» Иванкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

Налогообложение выплат директору за использование личного автотранспорта для служебных поездок

Генеральному директору при использовании личного автотранспорта для служебных поездок установлена компенсация расходов в размере 10 000 рублей. Какими налогами и страховыми взносами эта компенсация облагается?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок освобождается от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.

Для целей налогообложения налогом на прибыль компенсация признается в пределах норм.

Обоснование вывода:

То есть при использовании личного имущества сотрудник может получать два вида выплат:

компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета. При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письма Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/00797@).

Иными словами, стороны трудового договора вправе установить любой разумный размер компенсации или определить порядок ее расчета.

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением работником трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и работником.

При этом в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

В частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Обращаем внимание, если транспортное средство управляется работником по доверенности, то положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ, т.к. транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Из всего вышесказанного следует, что компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок освобождается от обложения НДФЛ в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.

Страховые взносы

Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, определение Верховного Суда РФ от 05.03.2020 N 309-ЭС20-677 по делу N А50-21163/2018, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).

По мнению контролирующих органов, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097). Мотивируется это суждение тем, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Кроме того, компенсация за использование в служебных целях имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности (используемого им по доверенности), по мнению ФНС России, облагается взносами (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Это объясняется тем, что возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено.

Таким образом, компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок не облагается страховыми взносами в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Специальных норм в целях исчисления взносов от НС и ПЗ действующим законодательством не установлено. В связи с этим считаем, что страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не облагается сумма в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).

Налог на прибыль

по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц;

по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (письма Минфина России от 05.04.2021 N 03-03-06/3/24885, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов.

Следует учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Это правило действует для всех организаций независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы (методом начисления или кассовым) (подп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомится с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Вопрос: Как заключить/оформить договор аренды автомобиля с физическим лицом? Как оформить компенсацию затрат руководителю при разовой поездке на личном автомобиле? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, май 2021 г.)

— Вопрос: Облагается ли налогами доплата за использование личного автомобиля в служебных целях? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, апрель 2021 г.)

— Вопрос: Работник организации использует личный автомобиль в служебных целях. Организация планирует возмещать такому сотруднику только расходы на ГСМ. Характер работы у сотрудника не является разъездным. Каким образом оформить отношения с работником? Какие налоговые последствия? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2020 г.)

— Вопросы компенсации работникам транспортных расходов (Г.И. Демидов, журнал «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь 2017 г.);

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Семенова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена

Источник

Оплата бензина директору на личном автомобиле

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Делая выбор способа оформления отношений, организации следует учитывать следующие особенности налогообложения.
1. В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам и быть документально подтвержден.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
2. Возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования транспортного средства не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако существует риск переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в фактическом размере.
К минусам такого способа оформления отношений относится обязанность организации, получающей по договору в безвозмездное пользование ТС, включить в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного транспортного средства.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат, в том числе, и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152 и др.).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества*(1), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 и др.). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Страховые взносы. Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС УО от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите также письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Налог на прибыль. В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ*(2).
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(3).

2. Договор безвозмездного использование ТС

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

————————————————————————-
*(1) Обращаем Ваше внимание, что если ТС, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности ТС, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако, по мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).
*(2) Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(3) По мнению контролирующих органов, в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе и стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, и не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Источник