Оформление путевых листов обязательно в том числе для автошкол
 |
| ambrozinio / Depositphotos.com |
Апелляционная коллегия подтвердила законность ранее принятого решения Верховного Суда Российской Федерации, которым было отказано в удовлетворении административного иска о признании частично недействующим п. 8 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г № 368. Этой нормой предусмотрено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (Определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 3 августа 2021 г. № АПЛ21-250).
Примерную форму путевого листа легкового автомобиля, разработанную с учетом положений Приказа Минтранса Росси от 11 сентября 2020 г. № 368, можно найти в системе ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
По мнению заявителя, данное правило – в той мере, в какой оно распространяется на организации, осуществляющие подготовку водителей, – противоречит ч. 2 ст. 6 Федеральному закону от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», которой оформление путевого листа предусмотрено лишь для случаев оказания услуг по перевозке.
Коллегия ВС РФ не согласилась с такой позицией. Она указала, что оспариваемое положение не устанавливает обязанности юридического лица или индивидуального предпринимателя по оформлению путевого листа в случаях эксплуатации транспортного средства, отличных от перевозки пассажиров, багажа или грузов.
Вместе с тем путевой лист является документом, подтверждающим в том числе прохождение водителем медицинского осмотра и проведение контроля технического состояния транспортного средства. С точки зрения законодательства о безопасности дорожного движения лицо, обучающее управлению транспортным средством, признается его водителем, а иное находящееся в транспортном средстве лицо – пассажиром (ст. 2 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», п. 1.2 ПДД). Юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, вне зависимости от вида и особенностей перевозки (в том числе при перевозке (перемещении) пассажиров в целях обучения вождению), не освобождаются от обязанности по проведению медицинских осмотров водителей и контроля технического состояния транспортных средств с проставлением в путевом листе соответствующих отметок.
С учетом изложенного, ВС РФ пришел к выводу, что оспариваемая норма не противоречит какому-либо нормативному правовому акту, имеющему большую юридическую силу.
Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе
Автошколы входят в число тех организаций, в которых всегда существуют расходы, связанные с эксплуатацией автомобилей, в частности, это затраты на приобретение горюче-смазочных материалов.
Руководство автошкол постоянно ищет ответы на ряд важных вопросов. Как контролировать расход топлива? Что делать, чтобы расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) были ниже, но без потери эффективности работы всей организации?
От покупки до списания
Для начала разберем алгоритм учета расходов ГСМ в автошколе.
Основные документы для учета ГСМ — путевой лист и требования-накладные на получение смазочных материалов с отметкой о пробеге автомобиля с даты последней заправки. В зависимости от вида транспорта различаются формы путевых листов. Так, для легкового автомобиля используют форму №3, а для грузового — формы №4-С и №4-П.
О том, каких ошибок следует избегать при заполнении путевых листов, можно почитать в статье менеджера по программному продукту Контур.Путевые листы Юлии Вольхиной «Составляем путевые листы правильно».
Обращаем ваше внимание, что путевой лист должен быть выписан в единственном экземпляре на один день.
Если инструкторы заправляют автотранспорт бензином через АЗС за наличные, бухгалтерия выдает средства подотчет. Получить деньги могут только лица, которых утвердил руководитель автошколы. Он же устанавливает в учетной политике сроки предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию.
На основании отчетов инструкторов производится списание ГСМ. Это можно делать двумя методами:
Экономим драгоценное время
Если в организации не более двух автомобилей, то бухгалтер может контролировать и вести учет расхода ГСМ вручную, но с расширением автопарка требуется все больше сил и времени для выполнения этой работы. И конечно, чем больше единиц эксплуатируемой техники, тем сложнее вести учет и больше вероятность допустить ошибку в расчетах. Специально для таких случаев разработана программа Контур.Путевые листы, предназначенная для учета путевых листов легкового и грузового автотранспорта, а также расчета расходования горюче-смазочных материалов.
Поскольку образовательные учреждения (автошколы) имеют свою специфику учета путевых листов и ГСМ, разработчики программы приняли это во внимание и добавили ряд возможностей.
Модуль Контур.Путевые листы существенно облегчает труд бухгалтеров и дает возможность учитывать:
Кроме того, с помощью программы бухгалтеры могут:
Специалисты по бухгалтерскому учету Первоуральского металлургического колледжа используют в работе модуль Контур.Путевые листы уже более пяти лет: «Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную: как для служебных автомобилей, так и учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники больше двух, а система норм расходования ГСМ развитая, сложно вручную принимать во внимание все условия, в частности, сезонность. Модуль Контур.Путевые листы позволяет вести в одном месте всю справочную информацию о водителях и транспортных средствах, учитывать нормы расхода ГСМ, как на ученика, так и на инструктора. И главное, что нормы расходования ГСМ и соответствующий учет позволяют контролировать затраты по отклонениям — оценивать экономию или перерасход».
Юлия Вольхина, менеджер продукта Контур.Путевые листы
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Формирование путевых листов c 2021 года
Порядок оформления путевых листов с 01.01.2021
Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 изменен состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.
Виды сообщения и виды перевозок определены в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Выдержка из документа:
«Статья 4. Виды сообщения
1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении осуществляются в границах населенных пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.
4. Перевозки в междугородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении осуществляются за пределы территории Российской Федерации или на территорию Российской Федерации с пересечением Государственной границы Российской Федерации, в том числе транзитом через территорию Российской Федерации.»
«Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа
Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:
1) регулярные перевозки;
2) перевозки по заказам;
3) перевозки легковыми такси.»
Во-вторых, в путевых листах в дополнение к марке необходимо указывать модель транспортного средства (пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
В-третьих, с 2021 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
Приказ № 368 также уточняет, какие отметки ставятся для технического осмотра транспортных средств и медицинского осмотра водителей до рейса и по возвращении.
Как и прежде, оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2021 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.
При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.
Изменения «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)
Рассмотрим порядок формирования путевых листов и журнала их регистрации в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 с учетом изменений, внесенных Приказом № 368.
Формирование путевых листов
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.
Для соблюдения требований Приказа № 368 в печатные формы путевых листов, формируемых в программе, внесены следующие изменения:
добавлено поле Сведения о перевозке и его заполнение по данным документа путевого листа;
добавлена возможность отображения сведений о модели транспортного средства и прицепов.
Для формирования путевых листов по уточненным формам следует использовать команды печати путевых листов с постфиксом «(пр. № 368 от 11.09.2020)», см. рис. 1.
На рисунке 2 представлен пример новой печатной формы «Путевой лист легкового автомобиля (пр. № 368 от 11.09.2020)»:
Заполнение поля Сведения о перевозке печатной формы производится по данным одноименного реквизита формы документа путевого листа.
При выборе транспортного средства значение реквизита Сведения о перевозке будет заполнено согласно настройке заполнения для вида первичного документа (вида путевого листа).
Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».
Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.
После заполнения сведений о модели следует сохранить изменение данных по кнопке Записать и закрыть.
В результате в печатной форме путевого листа в дополнение к марке будет заполняться модель транспортного средства. Для прицепов настройка выполняется аналогичным образом.
Новый отчет «Журнал регистрации путевых листов»
Приказом № 368 закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде при условии его заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 17 Приложения к Приказу № 368).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Таким образом, журнал регистрации путевых листов организация вправе составлять в произвольной форме.
В форме отчета следует заполнить обязательные параметры отчета Период и Организация, затем нажать кнопку Сформировать.
В новом отчете указываются Ф.И.О. водителя, получившего путевой лист, Ф.И.О. диспетчера и бухгалтера, принявших путевой лист от водителя. Для подписания отчета электронной подписью следует выбрать пункт Подписать ЭП и сохранить в меню кнопки Регистр учета.
Электронный журнал регистрации путевых листов может быть заверен только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 18 Приказа № 368).
Виды электронных подписей определяются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В появившейся форме Подписание файла следует выбрать соответствующий Сертификат электронной подписи и ввести Пароль сертификата при его наличии.
Для подписания необходимо нажать кнопку Подписать внизу формы. Подписанный электронный документ можно просмотреть в архиве, выбрав пункт Открыть архив меню кнопки Регистр учета в форме отчета. В результате будет открыта форма Архив регистров учета.
В нем можно открыть сохраненный журнал регистрации путевых листов двойным щелчком мыши по соответствующей строке. При необходимости можно подписать электронный журнал дополнительными электронными подписями. Для этого следует выбрать электронный документ в списке архива регистров учета и нажать кнопку Открыть карточку файла.
В карточке файла на закладке Электронные подписи можно просмотреть подписи электронного документа или добавить новую по кнопке Подписать.
Применяемую форму журнала регистрации путевых листов и порядок его формирования следует закрепить в Учетной политике учреждения.
ВС РФ подтвердил правомерность требования к автошколам заполнять путевой лист
До октября прошлого года такой обязанности у автошкол не было. Но 30 октября приказом минтранса утвержден новый порядок заполнения путевых листов. Если раньше эта обязанность возлагалась на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов, пассажиров и багажа, то теперь просто на всех юрлиц и ИП. В том числе которые перевозочной деятельностью не занимаются.
Тогда некий Союз «Центр поддержки и развития автошкол» обратился в Верховный суд с заявлением о признании не действующим этого пункта нового порядка для организаций, осуществляющих подготовку водителей. Но ВС отказал в удовлетворении иска. Тогда союз подал апелляцию.
Апелляционная коллегия Верховного суда напомнила, что в соответствии с законом о безопасности дорожного движения,индивидуальные предприниматели, обязаны организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения. Закон устанавливает обязанность юрлиц и ИП, осуществляющих перевозки пассажиров, а также перемещение лиц, кроме водителя, организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств. Также закон предусматривает обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств.
Порядок, установленный приказом минтранса, определяет, что путевой лист должен содержать не только сведения о транспортном средстве, но и сведения о водителе, которые включают время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны вне зависимости от вида и особенностей перевозок обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом, включая наряду с прочим соблюдение порядка заполнения путевых листов; указывать в них обязательные реквизиты и осуществлять контроль технического состояния транспорта, отметила Апелляционная коллегия ВС и жалобу не удовлетворила.
Напомним, что ранее МВД давало разъяснения на эту тему. В них также поясняется, что водители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должны проходить предрейсовый медицинский осмотр, данные которого вносятся в путевой лист. И этот документ водитель обязан предъявлять сотруднику ГИБДД на дороге.
В официальном разъяснении МВД также подчеркнуло, что именно обучающий вождению является водителем, а не его ученик, хотя именно ученик сидит за рулем.
Но как быть тогда с каршерингом и другими арендованными машинами? Ведь их арендуют также у юридических лиц.
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
