Работа в программе альфа авто
Обзор программы Альфа-авто для автоматизации автосервиса и автосалона
Программный продукт «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5» предназначен для автоматизации автосалонов и автосервисов.
Основные особенности программы Альфа-Авто:
Оформление заказов и продажи автомобилей;
Выполнять предпродажную подготовку автомобилей;
Оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей;
Организовывать работу склада;
Вести оптовую и розничную торговлю запчастями;
Учитывать оплаты и отслеживание.
Данная программа благодаря тому, что использует платформу «1С:Предприятие 8», может гибко подстраиваться под потребности каждого потребителя.
Программный продукт Альфа-Авто 5 состоит из нескольких модулей:
оптовая продажа запчастей;
розничная продажа запчастей;
работа по заказам запчастей;
организация внутрифирменного товародвижения.
Учет в автосервисе:
автоматизированное рабочее место сотрудника автосервиса;
прием шин на хранение.
клиентские и складские заказы;
покупка и продажа автомобилей;
предпродажная подготовка автомобилей;
ответственное хранение автомобилей.
оплаты покупателей и поставщикам;
ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
Учёт запчастей включает в себя:
— Продажа запчастей со складов компании
— Предварительное резервирование запчастей для клиента
— Заказ запчастей для клиента
— Корректировки заказов покупателей, замены запчастей по заказам, снятие резерва с заказов запчастей
— Заказ запчастей у поставщиков
— Поступление запчастей на склады компании
— Продажа запчастей с оформлением необходимого пакета документов
(Счет на оплату, ТОРГ-12, Счет-фактура)
Автоматизированное рабочее место (АРМ) продавца для быстрого подбора запчастей и выписки документов.
Помимо этого, имеется возможность подключать внешние прайсы разных форматов (txt, ods, xls, dbf) и хранить информацию вне справочника номенклатуры с возможностью загрузки аналогов и запчастей в справочнике номенклатуры с возможностью загрузки аналогов и запчастей в справочнике номенклатуры, обновления цен поставщиков.
Также модуль учета запасных частей позволяет вести список аналогов и замен запчастей с возможностью просмотра данных об их текущих остатках.
Ведение розничной торговли включает в себя рабочее место продавца и кассира.
Альфа-Авто позволяет оформлять заказы покупателей с резервированием имеющихся позиций и заказом отсутствующих. Также можно легко корректировать заказы зарезервированных товаров, снимать резерв, выполнять замены по заказам, уведомлять менеджеров о поступлении зарезервированных товаров.
Ведение розничной торговли включает в себя рабочее место продавца и кассира.
Альфа-Авто позволяет оформлять заказы покупателей с резервированием имеющихся позиций и заказом отсутствующих. Также можно легко корректировать заказы зарезервированных товаров, снимать резерв, выполнять замены по заказам, уведомлять менеджеров о поступлении зарезервированных товаров.
Еcли клиент откажется от приобретения товара, всегда можно зарегистрировать упущенный спрос на товары.
Программа Альфа-Авто позволяет составлять подробные аналитически отчеты по анализу продаж, остатков и движения товаров, анализу упущенного спроса покупателей и поставщиков. А также анализировать изменения цен и неликвидов запчасти.
Учет в автосервисе включает в себя:
Документооборот по ремонту автомобилей, который реализован в Альфа-Авто можно увидеть в данной схеме:
Учет автосервиса имеет автоматизированное рабочее место сотрудника автосервиса для удобства и быстроты работы с клиентами. Рабочее место состоит из нескольких функциональных панелей:
АРМ «Клиенты и автомобили»
АРМ «Запись на ремонт»
Предварительную запись на ремонт можно выполнять по цехам или мастерам. А также можно устанавливать нормирование времени работ по моделям и комплектациям автомобилей.
С помощью списка «Комплексных работ» можно формировать список, состоящий из нескольких работ из базы нормативов системы. При желании в этот список можно добавить перечень запчастей, которые будут использоваться в этой работе.
Документ «Заказ-наряд» разделен на несколько таблиц, благодаря чему, на одном рабочем столе умещается информация о списке работ, исполнителях и проценте участия каждого из них.
Также в интерфейсе имеется индикация состояния заказа-наряда.
Стоимость работы может управляться как по количеству нормочасов, так и в денежном исчислении.
Программа Альфа-Авто поддерживает 2 типа ремонта: платный и бесплатный. Виды ремонта настраиваются самим пользователем (например, текущий, гарантийный, тюнинг и т.д.)
При выполнении нескольких видов заказ-нарядов на одном автомобиле возможно перемещении запчастей в незавершенном производстве между заказ—нарядами.
Также Альфа-авто позволяет проводить техническое обслуживание автомобилей и отслеживать период прохождения автомобилем следующего ТО.
С помощью рабочего места «Шинный отель» можно организовать прием, хранение и выдачу шин.
С помощью функции монитора автосервиса клиентам можно отслеживать готовность автомобиля.
Модуль автосервис программы Альфа-авто позволяет составить следующие отчёты:
Функционал Альфа-авто для продажи автомобилей:
Модуль учета в автосалоне позволяет хранить оригинальные VIN-номера автомобиля, вести учет пакетных и опционных автомобилей и вести учёт дополнительного оборудования.
Структура информации об автомобиле позволяет увидеть основную информацию о марке автомобилей, её модели, вариации комплектации, опции.
Также в Альфа-Авто есть возможность составлять события для регистрации контактов с клиентами: встречи, телефонные звонки, почтовые письма и т.д. Отправлять электронные письма прямо через учетную систему.
Программа Альфа-Авто позволяет можно осуществлять подбор автомобиля нужной комплектации, модели, салона и т.д.
Подбор автомобиля в заказ выполняется с учетом автомобилей, находящихся на складах, а также ранее заказанных, но пока не поступивших.
Заказы на автомобили классифицируются:
Существующий заказ может быть отменен или переоформлен на другого клиента.
Также для клиента может быть проведен тест-драйв.
В окне тест-драйва указывается имя клиента, автомобиль для тест-драйва и маршрут.
Также справа есть окно с календарем запланированных тест-драйвов.
В «Альфа-Авто» возможны следующие действия с автомобилями:
Заказ клиента на автомобиль
Заказ поставщику на автомобиль
Резервирование и снятие резерва с автомобилей
Поступление автомобилей на склад
Поступление на ответственное хранение с последующим переходом в собственность
Складские операции (перемещение между складами, инвентаризация, списание автомобилей)
Помимо этого, программа Альфа-Авто позволяет:
Печатать бланки строгой отчетности.
Вести учет дополнительных расходов на автомобиль для анализа расходов по каждому автомобилю.
Печать предложения клиенту в соответствии с прайс-листом.
Принимать автомобили на ответственное хранение с возможностью их дальнейшего перевода в собственность или возврату поставщику.
Оформлять поступление автомобилей с признаком «новый» или «б/у».
Проверять сервисные кампании при поступлении автомобилей.
Проводить предпродажную подготовка и установку дополнительного оборудования на автомобиль.
Проводить внутренние операции с автомобилями (перемещение, инвентаризация).
Также программа Альфа-авто дает возможность формировать отчёты и проводить анализ работы автосалона.
Программа Альфа-Авто дополнительно позволяет проводить анализ следующих сфер деятельности предприятия:
Денежные средства в кассе и на расчетных счетах
Анализ продаж и полученной прибыли с продаж
Анализ неликвида склада
Анализ изменения цен
Действующие скидки и суммы накопления по дисконтным картам клиентов
Возможность представления данных в любых разрезах (по видам деятельности, сравнительный анализ бюджетных и фактических данных, детально или сводно)
Тестов Олег
Автоматизация автосервисов и магазинов запчастей
Автомобильный бизнес и Альфа-Авто. Кому доверить внедрение?
Введение
В настоящее время в области автоматизации автомобильного бизнеса используется довольно большое количество различных программных продуктов. В их числе есть и конфигурации для «1С:Предприятие 8», среди которых есть специализированная для автомобильной отрасли конфигурация «Альфа-Авто», разработанная фирмой «1С-Рарус». Конечно, многие предприятия за основу своих корпоративных систем автоматизации выбрали типовые конфигурации «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием», но данные конфигурации не учитывают специфику автомобильной отрасли и требуют значительной адаптации. Целью данной статьи является познакомить читателя с некоторыми особенностями автомобильного бизнеса и как они реализованы в Альфа-Авто, а также с некоторыми нюансами ее внедрения.
В настоящее время автомобильный рынок, хотя бы даже в нашей стране, является сравнительно большим. Средние продажи автомобилей за последние годы по разным оценкам составляют 1,5-2 млн. автомобилей в год, а парк автомобилей в России насчитывает более чем 27 млн. машин. Соответственно, велико количество предприятий, занимающихся продажей и ремонтом автомобилей, а также продажей запчастей. Это количество измеряется десятками тысяч или может даже сотнями тысяч. При таком рынке, имеющим свои особенности, вполне понятно, почему появились специализированные программные продукты для отрасли, в том числе и конфигурация Альфа-Авто.
Естественно, что почти у каждого автопредприятия есть своя учетная система. Ее нет разве что только у гаражных автосервисов, в которых работает от 1 до 5 человек. Конечно, точной статистики по данному вопросу нет, но я предположу, что более половины предприятий выбрали платформу 1С:Предприятие для автоматизации своей деятельности, а это означает, что количество потенциальных пользователей Альфа-Авто измеряется десятками тысяч. Поэтому вопросы, освещенные в данной статье, являются актуальными для многих предприятий автомобильной отрасли.
Задачи, решаемые Альфа-Авто
Весь функционал Альфа-Авто тут я описывать, конечно, не буду, рассмотрю лишь некоторые моменты, которые являются отличительными для автомобильной отрасли. Их мы рассмотрим по порядку.
1. В конфигурации реализован механизм по учету ремонтов автомобилей. Данный механизм позволяет учитывать, какие машины ремонтировались, кто их владельцы, какие запчасти были установлены, какие работы были произведены и кем из специалистов, а также многие другие параметры произведенных ремонтов.
2. Реализован механизм для автоматического расчета выработки исполнителей и расчета им зарплаты. Без данного механизма обработать, к примеру, 3000 заказ-нарядов за месяц просто было бы невозможно.
3. Реализован механизм по учету автомобилей и деталей в производстве.
4. В конфигурации предусмотрено ведение каталога автомобилей со всеми необходимыми реквизитами: VIN, гос. номер, владелец, номер двигателя, номер кузова, год выпуска и многие другие. Реализован удобный поиск в каталоге по реквизитам автомобиля.
5. Одной из особенностей автомобильного бизнеса является очень большой перечень номенклатуры. В среднем, полный каталог запчастей каждого автопроизводителя измеряется сотнями тысяч позиций номенклатуры. Естественно, смысла нет, хранить в рабочей базе весь перечень номенклатуры. Поэтому в конфигурации Альфа-Авто реализована возможность хранения номенклатуры во внешних каталогах.
6. В Альфа-Авто есть все автоматизации деятельности автосалона.
7. В конфигурации присутствует довольно большой набор отчетов по аналитике автосервиса и автосалона.
Тот функционал, который не специфичен для автобизнеса, на мой взгляд, очень похож на аналогичный функционал в «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием».
Отмечу, что функционал конфигурации Альфа-Авто полностью покрывает почти все бизнес-процессы большинства предприятий отрасли. Т.е. в большинстве случаев конфигурацию можно использовать без внесения в нее изменений или доработок.
Понятно, что любая типовая конфигурация – это только стартовая площадка для автоматизации предприятия, причем в случае автомобильного бизнеса типовую конфигурацию Альфа-Авто можно назвать «большим крепким фундаментом» для дальнейшей автоматизации.
Выбор внедренца
Теперь давайте обратимся к вопросу особенностей внедрения Альфа-Авто.
Безусловно, что качество и сроки внедрения напрямую зависят от компетенций и ресурсов внедренца.
Для того чтобы определить, кого наиболее оптимально привлечь для внедрения конфигурации, условно определим, кто может выступать в качестве внедренца, и рассмотрим плюсы и минусы каждого из них. На мой взгляд, варианты могут быть следующими:
1. Фирма «1С-Рарус» включая все ее филиалы
2. Фирма франчайзи 1С
3. Независимый специалист
4. Внутренний ИТ-отдел
Итак, давайте по порядку. Фирма «1С-Рарус» является разработчиком конфигурации Альфа-Авто, имеющим порядка 3000 клиентов, поэтому к ее плюсам можно отнести высокий уровень компетенций ее сотрудников, как по самой конфигурации, так и по автомобильному бизнесу в целом. Также к ее плюсам можно отнести высокий уровень управления проектами и наличие значительных ресурсов для реализации проектов.
Среди минусов фирмы «1С-Рарус» основным является сравнительная дороговизна внедрения. Как сказал Алексей Зубков (руководитель отдела «Альфа-Авто» Внедренческого центра «1С-Рарус») в одном из интервью, средняя стоимость внедрения для среднего предприятия составляет 30-50 тыс. дол.
К минусам «1С-Рарус» можно также отнести большие командировочные расходы, которые фирма заложит в стоимость внедрения, в случае если в городе заказчика нет филиала компании, а офисы в нашей стране у нее есть только в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Казани, Рязани, Сочи.
Двинемся дальше. Любая фирма из большой партнерской сети фирмы «1С» думаю, сможет предложить услуги по внедрению конфигурации Альфа-Авто. Но почти все, кроме немногих, не знакомы с конфигурацией Альфа-Авто и не знают специфики автомобильной отрасли. А если фирма франчайзи когда-то внедряла Альфа-Авто, то вполне вероятно, что те специалисты, которые это делали, уже в этой фирме не работают. Поэтому к минусам услуг большинства фирм франчайзи можно отнести отсутствие специалистов, знающих конфигурацию Альфа-Авто и особенности автомобильного бизнеса. Среди них, конечно, можно найти такие, которые без проблем разберутся в конфигурации и особенностях автобизнеса, но для этого надо немало постараться.
К плюсам услуг фирм франчайзи в вопросе внедрения Альфа-Авто можно отнести их повсеместную доступность.
Независимые специалисты. Конечно, все за и против относительно услуг таких специалистов зависят от конкретных личностей. С другой стороны, те люди, которые специализируются в чем-то, и делают это успешно, те, которые смогли зарекомендовать себя, как правило, заслуживают доверия. К тому же в большинстве случаев услуги независимых специалистов стоят значительно дешевле аналогичных услуг фирм. Поэтому к плюсам независимых специалистов, специализирующихся на автоматизации автомобильного бизнеса на основе конфигурации Альфа-Авто, можно отнести отличное знание конфигурации и глубокое понимание особенностей бизнеса, а также более низкую цену внедрения, по сравнению с вариантами, которые мы рассматривали выше.
Среди минусов таких специалистов основным является отсутствие возможности осуществлять поддержку пользователей после завершения фазы внедрения. Но данный минус можно устранить, к примеру, организовав совместную работу независимого специалиста и ИТ-отдела компании заказчика.
Естественно, что перед тем, как принять решение об использовании услуг независимого специалиста, необходимо познакомиться с его личностными качествами, его манерой общения, его профессиональным опытом и рекомендациями. Т.к. в дальнейшем по ходу внедрения уже не будет возможности поменять его на другого специалиста, как можно это сделать в любой фирме франчайзи в случае возникновения каких-либо конфликтов. Т.е. принятие решения об использовании услуг независимого специалиста сходно с принятием решения о принятии в штат нового сотрудника.
Среди плюсов внедрения конфигурации силами собственного ИТ-отдела отнесем подробное представление о бизнес-процессах предприятия и то, что внедрение и дальнейшая поддержка пользователей будет осуществляться одними и теми же людьми.
К минусам – зачастую бывает сложно найти высококвалифицированных специалистов, а еще труднее их удержать.
Итак, рассмотрев все варианты, становиться очевидным тот факт, что выбор внедренца будет обуславливаться следующими факторами: финансовыми возможностями предприятия и планируемым бюджетом проекта, ресурсами ИТ-отдела, предложением на рынке со стороны независимых специалистов и фирм франчайзи. Т.е. в этом вопросе универсального решения не предложить, все будет зависеть от конкретной ситуации.
Стоимость услуг по внедрению
Это очень сложный вопрос. Естественно, стоимость услуг будет сильно разниться от одного предприятия к другому, и от одного внедренца к другому.
В общем случае, по стоимости внедрения всех внедренцев, рассмотренных выше, можно выстроить в ряд по возрастанию: внутренний ИТ-отдел, независимый специалист, фирма франчайзи и, наконец, фирма «1С-Рарус». Т.е. дешевле всего внедрение возложить на специалистов внутреннего ИТ-отдела. А больше всего денег придется отдать за внедрение самой «1С-Рарус».
Очевидно, что при внедрении конфигурации любой фирмой в стоимость внедрения будет заложена прибыль фирмы. И эта прибыль может составлять до 40-50% от общей стоимости внедрения. Поэтому вполне вероятно может оказаться, что при одинаковом уровне оказания услуг независимым специалистом и фирмой-внедренцем, стоимость их услуг будет отличаться в разы.
Несомненно, что стоимость внедрения будет зависеть от всех требований и пожеланий заказчика, а также от опыта и компетенций внедренца.
Например, в случае если заказчик требует гарантий, что оговоренный заранее результат будет получен в установленный срок, то за такие гарантии он заплатит дополнительные деньги. Т.к. для того чтобы дать такие гарантии, необходимо осуществлять планирование проекта, а также управлять им в процессе. Необходимо планировать ресурсы, планировать задачи, выявлять и закладывать риски, составлять проектную документацию. Эта работа стоит немалых денег, и чем детальнее осуществляется планирование проекта, тем дороже стоит внедрение.
Стоимость лицензий
Одним из немаловажных аспектов при принятии решения о внедрении того или иного программного продукта является стоимость лицензий на право его использования. Для полноты картины предлагаю оценить стоимость лицензий конфигурации Альфа-Авто.
Конфигурация «Альфа-Авто» не является самостоятельным продуктом и предназначена для совместного использования с платформой 1С:Предприятие 8. Это означает, что кроме лицензий на конфигурацию придется еще покупать и лицензии на платформу.
В следующей таблице приведены цены из прайс-листов фирм «1С» и «1С-Рарус»:
Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапч асти, ред. 4 на платформе «1С:Предприятие 8»
Как работать с прайс-листами поставщиков запчастей в Альфа-Авто
1. Для чего нужны прайс-листы поставщиков запчастей в Альфа-Авто?
2. Как подключить новый прайс-лист поставщика в Альфа-Авто?
Для добавления в программу Альфа-Авто нового прайс-листа поставщика необходимо перейти в раздел «Снабжение» и выбрать справочник «Прайс-листы контрагентов».
По соответствующей кнопке «Создать» будет открыто окно с формой создания новой карточки прайс-листа.
Обязательными для заполнения полями здесь являются:
Контрагент – контрагент, от которого приходит прайс-лист с товаром (см. Рисунок 3, обозначение 1).
Наименование прайс-листа – формируется автоматически при нажатии на кнопку со стрелочкой, для удобства содержит в себе название поставщика (см. Рисунок 3, обозначение 2).
2.1. Параметры подключения прайс-листа.
Остановимся на каждой из них подробнее:
1. Вид прайс-лист ( см. Рисунок 4, обозначение 1):
Прайс-лист поставщика – это прайс-лист, в котором поставщик предоставляет нам информацию про товар, цены и наличие на складах. Как правило обновляется регулярно и достаточно часто.
Базовый каталог поставщика – как правило, это эталонный прайс-лист производителя, который содержит подробную информацию о запчастях, которые выпускаются этим производителем. На основании информации прайс-листа могут быть созданы карточки номенклатуры. Каталог не отражает реального наличия товаров на складе. Обновляется редко (раз в год, полугодие, квартал).
Остатки для базового каталога – это дополнение к базовому каталогу. Как правило, в файле присутствует только идентификатор позиции из базового каталога и остатки на складе поставщика. Дополнительно к остаткам могут присутствовать и любые другие поля, например, цена, срок поставки и т.д. Как правило обновляется регулярно и достаточно часто.
3. Размещение прайс-листа – здесь может быть выбран файл или внешний источник данных. В зависимости от того, в каком виде поставщик предоставил прайс-лист (см. Рисунок 4, обозначение 3). В строке подключения в зависимости от размещения прайс-листа может быть указан путь к файлу или описание источника данных, в котором содержатся данные прайс-листа. Настройку подключения внешнего прайс-листа должен выполнять технический специалист, обладающий соответствующими знаниями.
4. Настройка соответствия полей (см. Рисунок 4, обозначение 4). В поле формы отображается образец данных поставщика. Могут быть загружены до 99 строк включительно для визуального контроля и анализа колонок файла.
первую строку с данными,
последнюю строку загружаемых данных.
6. Структура файла прайс-листа содержит таблицу с реквизитами прайс-листа для настройки соответствия с колонками файла ( см. Рисунок 4, обозначение 6).
Валюта – валюта, в которой указана цена (можно указать значение по умолчанию, которое будет загружено для всего прайс-листа);
3. Ключ – это признак ключевого поля номенклатуры поставщика (см. Рисунок 5, обозначение 3). По колонкам файла, помеченным как ключевые, система будет формировать для каждой строки уникальный идентификатор. Если в файле присутствует внутренний код поставщика, то признак «Ключ» можно установить только у него. Для большинства прайс-листов ключевыми колонками нужно назначать колонки соответствующие полю Артикул и полю Производитель.
4. Действие – в данной колонке отображается возможное действие для строки поля «Наименование» (см. Рисунок 5, обозначение 4). В системе предусмотрено формирование наименования позиции из нескольких колонок файла. Кликая по действию «Добавить», можно добавить необходимое количество строк, из которых будет происходить формирование наименований. Затем для каждой добавленной строки можно указать колонку из файла или значение по умолчанию.
2.2. Настройка правил загрузки номенклатуры
Ключ строки – правила, созданные для конкретных строк прайс-листа;
Производитель в прайс-листе – правила, которые применяются для всех строк прайс-листа определенного производителя из прайс-листа;
5. В случае необходимости создать на основе прайс-листа новые элементы номенклатуры зачастую удобнее воспользоваться заранее настроенным набором правил из справочника «Настройка выгрузки/загрузки данных», которые выбираются в поле «Настройка загрузки» (см. Рисунок 6, обозначение 5).
Рассмотрим подробнее элемент справочника «Настройка выгрузки/загрузки данных».
1. Наименование – название правил выгрузки/загрузки данных (см. Рисунок 7, обозначение 1).
В зависимости от выбранного типа объекта в поле «Объект» программа выдаст список справочников, документов или регистров. Т.к. в данной настройке требуется выполнить загрузку номенклатуры, то в качестве типа объекта выбирается «Справочник», а в качестве объекта «Номенклатура».
3. Флаг «Загружать дополнительные реквизиты и сведения» позволяет выполнить загрузку дополнительных реквизитов и сведений загружаемого объекта и настроить их загрузку в таблице загружаемых реквизитов (см. Рисунок 7, обозначение 3). К примеру, если по типу номенклатуры «Штучный» в наборе свойств есть дополнительный реквизит как «Цвет», то при включенном флаге в таблице загружаемых реквизитов появится также этот реквизит «Цвет».
4. На вкладке «Настройки загрузки» представлены следующие настройки (см. Рисунок 7, обозначение 4).
Табуляция – определяет символ, разделяющий реквизиты при загрузке текстовых документов.
Кодировка – определение кодировки загружаемого файла.
5. Флаги «Не создавать новых элементов» и «Не обновлять существующие элементы» – позволяют ограничить создание новых объектов и внесение изменений в имеющиеся (см. Рисунок 7, обозначение 5). Важно следить, чтобы при обновлении цен из прайс-листов не создавались автоматически новые элементы справочника Номенклатура.
6. Гиперссылка «Развернуть табличный документ» включает режим интерактивной настройки нумерации колонок в соответствии с выбранным файлом для загрузки (см. Рисунок 7, обозначение 6). При включенном режиме становится доступным поле выбора файла для интерактивной настройки загрузки.
Данный режим позволяет установить необходимую нумерацию колонок при одновременном просмотре используемого для загрузки документа (см. Рисунок 9). Для текущего реквизита выделяется соответствующая колонка загружаемого документа. При помощи кнопки «Установить колонку» можно отредактировать номер колонки. В контекстном меню области отображения документа для загрузки можно указать загружаемые реквизиты.
7. По кнопке «Нумерация колонок» предусмотрена возможность включения ручного режима нумерации колонок, где программа по заданному номеру колонки файла будет получать данные для занесения в соответствующий реквизит номенклатуры (см. Рисунок 7, обозначение 7). После выбора режима «Ручная нумерация колонок» в таблице с реквизитами станет активна колонка «№ Колонки», куда и требуется вносить номера колонок из файла.
8. По кнопке «События» (см. Рисунок 7, обозначение 8) открывается форма для внесения произвольного кода перед записью, при записи и после добавления объекта в базу данных (см. Рисунок 10). Применяется в сложных случаях, когда обычной настройки соответствия реквизитов объекта с колонками файла не достаточно.
9. Таблица загружаемых реквизитов – здесь задается соотношение реквизитов объекта программы с данных файла, загружаемого в систему (см. Рисунок 7, обозначение 9. Подробный пример заполнения для загрузки номенклатуры рассмотрен ниже.
10. В поле «Действия с загружаемым файлом» выбирается один из вариантов, как поступить с файлом после загрузки данных (см. Рисунок 7, обозначение 10). Есть возможность удалить файл, переместить в заданный каталог или ничего делать.
11. Кнопки «Сохранить из файла» и «Загрузить в файл» – позволяют сохранять настройки объектов данного справочника в формате MXL- файлов и загружать из таких файлов в случае необходимости (см. Рисунок 7, обозначение 11). Это наиболее удобный способ переносить сложные наборы правил между базами данных.
На вкладке «Контрагенты» приводится список контрагентов, для которых данная настройка загрузки/выгрузки будет использоваться системой (см. Рисунок 11). При работе с помощником загрузки данных для указанного контрагента будет предложен список определенных для него настроек.
Рассмотрим подробнее колонки таблицы загружаемых реквизитов:
1. Флажок «Пометка» (см. Рисунок 12, обозначение 1). Используется для отметки, какие реквизиты следует загружать (для режима загрузки в регистр сведений обязательна отметка всех измерений регистра и период).
3. Ключ – отмечает должен ли создаваемый элемент быть уникальным по этому полю (см. Рисунок 12, обозначение 3).
4. Описание типов – тип реквизита объекта в программе (см. Рисунок 12, обозначение 4).
Искать – в данном режиме будет производиться поиск соответствующего значения реквизита по заданным критериям из графы Искать по (см. Рисунок 12, обозначение 10) и по номеру колонки из графы «№ Колонки» (см. Рисунок 12, обозначение 6).
Вычислять – в данном режиме пользователь может при помощи языка программирования 1С задать произвольное выражение для получения значения данной графы. Произвольное выражение задается в графе Выражение (см. Рисунок 12, обозначение 9) согласно предопределенным параметрам.
Устанавливать – в данном режиме пользователь может установить выбранное значение из конфигурации в графе Значение по умолчанию (см. Рисунок 12, обозначение 7).
Загружать – доступно для реквизитов ссылочного типа. Дает пользователю возможность загрузить реквизит по предварительно указанной настройке в графе «Настройка загрузки» (см. Рисунок 12, обозначение 8).
7. Значение по умолчанию – указывается значение, которое будет присвоено реквизиту объекта (см. Рисунок 12, обозначение 7). Тип значения задается в поле Описание типов (см. Рисунок 12, обозначение 4). Заполняется при режиме загрузки «Устанавливать».
8. Настройка загрузки – выбирается из соответствующего справочника настроек выгрузки/загрузки данных, применяется при режиме загрузки «Загружать» (см. Рисунок 12, обозначение 8).
На рисунках ниже показан корректный образец заполнения настроек загрузки для создания новых элементов справочника «Номенклатура» из файла прайс-листа (см. Рисунок 13,14). Такое подробное описание требуется, т.к. неправильное заполнение приводит к автоматическому созданию множества некорректных и дублирующихся записей в программе. Разными цветами показано сопоставление реквизитов элемента справочника «Номенклатура» и колонок файла, а также реквизиты, по которым задается значение по умолчанию. Важно отметить, что на одну колонку могут ссылаться сразу несколько реквизитов.
Для реквизита «Основная единица измерения» важно выбрать верную единицу измерения, соответствующую единице измерения типа номенклатуры, для этого рекомендуется открыть карточку типа номенклатуры «Штучный», перейти в ней в список единиц измерения и скопировать код верной единицы измерения (см. Рисунок 15). После этот код вставить в колонку «Значение по умолчанию» настройки правил загрузки.
3. Как выполнить первую загрузку прайс-листа в 1С:Предприятие?
Перед первой загрузкой прайс-листа должны быть выполнены настройки из пункта «2.1. Параметры подключения прайс-листа» и включено разрешение на загрузку (см. Рисунок 16).
Если после текста «Загрузка» указано «Установить «Запрет загрузки», то это означает, что загрузка прайс-листа разрешена. Чтобы установить запрет загрузки, нужно нажать на эту ссылку и указать причину запрета. Если ссылка с текстом «Установить «Загрузка разрешена», то означает, что на прайс-листе стоит запрет загрузки и его также при необходимости можно снять.
Для того чтобы выполнить первую ручную загрузку прайс-листа в 1С, в карточке прайс-листа поставщика предусмотрена кнопка «Загрузить» (см. Рисунок 17). Если база работает в клиент-серверном режиме, то ручную загрузку необходимо выполнять на сервере, т.к. на клиенте нет доступа к папке, в которой может лежать файл прайс-листа. Загрузка прайс-листа из 50 000 записей в клиент-серверном режиме проходит примерно 2-3 минуты в зависимости от наполненности данными прайс-листа.
После нажатия на кнопку «Загрузить» программа откроет окно регистра сведения «Прайс-листы контрагентов. Временный», как для просмотра, так и для корректировок. В левой части отображается список загруженных производителей, а в правой части список номенклатурных позиций со всех их информацией.
Остановимся на возможностях данного регистра:
1. Если требуется скорректировать загруженные данные во временном регистре, то необходимо воспользоваться специальной кнопкой изменения строк (см. Рисунок 18, обозначение 1). После нажатия на данную кнопку программа откроет окно редактирования с позицией, на которой был установлен курсор при нажатии на кнопку изменения. Та же самая форма откроется при двойном нажатии на строку с необходимой номенклатурой в правой части окна регистра.
В окне редактирования правил загрузки номенклатурной позиции указываются соответствия загружаемых реквизитов и реквизитов в базе программы (см. Рисунок 19, обозначения 1 и 2). При необходимости можно внести изменения в колонке со значениями в базе программы (обозначение 1).
Для восстановления значений в базе в соответствии со значениями из файла предусмотрена специальная кнопка «Восстановить из файла значение в базе» (см. Рисунок 19, обозначение 3).
Если по какой-то позиции не требуется загружать данные с прайс-листа в базу 1С, то необходимо нажать на кнопку «Не загружать запись в основной прайс-лист» (см. Рисунок 19, обозначение 4).
Для сохранения внесенных изменений в записи прайс-листа необходимо нажать на соответствующие кнопки «Записать» или «Записать и закрыть» (см. Рисунок 19, обозначение 5).
Если номенклатурная позиция уже была создана в базе 1С, то она будет отображена в нижней табличной части (см. Рисунок 19, обозначение 6). При необходимости связку с номенклатурой из баз 1С можно добавить вручную по кнопке «Добавить».
2. Если прайс-лист был загружен полностью некорректно, то по кнопке «Очистить» предусмотрена возможность его очистки (см. Рисунок 18, обозначение 2).
3. Для позиций прайс-листа, по которым еще не было найдено соответствие с номенклатурой из программы 1С, предусмотрена возможность связки с уже имеющейся в 1С номенклатурой по кнопке «Связать с номенклатурой» (см. Рисунок 18, обозначение 3).
4. Для позиций, по которым по каким-то причинам не был заполнен производитель или был заполнен не тем, предусмотрена кнопка «Указать производителя» (см. Рисунок 18, обозначение 4).
5. Если по какому-то из производителей поставщик передает поставлять товар, то по этому производителю можно установить флаг запрета загрузки в соответствующей колонке (см. Рисунок 18, обозначение 5).
6. Для сохранения внесенных изменений предусмотрена кнопка «Принять изменения» (см. Рисунок 18, обозначение 6).
7. При первой загрузке прайс-листа по многим производителям может потребоваться ручная настройка соответствия. Для этого необходимо встать на колонку «Производитель» и в строках с «Нет соответствия» либо выбрать нужного производителя из справочника производителей 1С, либо создать его (см. Рисунок 18, обозначение 7). В карточке производителя необходимо заполнить:
1. наименование производителя (см. Рисунок 20, обозначение 1);
2. страна производителя – выбирается из классификатора стран мира (см. Рисунок 20, обозначение 2);
3. базовый каталог – каталог с товаром производителя, обязателен для заполнения при создании карточки номенклатуры с прайс-листа (см. Рисунок 20, обозначение 3);
4. переключатель «Обязательно заполнение артикула – включает проверку заполненности артикула при записи номенклатуры (см. Рисунок 20, обозначение 4);
5. синонимы производителя – все возможные написания наименования производителя в прайс-листах, чтобы программа могла найти соответствие с текущим производителем (см. Рисунок 20, обозначение 5);
6. доноры артикулов – указываются производители, чьи артикулы использует данный производитель в своем прайс-листе (см. Рисунок 20, обозначение 2).
4. Как выполнить обновление прайс-листа в 1С:Предприятие?
Для ручного обновления прайс-листа в программе Альфа-Авто необходимо скачать файл прайс-листа, высланный поставщиком, выложить его в папке размещения файла/источника, выполнить настройку соответствия колонок, как описано в пункте «2.1. Параметры подключения прайс-листа», и нажать на кнопку «Загрузить». Для просмотра даты последней загрузки прайс-листа предусмотрена кнопка «История загрузок».
5. Автоматизация обработки прайс-листов
Для поддержания прайс-листов поставщиков в актуальном состоянии в программе Альфа-Авто предусмотрены процессы автоматического получения файла и загрузки данных прайс-листа в 1С. На вкладке «Автообновление» указаны основные настройки для автоматизации данных процессов. Рассмотрим их подробнее.
5.1.Автоматическая загрузка файлов прайс-листа в 1С:Предприятие
На вкладке «Автообновление» карточки прайс-листа контрагента предусмотрены настройки для автоматического скачивания файлов прайс-листа поставщика.
1. Каталог – это папка, откуда будут браться файлы для загрузки (см. Рисунок 22, обозначение 1). В клиент-серверном режиме работы необходимо проверить, что к данной папке есть доступ у пользователя, от лица которого работает сервер 1С предприятия. Или есть возможность включить опцию хранить файлы в томах на диске и настроить для прайс-листов специальный том (или несколько томов). Для включения возможности работать с томами необходимо перейти в настройки работы с прайс-листами контрагентов (см. Рисунок 23).
2. Маска файла – маска, по которой будут искаться файлы в каталоге (см. Рисунок 22, обозначение 2).
5. После загрузки файла – предоставляется возможность выбора действия, которое будет выполнено с файлом прайс-листа после успешной загрузки в автоматическом режиме (см. Рисунок 22, обозначение 5).
6. Периодичность обновления. В данном поле можно указать периодичность обновления данных поставщиком и, при проверке раз в день, задать время выполнения проверки на наличие новых файлов (см. Рисунок 22, обозначение 6).
8. Транспорт – выбирается транспорт прайс-листа контрагента (см. Рисунок 22, обозначение 8). В системе предусмотрена возможность получать файлы по следующим протоколам: POP3, IMAP, HTTP, FTP.
После настройки транспорта необходимо не забыть проверить подключение по соответствующей кнопке (см. Рисунок 24). Для различных прайс-листов можно использовать один и тот же транспорт файлов. При использовании почтовых серверов для получения файлов необходимо указывать дополнительно адрес отправителя, тему письма и текст (пункт ниже).
9. Адрес отправителя – электронная почта поставщика, с которой приходит прайс-лист (см. Рисунок 22, обозначение 9). Также необходимо указать, что всегда содержит тема письма и текст, чтобы программа могла вычислить нужные письма от данного отправителя.
По умолчанию данное регламентное задание в списке не отображается, его необходимо добавить по соответствующей кнопки (см. Рисунок 26).
После добавления задания его необходимо включить и настроить по нему расписание, по которому оно будет автоматически выполняться.
5.2.Автоматическое обновление прайс-листа в 1С:Предприятие
Загрузка прайс-листов происходит автоматически регламентным заданием «Автообновление прайс-листов контрагентов», если в карточке прайс-листа стоит разрешение на загрузку. Разрешение и запрет устанавливаются при нажатии на ссылку «Установить «Загрузка разрешена»/ «Установить «Запрет загрузки» (см. Рисунок 28).
Настройка регламентного задания выполняется через список регламентных заданий «Регламентные и фоновые задания». Запускается он также, как ранее было описано в пункте «5.1. Автоматическая загрузка файлов прайс-листа в 1С:Предприятие». В списке регламентных заданий это задание изначально не отображает, поэтому его также требуется добавить по аналогии, как было описано в пункте «5.1. Автоматическая загрузка файлов прайс-листа в 1С:Предприятие». В карточке регламентного задания необходимо включить его выполнение и настроить расписание, по которому оно будет автоматически выполняться (см. Рисунок 29).
6.Настройка ценообразования прайс-листа
Для настройки загрузки цен при создании номенклатуры, установки наценок и скидок на цены прайс-листа на вкладке «Ценообразование» предусмотрены настройки.
1. Флаг «Установка цен при создании номенклатуры из прайс-листа» предусматривает автоматическое создание документа «Установка цен компании» по номенклатуре при ее создании из прайс-листа.
2. В поле «Тип цены» выбирается тип цены прайс-листы, который будет установлен в документе «Установка цен компании».
4. Для корректного расчета цен прайс-листа также можно напрямую указать данные в нем цены с учетом НДС или без него. Однако аналогичная настройка есть и в Типе цен. Если используются оба переключателя одновременно, то важно следить, чтобы настройки совпадали. Неправильное наложение приводит к трудно диагностируемым ошибкам. Для установки НДС необходимо установить или снять флаг «Цена включает НДС» и указать какую ставку НДС необходимо использовать при создании карточки номенклатуры.
7. Подключение прайс-листов, хранящихся во внешних базах данных
В программе предусмотрена возможность работать не только с прайс-листами в формате текстовых файлов и файлов Microsoft Excel, но при наличии драйверов ODBC, также есть возможность работать с прайс-листами, хранящимися во внешних базах. Этот вариант работы позволяет не загружать все позиции прайс-листа по временный регистр программы 1С, а хранить их во внешней базе и только при необходимости запрашивать с него данные по нужным номенклатурам.
Рассмотрим настройки подключения базы данных формата Microsoft Access.
Для этого необходимо в карточки прайс-листа поставщика в размещении выбрать «Источник», после чего установится автоматически флаг «Загружать данные», который подразумевает загрузку данных с внешнего источника.
Для больших прайс-листов (более 1 млн. записей) рекомендуется не устанавливать флаг «Загружать данные», так как загрузка большого объема приводит к снижению производительности системы, и не всегда может быть выполнена из-за ограничений памяти.
Информация из не загруженного внешнего прайс-листа так же будет отображаться при поиске, в справочнике «Номенклатура».
В строке подключения к источнику данных необходимо выбрать подключение к внешней базе данных. Рассмотрим несколько примеров подключения баз данных формата Microsoft Access.
1. База данных с расширением *.mdb
В данном варианте необходимо в окне выбора поставщика данных выбрать «Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider», далее на вкладке «Соединение» указать путь доступа к базе данных прайс-листа. И в конце следует не забыть проверить соединение по соответствующей кнопке.
2. База данных с расширением *.dbf
При подключении базы данных расширения *.dbf необходимо в качестве поставщика OLE DB выбрать «Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers», далее на вкладке «Соединение» установить переключатель на «Использовать имя источника данных» и выбрать «dBASE Filies». Ниже в этом же окне соединения необходимо выбрать каталог, в котором лежит база данных.
Рисунок 33
3. База данных с расширением *.accdb
Для базы данных расширения *.accdb аналогично предыдущему пункту выбирается поставщик «Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers», но в качестве источника данных необходимо выбрать «MS Access Database».
Для внешних прайс-листов в других форматах, нужно выбирать соответствующие этим форматам поставщиков данных.
8. Сценарии работы пользователя с информацией прайс-листов
8.1. Просмотр информации о номенклатуре из базового каталога
Эту же информацию можно просмотреть и из списка справочника «Номенклатура».
8.2. Создание номенклатуры из прайс-листа
Для автоматического создания номенклатуры из прайс-листа контрагента необходимо, чтобы в подключенном прайс-листе были настроены правила загрузки номенклатуры, описанные в пункте «2.2. Настройка правил загрузки номенклатуры», и корректно настроенные производители, описанные в пункте «3.Как выполнить первую загрузку прайс-листа в 1С:Предприятие». Если все настроено верно, то остается открыть справочник «Номенклатура» и выполнить поиск товара по каталожному номеру (артикулу) с флагом «Расширенный поиск» (выполняет поиск по прайс-листам поставщиков, подключенных к программе).
При двойном нажатии по данной позиции программа выдаст окно с предложением создать номенклатуру.
При положительном ответе программа создаст новую карточку номенклатуры с заполненными данными из прайс-листа и автоматически назначит на нее цену в соответствии с типом цен прайс-листа, если в карточке прайс-листа была включена настройка «Установка цен при создании номенклатуры из прайс-листа».
Стоит учесть, что в программе есть два права по режиму создания номенклатуры с прайс-листов контрагентов: