Расходы на содержание автомобиля на предприятии
Как правильно учесть расходы на личный автомобиль для служебных нужд
Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля. Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст. 188 ТК РФ).
Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат. Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.
Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
Размер суммы, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, налоговым законодательством не ограничен.
В Письме от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789 Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в письмах от 04.12.2015 № 03‑03‑06/70852, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239.
Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629).
Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной. Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий. Судите сами.
Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб.
Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб. покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л.
С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.
Ведь, как пояснил Минфин (см. Письмо от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).
В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст. 632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.
[1] Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
[2] Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, страховые взносы не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).
[3] Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Расходы на служебный автомобиль: тонкости учета
Из статьи Вы узнаете:
Из статьи Вы узнаете:1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.
2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.
3. Как документально подтвердить расходы на содержание служебного автомобиля.
Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. д. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса. В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности. А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.
Расходы на ГСМ
Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально. Поэтому основанием для принятия к учету расходов на бензин для служебного авто служат подтверждающие документы: путевые листы, чеки АЗС, приказ об использовании служебного автомобиля и установлении норм расхода топлива (или другой аналогичный локальный документ, который закрепляет порядок расчета израсходованного топлива).
Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.
Технический осмотр
Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН. Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.
Расходы на ремонт автомобиля
Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.
Расходы на мойку
Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН. Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки не применяет ККТ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.
Расходы на услуги платной стоянки
В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН. Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.
Расходы на страхование автомобиля
Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).
При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119). А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии».
Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).
При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739. Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Штрафы ГИБДД
С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются ни для расчета налога на прибыль, ни для расчета налога при УСН.
Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.
Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.
| № | Расходы | Налог на прибыль | УСН |
| 1 | Расходы на ГСМ | Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 2 | Расходы на технический осмотравтомобиля | Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 3 | Расходы на ремонт автомобиля | Учитываются (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ) | Учитываются (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 4 | Расходы на мойку | Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 5 | Расходы на услуги платной стоянки | Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) | Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 6 | Расходы на страхование ОСАГО | Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ (п. 1 ст. 263 НК РФ) (п. 2 ст. 263 НК РФ) | Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) (п. 2 ст. 346.16 НК РФ) |
| 7 | Расходы на страхование КАСКО | Учитываются (п. 1 ст. 263 НК РФ) | Не учитываются (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
| 8 | Штрафы ГИБДД | Не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ) | Не учитываются (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) |
Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, использованием личного транспорта сотрудников с выплатой им компенсации, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.
Как Вы считаете, выгодно ли использовать служебный автомобиль?
Какие расходы на его содержание самые значительные?
Пожалуйста, поделитесь в комментариях!
Законодательные и нормативные акты:
1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»
3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
4. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»
5. Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии»
Кодексы, Федеральные законы и Постановления Правительства РФ размещены на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/
6. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»
Расходы, связанные с содержанием служебного автомобиля в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0
Расходы на платную парковку
Сотрудники, чья деятельность связана с разъездным характером работы, вынуждены прибегать к услугам платных городских парковок.
В случае оплаты работником таких услуг личными средствами, предприятие может возместить ему эти затраты. Для подтверждения расходов сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих оплату услуг парковки. Не лишним будет и составление путевого листа с указанием маршрута следования непосредственно по тем адресам, где организована платная парковка.
Также услуги парковки могут быть оплачены организацией напрямую с расчётного счёта, в случае заключения договора на оказание услуг, например, с частным паркингом.
Расходы на платную парковку отражаются в бухгалтерском учёте, как затраты по обычным видам деятельности компании, согласно ПБУ 10/99.
С налоговым же учётом всё немного сложнее. Обратимся к статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1, если услуги парковки были оплачены непосредственно предприятием, то их следует отнести к прочим затратам на содержание служебного транспорта. То есть отразить их по дебету затратного счёта, например, 26, с субконто «Прочие расходы».
Исходя из подпункта 12 пункта 1 следует, что если оплата парковки служебного транспорта была совершена в командировке, то эти затраты можно отнести к командировочным. В этом случае изменится субконто на «Командировочные расходы» и появится необходимость удержать подоходный налог со стоимости парковки, так как данный вид затрат не входит в перечень расходов, не включаемых в базу по НДФЛ.
И есть ещё один случай оплаты парковки, когда сотрудник совершает поездку в служебных целях на личном автомобиле. В этом случае сотруднику положена компенсация в пределах установленных норм. Согласно письму Минфина от 15 сентября 2005 года № 03-03-04/2/63 в выплачиваемую компенсацию уже входят дополнительные расходы, связанные с использованием личного авто. Таким образом, если вы выплачиваете сотруднику компенсацию, то возмещать расходы по парковке ему же не следует.
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Поступление» и из выпадающего списка выбрать «Услуги (акт)». Затем заполнить документ данными полученного акта.
Если бухгалтерией были получены квитанции, свидетельствующие об оплате городской парковки для служебного автомобиля командированным сотрудником, то в программе следует ввести «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса».
Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ и пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами все виды компенсаций в пределах норм, установленных законодательством РФ, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.
Нормы для коммерческих предприятий установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013г. № 563 и составляют:
— для легковых автомобилей с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см – 3000 рублей в месяц;
— для легковых автомобилей с объёмом двигателя до 2000 куб. см – 2 400 рублей;
— для мотоциклов – 1200 рублей.
То есть, данную компенсацию следует отнести к необлагаемым доходам физического лица.
Для этого перейдём в раздел «Зарплата и кадры» и выберем пункт «Операции учёта взносов».
Создадим новый документ, в котором на вкладке «Сведения о доходах» добавим строку и отразим сумму начисленной компенсации.
Покупка парковочного места
При этом на данном участке возможно есть ранее нанесённая разметка под автомобили, или навес. Если нет, то предприятие имеет право самостоятельно достроить то, что считает нужным для комфортного размещения автотранспорта.
Расходы на строительство и приобретение парковки формируют её первоначальную стоимость, как в бухгалтерском, так и налоговом учёте. При этом в обоих учётах такой вид актива, как парковка, является основным средством, если он соответствует критериям, установленным ПБУ 6/01. О принятии на учёт в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 основного средства вы можете прочитать здесь.
Приобретение автомобильной аптечки, троса и огнетушителя
Покупку технических средств, требуемых для автомобиля, можно отнести либо к приобретению инвентаря, либо основного средства.
Как мы знаем, к основным средствам относится имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью свыше 40 тысяч рублей.
Чаще всего автомобильные аптечки, огнетушители и прочий инвентарь не достигают такой стоимости. Соответственно, согласно ПБУ 5/01 их следует отражать в составе материалов на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Оприходование инвентаря в организации может быть оформлено документом «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки» или документом «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса», в случае его покупки подотчётным лицом. Пример заполнения накладной на приобретение представлен на рисунке ниже.
Если приобретение отражается авансовым отчётом, то покупаемый инвентарь отражается на вкладке «Товары», как показано на рисунке.
В тот момент, когда происходит передача инвентаря в автомобиль, его необходимо отразить в составе расходов.
Для этого перейдём в раздел «Склад» и выберем пункт «Передача материалов в эксплуатацию».
В открывшемся документе перейдём на вкладку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и внесём данные о передаваемых материалах.
В графе «Способ отражения расходов» следует выбрать на каком затратном счёте будут отражены эти расходы.
При проведении, документ создаст проводки: Дт 26 Кт 10.09, а также отразит данный инвентарь на вспомогательном счёте МЦ.04, для того, чтобы можно было в последствие осуществить пересчёт инвентаря в организации.
Когда придёт время списать инвентарь с забалансового учёта, нужно будет ввести документ «Списание материалов из эксплуатации» на основании ранее введённого документа «Передача материалов в эксплуатацию» или путём создания нового документа в разделе «Склад».
Проведённый документ создаст проводки только по кредиту счёта МЦ.04.
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов