Как рассчитать льготный проезд на автомобиле
Как рассчитать льготный проезд на автомобиле
ТК РФ Статья 325. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
(часть первая в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
(часть вторая в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.
(в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Выплаты, предусмотренные настоящей статьей, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей, предоставляются работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы работника.
(в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Федеральных законов от 02.04.2014 N 50-ФЗ, от 03.07.2016 N 347-ФЗ)
Как оплачивается проезд до места отпуска работникам Крайнего Севера
Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.
В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.
Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых
На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.
Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.
В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:
Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).
Особенности оплаты льготного проезда
В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:
Подлежит компенсации также оплата провоза багажа (до 30 кг на одного человека).
При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.
Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.
Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.
Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.
При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.
Расчетным пунктом признается таможня на выезде и въезде из страны (пункт пропуска или аэропорт). Если сам ближайший аэропорт находится уже за пределами северной территории, то и работник, и члены его семьи доедут до него с полной компенсацией проезда.
Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация.
Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.
Когда теряется право на компенсацию
При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.
По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.
Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года, то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Работодатель уклоняется от уплаты?
Лишить работника полагающейся ему выплаты на дорогу в отпуск не получится – на страже стоит закон, который накладывает на нарушителей прав работников серьезные санкции. Работодатель, не выполнивший свои обязанности по начислению и выплате данных средств, может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ):
Как получить льготы на проезд
Чтобы покупать проездной со скидкой или ездить бесплатно
Льготы на проезд могут быть положены на федеральном, региональном и муниципальном уровне.
Разберемся, кто имеет право ездить в общественном транспорте бесплатно или со скидкой.
Какие есть льготы на проезд в общественном транспорте
Законодательная база. Право на льготный проезд на общественном транспорте регулируют федеральные, региональные и муниципальные нормативы.
Региональные нормативы в каждом регионе свои. Например, в Москве это:
Информацию о льготах на проезд в вашем регионе ищите в местных нормативных документах — законах, постановлениях и распоряжениях.
Проезд в метро. Бесплатный или льготный проезд обычно положен на уровне региона или муниципалитета наравне с другими льготами на проезд в общественном транспорте. Например, пенсионеры в Москве ездят бесплатно не только в автобусах, трамваях и троллейбусах, но и на метро, потому что все это — общественный транспорт.
Проезд в электричке. Некоторые категории льготников имеют право на бесплатный проезд в электричке — на постоянной основе или раз в год к месту лечения и обратно.
Бесплатный проезд к месту лечения и обратно — федеральная льгота. Ее предоставляют как социальную услугу:
Перечисленные выше льготники имеют право на бесплатный проезд к месту лечения и обратно на пригородных электричках и междугородном транспорте.
Бесплатно в пригородных электричках могут ездить:
Такое право закреплено на федеральном уровне, но чтобы им воспользоваться, нужно убедиться, что оно есть в нормативном документе региона или муниципалитета.
Дополнительные льготы на проезд в электричке могут предоставлять регионы. Например, в Санкт-Петербурге кроме федеральных льготников в пригородных электричках бесплатно ездят:
Звание ветерана труда дают в двух случаях: когда человек начал работать в несовершеннолетнем возрасте в период ВОВ и имеет трудовой стаж от 40 лет для мужчин и от 35 лет для женщин; если человек работал в одной отрасли 15 лет, заработал трудовой стаж от 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин и получил одну из следующих заслуг: ордена или медали, почетные звания СССР или РФ, почетные грамоты или благодарности президента РФ.
Звание ветерана военной службы дают тоже в двух случаях: когда военнослужащий служит 20 лет и более; если он стал инвалидом вследствие травмы или заболевания, полученных на военной службе.
В Санкт-Петербурге льготы пенсионерам и предпенсионерам положены, только если они проработали в городе как минимум 20 лет и имеют трудовой стаж не менее 45 лет для мужчин и 40 лет для женщин.
Московским школьникам и студентам билеты на пригородную электричку продают со скидкой 50%. Но только с 1 сентября по 15 июня и по предъявлении школьного или студенческого билета.
Проезд в маршрутке со скидкой возможен далеко не во всех регионах. Например, в Санкт-Петербурге льготники ездят в маршрутках за полную стоимость. В Москве власти отменили маршрутки, которые дублировали маршруты городских автобусов и останавливались где попало. Вместо них — микроавтобусы, которые ездят по новым маршрутам и на которые распространяются все льготы на проезд в общественном транспорте.
Проезд в автобусе для льготных категорий бесплатный, если государство предоставляет им льготы на проезд в общественном транспорте. Если льгота положена на проезд в пригородном автобусе, прежде чем садиться в него, убедитесь, что можно воспользоваться льготным проездным или скидкой. Спросите об этом у кондуктора или водителя.
Как победить выгорание
Кому положены льготы на проезд в общественном транспорте
Льготы на проезд в общественном транспорте положены пенсионерам, ветеранам труда, школьникам, студентам, инвалидам, детям и некоторым другим категориям.
Они могут предоставляться в форме бесплатного проезда, скидки на покупку проездного или компенсации части его стоимости. Расскажу о льготах для каждой категории.
Льготы на проезд пенсионерам
Положены на местном уровне, их предоставляют регионы и муниципалитеты.
Размер льгот. Льготы могут быть в форме бесплатного проезда, скидок или компенсации части стоимости проездного билета.
В Москве пенсионеры бесплатно ездят в городском общественном транспорте и пригородных электричках по социальной карте. В том числе в общественном транспорте Московской области.
В Санкт-Петербурге пенсионеры имеют право на следующие льготы:
Льготы на проезд ветеранам труда
Льготы ветеранам труда предоставляют местные власти.
Размер льгот. В Москве они бесплатно ездят на городском пассажирском транспорте или получают компенсацию 415 Р в месяц. В Санкт-Петербурге ветераны труда имеют право на те же льготы на проезд, что и пенсионеры:
Льготы на проезд школьникам
Предоставляются на уровне региона и муниципалитета.
Размер льгот в каждом регионе свой. В Москве и Санкт-Петербурге школьники ездят по специальной карте или проездному билету без лимита поездок. Стоимость карты или билета фиксированная и ниже, чем обычного проездного.
В Москве учащийся может купить льготный проездной на один или три месяца. Цена проездного различается в зависимости от вида транспорта:
Льготы на проезд студентам
Студенты имеют право на льготный проезд только по решению региона или муниципалитета.
Размер льгот в регионах различается. В Москве студенты, аспиранты, ординаторы и учащиеся колледжей ездят по специальной карте. Она дает право на безлимитный проезд на общественном транспорте по фиксированной стоимости:
Льготы на проезд инвалидам
Инвалиды имеют право на бесплатный проезд к месту лечения и обратно на пригородной электричке или междугородном транспорте — поезде или автобусе.
Другие льготы на проезд в транспорте для инвалидов на федеральном уровне не закреплены, но во многих регионах у них есть право передвигаться на общественном транспорте бесплатно или за небольшую плату. Обычно не нужно платить за проезд и тому, кто сопровождает инвалида.
Размер льгот чаще всего составляет 100%. В Москве в общественном транспорте бесплатно ездят инвалиды:
В Санкт-Петербурге проезд бесплатный для инвалидов:
Проехать бесплатно вместе с инвалидом имеет право один совершеннолетний сопровождающий.
Льготы на проезд детям
Льготы на проезд детям предусмотрены на федеральном и местном уровне. Федеральные льготы — бесплатный проезд или скидка на билет для обычных детей и сирот. Местные льготы различаются в регионах.
Размер льгот. Право на бесплатный проезд имеют дети:
Бесплатно дети ездят без отдельного места. Но если перевозчик не разрешает ездить без места, то родителю придется заплатить за ребенка 50% от цены билета. Ребенку до 12 лет положена скидка 50% на билет.
Сироты, дети, оставшиеся без попечения родителей, имеют право:
Льготы распространяются на тех, кто потерял родителей до 18 лет или во время обучения.
В Санкт-Петербурге право на бесплатный проезд кроме детей-сирот есть у детей из многодетных семей, детей-инвалидов и сопровождающего их взрослого, детей, получающих пенсию по потере кормильца. Чтобы воспользоваться таким правом, им нужно оформить специальный проездной.
Как получить льготы на проезд в общественном транспорте
Нельзя просто взять и поехать на общественном транспорте бесплатно и без билета. Право на льготный проезд сначала нужно подтвердить. Как именно это сделать, зависит от категории льготника и региона.
Куда обращаться. Бесплатный или билет на электричку со скидкой все льготники получают в кассе вокзала по подтверждающему право на него документу. Школьники, студенты, пенсионеры и все остальные льготники в Москве сначала обращаются в МФЦ и оформляют там социальную карту.
Для оформления карты понадобятся следующие документы:
Школьникам карту обычно оформляет школа. Для этого нужно написать специальное заявление. Родители московских школьников и студенты могут подать заявление на карту учащегося на сайте мэра Москвы. Понадобится фотография школьника в электронном виде.
Студентам, прежде чем оформить карту москвича в МФЦ, нужно убедиться, что они есть в специальном реестре. Если все в порядке, оформить карту можно в МФЦ или на сайте мэра Москвы. Если в реестре вас нет, обратитесь по этому вопросу в вуз.
Карта будет готова в течение 30 дней. На время ее изготовления вам выдадут временный проездной и справку, на основании которой вы сможете получать билеты на электричку бесплатно или покупать их со скидкой.
После получения карты нужно подтвердить льготный проездной. Сделать это можно в кассах метрополитена, специальных киосках и автоматах по продаже билетов ГУП «Мосгортранс», через терминалы самообслуживания ОАО «Элекснет» и ПАО «Московский кредитный банк».
В Санкт-Петербурге оформить или купить льготный проездной можно в кассе метрополитена. С собой нужно иметь подтверждающий льготу документ, например пенсионное удостоверение. Подтвердить право на бесплатный или льготный проезд можно в школе или лично в офисе перевозчика — СПб ГКУ «Организатор перевозок».
Напишите заявление и приложите к нему:
Понадобятся оригиналы для того, чтобы в школе или офисе перевозчика убедились в подлинности копий.
Если подаете документы через школу, она передаст документы организатору перевозок. Перевозчик рассмотрит заявление и, если все в порядке, даст добро на выдачу школьного проездного.
Получить проездной можно в школе или кассе метрополитена. Уточните в своей школе, как именно происходит его выдача.
Срок действия льготного проездного — с даты оформления по 30 сентября следующего года. Но он может закончиться раньше, если право на льготу истечет до этого времени.
Как устроена система льготного проезда в Москве
Льготники могут ездить по Москве на общественном транспорте бесплатно или по безлимитному проездному со скидкой. Право на бесплатный проезд есть у жителей с постоянной регистрацией в Москве или Московской области.
Кто из москвичей может бесплатно пользоваться общественным транспортом:
Полный список льготников с правом на бесплатный проезд — в ч. 2 и 3 ст. 3 закона Москвы от 03.11.2004 № 70.
Некоторые москвичи имеют право на бесплатный проезд в общественном транспорте Московской области. Вот эти категории:
Приложение 1 к соглашению от 28.06.2018 № 77-1065 PDF, 479 КБ
Дополнительно право на бесплатный проезд в Подмосковье есть у следующих категорий москвичей:
Как пользоваться картой москвича для проезда в электричке. Если вы получаете льготный или бесплатный билет на электричку впервые, обратитесь в пригородную кассу вокзала и предъявите карту москвича. На нее запишут информацию о бесплатном проезде или со скидкой.
В дальнейшем оформить льготный билет на электричку вы сможете в пригородной кассе или автомате по продаже билетов на вокзале.
На бесплатный проезд в пригородных поездах имеют право те же льготники, кто бесплатно ездит в городском транспорте.
Что делать, если карта москвича не срабатывает. Обратитесь в кассу метрополитена или киоск «Мосгортранса». Вам выдадут бесплатный посадочный талон. Он действует в течение трех дней с момента первого проезда по нему.
Неработающую карту отнесите на экспертизу в МФЦ. На месте напишите сопроводительное письмо в свободной форме с описанием проблемы.
Если экспертиза признает карту неисправной, вам сделают новую. На время замены карты вы получите временный единый социальный билет. Чтобы пользоваться им без ограничений, носите с собой подтверждающий льготу на проезд документ.
Бесплатный проезд без карты москвича положен:
Детям билет вообще не нужен. А остальные категории получают его в кассе по предъявлении подтверждающего льготу документа.
Права на бесплатный проезд в общественном транспорте Москвы для жителей Подмосковья совпадают с правами московских льготников. Дополнительно право на бесплатный проезд в Москве имеют жители Подмосковья, если они:
В отпуск на личном автомобиле. Возмещение, документальное оформление, отнесение затрат
«Консультант Бухгалтера», N 7, 2001
Работники организаций достаточно часто предпочитают отправляться в отпуска на своем автотранспорте. Если действующим законодательством им не гарантирована оплата стоимости проезда в отпуск, то расходы по содержанию и эксплуатации автотранспорта производятся из личных средств граждан. В том случае, если законодательством предусмотрено право работников требовать от работодателей оплаты стоимости проезда, то такие затраты ему могут быть возмещены полностью или частично. Кроме того, при определенных обстоятельствах могут быть возмещены также и расходы по оплате проезда в отпуск членов семьи работника.
Для самих же организаций при оплате стоимости проезда необходимо учитывать установленный действующим законодательством источник покрытия расходов, а также документально правильно оформлять возмещение стоимости проезда.
Из общего порядка выделяются случаи оплаты проезда работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, и приравненных к ним местностях.
Правила оплаты стоимости проезда в отпуск работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
Кроме того, организации обязаны в таком же порядке оплачивать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа членам семьи работника, независимо от времени использования ими отпуска.
Право на оплачиваемый отпуск распространяется в том числе и при предоставлении работникам отпуска с последующим увольнением (Письмо Миннаца России от 20.10.1995 N 2417 «О порядке предоставления компенсаций лицам, работающим на Севере»).
Выплата аванса на проезд в отпуск и обратно производится перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный же расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных работниками билетов или других оправдательных документов.
При непредоставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
В таком же порядке, как установлено вышеприведенными нормативными актами, в полной мере возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле.
Если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то ему возмещаются расходы по проезду только до одного избранного им места, а также расходы по обратному проезду от того же места кратчайшим путем.
Таким образом, при использовании своего автотранспорта работнику могут быть оплачены:
Так как оплата проезда в отпуск членов семьи работника производится вне зависимости от времени проведения ими отпуска, то возможна также раздельная оплата проезда в отпуск на автотранспорте самого работника и отдельных членов семьи, имеющих право на пользование льготой по оплате проезда в отпуск.
Необходимо обратить внимание, что правом на оплату за счет средств организаций стоимости проезда в отпуск и провоза багажа работники могут воспользоваться начиная со второго года работы (то есть по истечении первых 12 месяцев работы).
В дальнейшем же работник приобретает право на льготу начиная с четвертого, шестого и т.д. года работы, независимо от времени фактического использования отпуска. В связи с этим если работник не получал компенсацию стоимости проезда в отпуск, то он утратил право на данную льготу за прошедший период и сможет им снова воспользоваться только на второй год работы после ее получения (Письмо Миннаца России от 20.10.1995 N 2417).
Пример 1. Работник организации заключил договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера, с 6 апреля 1996 г.
В случае если своим правом работник не воспользуется в период с 6 апреля 1997 г. по 5 апреля 1998 г., то в следующий раз работник вправе реализовать свое право только в период с 6 апреля 1999 г. по 5 апреля 2000 г.
Согласно Комментарию N 2028 к членам семьи работников, на которых распространяется требование действующего законодательства об оплате стоимости проезда, относятся жена (муж), дети и другие родственники, находящиеся на их иждивении.
Согласно п.2 ст.10 и ст.47 Семейного кодекса РФ права и обязанности супругов возникают со дня государственной регистрации заключения брака в органах записи актов гражданского состояния. Права и обязанности родителей и детей основываются на происхождении детей, удостоверенном в установленном законом порядке.
Центробанк России порядок оплаты стоимости проезда своим сотрудникам и членам их семей, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разъяснил в Письме от 02.08.1993 N 47 «Об оплате проезда к месту использования отпуска».
Если отпуск используется работником на территории Российской Федерации, то проезд оплачивается в полном объеме в соответствии со ст.33 Закона N 4520-1.
В связи с этим если в отпуск сотрудник организаций Центробанка России направляется в страны СНГ на своем транспорте, то оплата проезда может быть произведена на основании справки транспортной организации о стоимости проезда и провоза багажа до ближайшей к месту использования отпуска станции назначении.
Возмещение стоимости проезда в отпуск работникам прочих организаций
Кроме работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, возможность оплаты стоимости проезда работников и (или) членов их семьи в отпуск на автотранспорте может быть предусмотрена положениями отраслевых (профессиональных) тарифных соглашений, коллективных договоров (соглашений) между администрацией организации и трудовым коллективом (профсоюзным органом) или непосредственно трудовым договором между работодателем и работником.
В том случае, если оплата проезда в отпуск предусмотрена отраслевым или профессиональным тарифным соглашением, то каждой организацией, на которую распространяется действие соглашения, должно закрепляться условие об оплате проезда в отпуск в заключаемом с трудовым коллективом (профсоюзным органом) коллективном договоре.
Так, например, в соответствии с п.7.7 Отраслевого тарифного соглашения по угольной промышленности Российской Федерации (зарегистрировано в Минтруде России 25.01.2001 под N 608-ВЯ) руководители организаций угольной промышленности, расположенных в районах республик Бурятии, Хакасии, Приморского, Хабаровского, Красноярского краев, Читинской, Иркутской и Кемеровской областей, не вошедших в перечень районов Севера, должны производить оплату стоимости проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно один раз в три года самого работника и двух членов его семьи (супруг, дети) в зависимости от фактически использованного ими транспорта.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплачивают стоимость проезда в отпуск своих работников и членов их семей в порядке, определенном Законом N 4520-1 и п.п.7.8 и 7.9 Отраслевого соглашения. При этом п.7.8 Соглашения уточнено, что к членам семьи работника, на которых оплачивается проезд, относятся жена (муж) и несовершеннолетние дети.
Кроме того, оплата проезда должна производиться исходя из норм, установленных в коллективных договорах организаций отрасли.
Пунктом 7.9 Тарифного соглашения определено, что оплата проезда производится в зависимости от фактически использованного вида транспорта в пределах территории Российской Федерации.
Если и тарифным (профессиональным) соглашением оплата стоимости проезда работников и (или) членов их семей в отпуск не предусмотрена, такая норма может быть закреплена непосредственно в коллективном договоре между администрацией организации и трудовым коллективом (профсоюзным органом) или трудовым договором между работником и работодателем.
Категории лиц, которые вправе воспользоваться такой льготой за счет средств организации (работодателя) определяются вышеприведенными актами.
Вместе с этим, если право работников на оплачиваемый проезд в отпуск хотя и не будет закреплено условиями актов, принятых на уровне организации, администрация (руководитель) вправе принять решение о возмещении расходов на проезд, направив на это средства прибыли, оставшиеся после налогообложения.
Отнесение затрат
Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, включая оплату провоза багажа непосредственно работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, произведенная в порядке, определенном действующим законодательством, относится в соответствии с пп.»о» п.2 Положения о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг).
Что же касается оплаты стоимости проезда и провоза багажа членов семьи работников организаций отдаленных местностей, то такие затраты относятся за счет собственных средств организаций (подтверждено Письмом Минфина России от 14.12.2000 N 04-02-05/1).
Так как Положение о составе затрат тесно взаимоувязывает возможность списания затрат на оплату проезда с законодательным предоставлением таких льгот, то в случае производства организацией расходов на основании коллективных или трудовых договоров или исключительно на основании отдельно издаваемых приказов (распоряжений), они должны погашаться только за счет средств, оставшихся после налогообложения.
В бухгалтерском учете затраты по оплате стоимости проезда работников и членов их семей в отпуск и обратно отражаются следующими записями:
Согласно Плану счетов 1991 г.:
При этом в соответствии с требованиями ПБУ 10/99 все затраты по оплате стоимости проезда работников и членов их семей в отпуск и обратно относятся к затратам по обычным видам деятельности, но без уменьшения налога на прибыль.
Согласно Плану счетов 2000 г.:
Документальное оформление, возмещаемые суммы
В соответствии с п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Если в отпуск работник направляется на своем транспорте, то оплата стоимости проезда и провоза багажа производится на основании приказа (распоряжения) администрации организации с указанием в нем источника списания затрат и возмещаемой суммы.
Например, приказ может быть следующего содержания:
Расходы отнести на себестоимость продукции (работ, услуг).
Основание: заявление работника от «__» ______ 200__ г.;
Основание: заявление работника от «__» ______ 200__ г.;
Основанием для издания приказа во всех случаях является рассмотренное письменное заявление работника с приложением к нему документов, подтверждающих место и время проведения отпуска в том или ином населенном пункте, а также документов, подтверждающих стоимость проезда и провоза багажа, которая подлежит возмещению.
В качестве документа, который подтвердил бы место и время проведения отпуска работником (или членами его семьи) в соответствующем населенном пункте может выступить справка органов исполнительной власти (органов внутренних дел) о сроках прибытия или убытия из соответствующего населенного пункта; справки, выданные паспортными столами, подтверждающие регистрацию граждан по месту проведения отпуска; квитанции об уплате местных сборов (например, курортного сбора); счета гостиниц и иных учреждений по установленной форме, подтверждающие проживание граждан в соответствующем населенном пункте и т.п.
Многие организации для целей подтверждения факта пребывания работников и членов их семей в соответствующем населенном пункте выдают им отпускное удостоверение (отпускной билет) и устанавливают обязанность о производстве отметок в пунктах проведения отпуска в местных органах исполнительной власти или органах внутренних дел.
Следует отметить, что такой документ также может подтвердить место и сроки проведения отпуска, но исключительное требование представления такого документа является неправомерным. Так, например, если пребывание может быть подтверждено счетами гостиниц, то требование представления дополнительных документов, является неправомерным.
В случае проезда в отпуск на личном автотранспорте оплата проезда производится в зависимости от того, представлены первичные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы на проезд или нет.
В качестве документов, подтверждающих расходы, могут быть представлены квитанции (чеки) АЗС; квитанции об уплате сборов за проезд по платным автотрассам и т.п.
При определении возмещаемых сумм в расчет должны приниматься маршрут следования и его километраж; расход топлива в зависимости от марки автомобиля и его года выпуска; стоимость топлива по маршруту движения.
При непредоставлении оправдательных документов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем железнодорожным, водным, автомобильным и т.п. транспортом.
Налогообложение сумм выплачиваемой компенсации
При исчислении единого социального налога (дохода) налогообложению не подлежит стоимость проезда работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая работодателем лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (пп.9 п.1 ст.238 части второй НК РФ). В том случае, если оплата проезда осуществляется не в соответствии с Законом N 4520-1, такие суммы подлежат обложению единым социальным налогом (взносом).
Компенсируемые суммы проезда в остальных случаях подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.
Возмещаемые суммы проезда во всех случаях облагаются налогом на доходы физических лиц в порядке, определенном гл.23 части второй НК РФ.