Командировочное удостоверение для водителя грузового автомобиля
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Командировочное удостоверение для водителя грузового автомобиля
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.
Кого нельзя отправить в командировку
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.
Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.
Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчёт о командировочных расходах
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Отчётные документы
На жильё
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.
На транспорт
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.
Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
На другие расходы
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее
Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году
Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2020 году.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения в 2020 году
Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря чему с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:
Данные новшества были направлены на упрощения документооборота компании.
Для чего требовалось командировочное удостоверение
Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в данном списке значилось командировочное удостоверение. Форма данного документа приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).
Данный документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания трудящегося в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.
До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).
Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).
Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).
Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2020 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку. При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10 либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии).
Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Как оформить командировку в 2021 году
Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.
Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.
Распоряжение о направлении работника в поездку
Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.
Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9
Образец приказа на командировку в 2021 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:
Итоги
На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.