Может ли ооо арендовать автомобиль у директора
Аренда автомобиля учредителя: какой договор нужно оформить?
При использовании личного автомобиля учредителя в служебных целях отношения учредителя (без оформления трудового с ним договора) с организацией (на ОСНО, УСН доходы минус расходы) могут быть оформлены одним из следующих способов:
— выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
— аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
— безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Верно?
Подскажите, какие налоги придется платить в каждом из 3-х случаев? Какой лучше оформить договор? Возможно оформление путевого листа за весь месяц?
Ответ на вопрос №1
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях возможна только сотруднику организации, с которым заключен трудовой договор. Данная компенсация предусмотрена ст. 188 ТК РФ, в которой прямо указано, что компенсация выплачивается работнику организации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Следовательно, учредитель организации, с которым не заключен трудовой договор, на данный вид компенсации рассчитывать не может.
С уважением, А. Грешкина
Ответ на вопрос №2
Договор аренды транспортного средства без экипажа.
На основании ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
При этом, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить пункты о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы на приобретение бензина и прочих ГСМ: кассовые и товарные чеки. Путевыми листами подтверждается производственный характер расходов.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк путевого листа самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
В случае предоставления в аренду учредителем какого-либо имущества (в том числе, автомобиля), доходом учредителя является сумма арендной платы и организация должна выполнять функции налогового агента по НДФЛ. То есть, согласно ст. 224 НК РФ, в день выплаты дохода (перечисления арендной платы), организация, выплачивающая доход учредителю, должна исчислить, удержать из дохода и перечислить в бюджет сумму НДФЛ по ставке 13% (Письма МФ РФ от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, от 29.12.2016 N 03-04-05/79439, от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, 09.04.2012 N ЕД 4-3/5894, Определение ВАС РФ определение от 13.01.2016 N 304-КГ15-17425).
При этом, выплаты по гражданско-правовым договорам, касающимся передачи имущества в аренду, не подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).
Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля без экипажа, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
С уважением, А. Грешкина
Ответ на вопрос №3
Договор аренды транспортного средства с экипажем.
Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Таким образом, сутью договора аренды транспортного средства с экипажем является предоставление, помимо транспортного средства, также и услуг по управлению транспортным средством силами арендодателя.
Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля с экипажем, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вознаграждение за услуги, связанные с технической эксплуатацией и управлением автомобилем, выплачиваемое арендодателю, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо МФ РФ от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495
Документальным подтверждением оказанных услуг, связанных с технической эксплуатацией и управлением автомобилем являются акты приема-передачи услуг, о чем сказано в Письме МФ РФ от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780.
Доход физического лица от сдачи в аренду транспортного средства с экипажем облагается НДФЛ. Организация, выплачивающая физическому лицу указанный доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязаны исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится по ставке 13%, на дату фактического получения дохода (день перечисления арендной платы), при каждой выплате. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы арендодателю (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Согласно официальной позиции контролирующих органов, в договорах аренды транспортного средства с экипажем, рекомендуется отдельно указывать саму сумму аренды транспортного средства и сумму вознаграждения за услуги управления автомобилем, так как страховые взносы начисляются в следующем порядке:
— сумма оплата за аренду транспортного средства не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ)
— сумма вознаграждения за услуги управления автомобилем облагается взносами на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ)
Письмо МФ РФ от 01.11.2017 N 03-15-06/71986
Могу ли я на фирму, где являюсь учредителем и директором, арендовать машину у самого себя?
Для работы мне нужна машина. Купить новую машину сейчас нет возможности. Могу ли я, являясь директором и учредителем фирмы, заключить с собой как с физлицом договор аренды машины без экипажа, чтобы использовать свою собственную машину для работы?
можете заключить, только арендная плата должна соответствовать арендной плате, сложившейся на рынке (в вашем городе, области) при заключении таких договор.
Дополню: если Вы не единственный участник, то потребуется протокол общего собрания об одобрении сделки с заинтересованностью.
Да, безусловно такое право у вас есть Ничего противозаконного Вы не совершите
Статья 642. ГК РФ Договор аренды транспортного средства без экипажа
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок (статья 621) к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются.
Договор аренды транспортного средства без экипажа будет удостоверен подписями одного и того же лица, но от имени разных сторон, при этом необходимо обратить внимание на следующее.
Статья 45. Заинтересованность в совершении обществом сделки
3. Сделка, в совершении которой имеется заинтересованность, должна быть одобрена решением общего собрания участников общества.
Решение об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, принимается общим собранием участников общества большинством голосов от общего числа голосов участников общества, не заинтересованных в совершении такой сделки.
5. Сделка, в совершении которой имеется заинтересованность и которая совершена с нарушением предусмотренных настоящей статьей требований к ней, может быть признана недействительной по иску общества или его участника.
Исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества.
Т.е. если Вы еинственный участник, то проткол не потребуется
Андрей, здравствуйте. Можете-то Вы, конечно, можете. Есть разъяснение Президиума ВАС РФ (Постановление от 06.12.2005 N 9341/05 по делу N А06-586-14/03), согласно которому органы юридического лица не могут рассматриваться как самостоятельные субъекты гражданских правоотношений и, соответственно, выступать представителями юридического лица. Иными словами, Вы можете заключить договор, в котором в качестве арендодателя будете Вы, а в качестве Арендатора юридическое лицо (действующее через единоличный исполнительный орган — директора). Тут проблем нет. Но вот проблемы с налоговой, например, могут возникнуть, если Вы, в частности, существенно завысите цену. Дело в том, что в силу пп. 7 п. 2 ст. 105.1 НК РФ организация и лицо, осуществляющее полномочия ее единоличного исполнительного органа, признаются взаимозависимыми лицами для целей налогообложения. Так что налоговики могут расценить сделку по явно завышенной цене, как попутку увеличить расходы (если для Вашей системы налогообложения расходы учитываются).
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Путевой лист
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Стоит ли ООО арендовать имущество у самозанятого учредителя: анализируем риски, ищем аргументы
Нередко организации арендуют имущество (чаще всего автомобили) у своих учредителей-физлиц. С полученных доходов учредители должны заплатить налог. Многие из них получают статус самозанятого и применяют налог на профессиональный доход со ставкой 6%. В последнее время такие сделки привлекают повышенное внимание налоговиков. В такой «аренде» они видят уход от НДФЛ и страховых взносов. Может ли налогоплательщик доказать свою добросовестность, и какие доводы ему помогут? Читайте в нашей статье.
Что заподозрят налоговики
Вправе ли ООО арендовать имущество (например, автомобиль) у своего учредителя, если тот получил статус самозанятого? Формально — вправе. Такая сделка не противоречит действующему законодательству.
Но на практике у компании, скорее всего, возникнут конфликты с налоговиками. Инспекторы заподозрят искусственное снижение облагаемой базы:
Сразу скажем: доказать обратное будет очень непросто. У проверяющих есть несколько веских причин, чтобы начислить НДФЛ и взносы. Поэтому самое лучшее — заранее отказаться от подобной сделки. Но если она уже заключена, можно попробовать доказать свою добросовестность.
Рассмотрим каждую из причин доначисления платежей в бюджет, и возможные контраргументы налогоплательщика.
Первая причина: самозанятый не может оказывать услуги для своего работодателя
В Федеральном законе от 27.11.18 № 422-ФЗ (далее — Закон № 422-ФЗ) закреплено такое правило. Нельзя платить НПД в отношении выручки от оказания услуг (выполнения работ), полученной физлицом по договору гражданско-правового характера, если заказчиком является работодатель данного физлица. Запрет действует и в случае, когда заказчик был работодателем менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).
Корректно ли считать ООО-арендатора работодателем для учредителя-арендодателя? Это мы обсудим позже. Сейчас рассмотрим другой не менее важный вопрос. Можно ли утверждать, что передача имущества в аренду — это услуга?
Специалисты ФНС полагают, что можно. В письме от 03.08.21 № СД-4-3/10980@ чиновники ссылаются на пункт 5 статьи 38 НК РФ. В нем сказано: услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Отсюда авторы письма делают вывод, будто аренда — это услуга. Следовательно, самозанятый работник не вправе сдавать имущество в аренду своему работодателю (см. « Работник-самозанятый сдает имущество работодателю: в ФНС сообщили, какой налог платить с дохода »).
Какие контраргументы привести в свою защиту
В пункте 1 статьи 2 ГК РФ сказано: предпринимательской является деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Таким образом, в гражданском законодательстве разграничены понятия «пользование имуществом», «выполнение работ» и «оказание услуг».
То же относится и к Закону № 422-ФЗ. В перечне видов дохода, не подпадающих под уплату НПД, аренда (наем) жилых помещений и оказание (выполнение) услуг (работ) значатся в разных пунктах (п. 3 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ соответственно).
В арбитражной практике есть примеры, когда судьи признавали: передача имущества в аренду не является услугой, в том числе и для целей налогообложения (постановление Президиума ВАС РФ от 22.07.03 № 3089/03).
Как следствие, рассмотренный запрет на применение НПД не распространяется на договор аренды. Этот довод можно использовать, чтобы доказать право самозанятого учредителя заключить договор аренды с собственной компанией.
Вторая причина: ООО и учредитель состоят в трудовых отношениях
Как уже упоминалось, подрядчик не может платить НПД по работам и услугам, если выполнено хотя бы одно из двух условий (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ):
Возникает вопрос: если в ООО один учредитель, и он выполняет функции директора, можно ли расценивать это как трудовые отношения? Все зависит от того, заключен ли с ним трудовой договор.
При наличии трудового договора ответ очевиден — компания-арендатор является работодателем. Значит, арендодатель (он же работник) не вправе платить налог на профдоход с полученной выручки.
Инспекторы тоже расценивают директора — единственного учредителя ООО как работника. И отказывают ему в праве платить НПД с арендной платы, полученной от своей организации, даже при отсутствии трудового договора.
Какие контраргументы привести в свою защиту
Согласно статье 16 ТК РФ, трудовые отношения между работодателем и работником возникают на основании трудового договора. Никакие другие документы, в частности приказ или распоряжение, в указанной статье не упомянуты. Отсюда можно сделать вывод: учредитель, не заключавший со своим ООО трудового договора, не является работником учрежденного им ООО. Поэтому он может оказывать своей организации услуги, выполнять работы и передавать ей в пользование имущество, выступая при этом в роли самозанятого.
Третья причина: у арендодателя-учредителя нет договоров с другими арендаторами
Налоговики лояльно относятся к ситуации, когда у плательщика НПД есть несколько клиентов. С точки зрения проверяющих это доказывает, что человек действительно занимается бизнесом, а не использует режим самозанятости для ухода от налогов.
Другое дело — наличие единственного заказчика. Сотрудники ИФНС расценивают это как признак схемы налоговой оптимизации (см. « Налоговики будут доначислять взносы и НДФЛ на выплаты тем самозанятым, которые оказывают услуги только одной компании »).
По этой причине передача имущества самозанятого во временное пользование только одному арендатору вызовет недоверие инспекторов. Тем более, если данный арендатор —это компания, учрежденная арендодателем.
Какие контраргументы привести в свою защиту
Единственное, что можно противопоставить подозрениям налоговиков — это отсутствие у самозанятого другого имущества, которое можно было бы сдать в аренду. Ведь если человек владеет, например, одним грузовиком, то он в состоянии передать во временное пользование только этот грузовик. При подобных обстоятельствах заключить договоры с разными клиентами не получится. Но покупка новых машин и заключение новых договоров — в планах на ближайшее будущее.
Дополнительным плюсом будет наличие других видов бизнеса, подпадающих под НПД. Если учредитель получает деньги не только от сдачи в аренду своего имущества, статус самозанятого выглядит оправданным.
Четвертая причина: существуют другие способы передачи имущества от учредителя к ООО
В статье 54.1 НК РФ названы условия, позволяющие налогоплательщикам уменьшать облагаемую базу. Одно из условий сформулировано примерно так: у каждой сделки (операции) должна быть основная цель, отличная от неуплаты (не полной уплаты, возврата) налогов.
Сотрудники ИФНС используют следующий метод. Они оценивают, стала бы компания совершать операцию, если бы это не привело к уменьшению облагаемой базы. Причем анализу подвергают не всю сделку целиком, а каждую ее часть в отдельности. Ведь даже если сделка привела к решению бизнес-задачи, отдельные шаги могли быть предприняты с иной целью — сократить налоги (см. « Какая «налоговая оптимизация» считается недопустимой: читаем программное письмо ФНС »).
В ситуации, когда компания арендует имущество у своего самозанятого учредителя, инспекторы спросят: почему операция оформлена именно так? Ведь есть и другие способы, в частности:
Какие контраргументы привести в свою защиту
Нужно рассмотреть каждый альтернативный вариант действий и наглядно показать, почему он менее предпочтителен для организации. При этом подчеркнуть, что компания не ставила задачей уменьшение облагаемой базы.
Что конкретно написать, зависит от особенностей бизнеса.
Кому-то подойдет довод, что приобретение собственного имущества пока не по карману для фирмы. Поэтому было решено обойтись в первые месяцы арендованными объектами.
Кто-то сошлется на неполную оплату уставного капитала, которая является препятствием для его увеличения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Кто-то скажет, что платить компенсацию за пользование личном имуществом невозможно, так как с учредителем-арендодателем не заключен трудовой договор.
В любом случае необходимо показать, что в течение срока действия договора аренды самозанятый не пользовался переданным имуществом в внерабочее время. Если речь идет об автомобиле, то отсутствие поездок по выходным и праздникам может стать аргументом в пользу налогоплательщика. Подобными доказательствами могут стать, среди прочего, грамотно оформленные путевые листы.
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок
Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.
Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.
Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).
Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.
Транспортный налог
Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.
Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.
Налог на прибыль
Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.
В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.
Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства
Вид расхода
Вид расхода в НУ
Ссылка на законодательство
Услуги по управлению автомобилем
Страховые взносы на услуги по управлению
Текущий и капитальный ремонт
Расходы на ремонт основных средств*
пп. 1 и 2 ст. 260 НК*
Расходы на содержание
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК
Материальные расходы** или
пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***
Страхование (ОСАГО, КАСКО)
Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование
пп. 1 п. 1 ст. 263 НК
* если обязанность возложена на арендатора,
** для производственной деятельности,
*** для нужд управления.
Первичные документы
Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.
Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.
Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.
Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.
Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.
Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.
Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.
Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).
Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).
При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.
Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.
Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
НДФЛ и страховые взносы
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.
Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.
Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.
Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:
Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.
Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.
Таблица 2. Бухгалтерские проводки