Накладная на ремонт авто
Как автосервису оформлять заказ‑наряды, чтобы предотвратить споры
Заказ-наряд — документ, который автосервис оформляет в случае ремонта или обслуживания автомобиля. Фактически — это договор между автосервисом и владельцем автомобиля. В статье расскажем зачем оформлять заказ-наряд, и как это сделать правильно.
Зачем автосервису заказ-наряд
Главный плюс заказа-наряда — экономия времени. Он заменяет сразу несколько документов: заявку клиента на ремонт машины, техническое задание с указанием конкретных видов работ, договор и акт приемки-передачи.
Лаконичность документа не снижает безопасность сделки. Обе стороны, автосервис и клиент, защищают себя на случай споров.
Допустим, клиент отказывается оплачивать ремонт автомобиля. В заказе-наряде прописаны стоимость работ и использованных запчастей. Клиент подписал договор, значит дал согласие. В суде он с большой вероятностью проиграет. Он об этом знает, поэтому не будет никуда обращаться, даже если грозится.
Где взять бланк заказ-наряда
Закон не устанавливает обязательную форму заказ-наряда. Вы можете разработать форму, удобную для вашего автосервиса. Главное — включить обязательные элементы, определённые в законе. При составлении заказ-наряда, нужно руководствоваться положениями о договоре подряда и правилами оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств.
Что должно быть написано в заказ-наряде
Заказ-наряд составляется в письменной форме и содержит следующие сведения:
данные исполнителя: ФИО, ИНН, сведения о регистрации ИП или наименование и адрес юрлица;
данные заказчика: фамилия, имя, отчество, телефон, адрес;
сведения об автомобиле: марка, модель, государственный номер, номера основных агрегатов, цена — определяется по соглашению сторон;
сроки: дата приёма заказа и дата его выполнения, могут быть указаны промежуточные сроки завершения отдельных этапов работ;
цена и порядок оплаты: человек вправе отказаться от оплаты работ, если он их не согласовал;
перечень работ: автосервис не вправе без согласия собственника авто выполнять дополнительные платные работы — все работы до их выполнения должны быть указаны в заказ-наряде и подписаны заказчиком;
перечень запчастей: если запчасти предоставляет сервис, то указывается их количество и стоимость, если — клиент, то автосервис может попросить предоставить сертификаты соответствия или другие документы, которые подтверждают качество запчастей;
гарантийные сроки на работы — если сервис их устанавливает;
должность, ФИО и подпись того, кто принял заказ, а также подпись клиента.
Заказ-наряд заключают с владельцем автомобиля или с человеком, у которого есть доверенность. Автосервис вправе попросить документы, которые удостоверяют личность и подтверждают право сдавать автомобиль в ремонт. Если клиент сдаёт в ремонт отдельные части, а не весь автомобиль, то эти документы не требуются.
Когда клиент оставляет автомобиль в сервисе, дополнительно составляют акт приема-передачи. Документ оформляют отдельно или как приложение к заказ-наряду. Указывают комплектность автомобиля, видимые поверждения и дефекты. Например, если на двери автомобиля есть скол, нужно зафиксировать это в акте — так вы исключите возможные претензии, что скол появился в ходе ремонта.
В заказ-наряд можно добавить блок рекомендаций клиенту. Если при ремонте мастер выявит дополнительные неисправности, которые клиент не готов устранять сейчас, то они указываются в рекомендациях. Так сервис обезопасит себя от возможных претензий, а клиент сможет спланировать следующий визит в автосервис.
Когда заказ-наряд не нужен
Заказ-наряд оформляется в письменной форме и подписывается обеими сторонами. Так как заказ-наряд выполняет функции договора, то в нём указываются все существенные условия, в противном случае он будет считаться незаключенным.
Но оформление заказ-наряда обязательно не во всех случаях. Если автосервис выполняет мойку, диагностику, подкачку шин или другие небольшие работы в присутствии заказчика, можно оформить квитанцию или даже обойтись обычным кассовым чеком.
Образец заказ-наряда
Образец подходит для загрузки в Эльбу, на изображении — его часть
Накладная на ремонт авто
Чтобы зафиксировать обслуживание транспортного средства в конкретном автосервисе, заполняется заказ-наряд на ремонт автомобиля. Он содержит информацию об объеме работ, которые проводит исполнитель, и, по сути, представляет собой договор между сторонами. Когда форма грамотно заполнена, это предотвратит недопонимания между клиентом и мастером. В конце статьи можно скачать образец.
Общее содержание документа
Форма содержит в себе следующие сведения:
Следует вписать отличительные характеристики автомобиля: государственный номер, марку, цвет, номер двигателя. Также указывается его примерная стоимость, размер которой назначается по взаимному согласованию.
Важно! Помимо сведений, которые содержит типовая форма, в бланк можно включить сроки акций и информацию о гарантиях, предоставляемых сервисом.
Почему нужно заполнять бланк
Заполненный бланк может понадобиться при разрешении разногласий с клиентами. Легче договориться в ситуациях, когда сами работники допустили ошибку в установке либо был брак в запчастях, приобретенных исполнителем. Однако когда детали приобрел клиент, а сотрудники станции техобслуживания установили ее, и обнаружились неполадки, заполненный бланк определит порядок разрешения возникшей проблемы.
В документе содержится подробная информация об использованных запчастях и проделанных операциях. Эти сведения нужны для точного расчета стоимости ремонта. Он может иметь функцию счета для оплаты или использоваться как договор между станцией техобслуживания и заказчиком. Скачать типовой образец документа можно по ссылке ниже.
Акт списания запчастей на автомобиль
В компаниях, эксплуатирующих автомобили, часто проводят замену каких-либо их запчастей. Новые детали, потраченные на ремонт транспортного средства, необходимо списать. Для этого члены специальной комиссии составляют соответствующий акт. Какая информация должна быть в нем, разберемся в статье.
Общая информация
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Для составления документа может созываться комиссия. Также это может сделать и один ответственный сотрудник, поскольку акт все равно будет утверждать руководитель. Тонкости операции списания и состав комиссии, если таковая планируется, нужно прописать в учетной политике организации.
Перед процедурой списания соблюдают такой порядок действий:
Таким образом, запчасти нужно оприходовать, зафиксировать их перемещение между подразделениями компании, затем списать их для ремонта автомобиля.
Для списания можно использовать унифицированные формы М-15 или М-11, однако они неточно отражают суть данного факта хозяйственной жизни.
Составляем акт списания запчастей на автомобиль
Форма акта законодательно не установлена. Компании разрабатывают бланк самостоятельно, включая в него все необходимые реквизиты для подобных документов. Список реквизитов указан в ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011 г. (закон «О бухгалтерском учете»). К ним относятся: наименование предприятия или компании, наименование бумаги, дата и место ее составления, структурное подразделение, факт хозяйственной жизни предприятия, единицы измерения и т.д.
Важно! Бланк утверждает руководитель организации в учетной политике.
Структура документа стандартная: должны быть шапка и основная часть. В шапке надо указать следующую информацию:
Также должны быть предусмотрены графы для утверждения документа руководителем. Он должен поставить дату и подпись после прочтения акта.
В основной части указывают такие данные:
Далее подводят итог: после таблицы отмечают, сколько всего запчастей было списано и на какую сумму.
Документ заканчивают подписи председателя, членов комиссии и руководителя в графе для утверждения бумаги.
К сведению! При обнаружении фактических ошибок используют стандартный порядок действий. Нужно аккуратно зачеркнуть слово или число с ошибкой, рядом или сверху написать правильный вариант, затем поставить отметку «Исправленному верить» и подпись. Все члены комиссии должны быть ознакомлены с исправлениями.
После подписания акт отправляют в бухгалтерию для отражения факта списания в бухгалтерском учете.
Заказ-наряд на ремонт. Почему его нужно использовать?
Для чего нужен заказ-наряд сервисному центру?
Заказ-наряд на ремонт автомобиля — форма документа, подтверждающего торгово-деловые отношения между сервисным центром и клиентом. Для автосервиса акт заказ-наряда на выполнение работ сочетает сразу несколько регулирующих документов:
Договор заказ-наряда относится к первичной бухгалтерской документации и необходим для аудита и подготовки финансовой отчетности предприятия. На основании заказ-наряда автосервис может законно получать оплату при предоставлении услуг — документ позволяет проводить расчеты физлиц с юридическим лицом по банковским картам или наличными.
Важно! Наряд-заказ на обслуживание автомобиля не может считаться актом о выполненных работах автосервиса. В документе прописываются только планируемая или фактически выполненная работа мастеров СТО, а также количество используемых запчастей для ремонта транспортного средства. Использование бланков не освобождает предприятие от использования актов выполненных работ и получения-приемки транспортного средства.
Как заполнять заказ наряд — что прописывается в документе?
В завершение ставятся ФИО и подпись менеджера, составившего заказ-наряд, а также подпись клиента. Дополнительно в бланке заказ-наряда на работу мастеров указываются условия и длительность гарантии автосервиса, если это предусмотрено политикой компании, а также список рекомендаций для клиента. В списке отмечаются все вторичные или независимые неисправности, которые были обнаружены при диагностике автомобиля, а также сроки следующего регламентного ТО. Если клиент не желает устранить проблемы сразу в автосервисе, список с рекомендациями станет защитой автосервиса от возможных претензий в дальнейшем.
Работа и учет заказ-нарядов автосервиса
Наряд-заказ предприятия — подотчетный документ, который используется в бухгалтерии СТО для составления финансовых отчетов. Работа, учет и хранение данного документа регламентируется требованиями федерального закона 22.05.2003 N 54-ФЗ. Печать заказ-наряда осуществляется внутри офиса компании лимитированным количеством, все пустые бланки хранятся в сейфе руководителя или бухгалтера без подписей и печатей.
Автосервис может составить предварительный заказ-наряд на работу исходя из данных клиента или результата первичной диагностики, после чего заполнить новый бланк, основываясь данными полученными при полной дефектовке транспортного средства. При оформлении заказ-наряда станция технического обслуживания полностью согласовывает с клиентом количество и порядок предоставляемых услуг, стоимость работы и запчастей, а также список используемых комплектующих. После подписания заказ-наряд на услуги автосервиса клиенту предоставляется заверенный дубликат.
По окончании рабочего дня документация пломбируются или опечатываются. Все выполненные заказ-наряды хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет, после чего могут быть уничтожены согласно установленному порядку на предприятии. До окончания действия гарантийного периода, прописанного в договоре, бланки наряд-заказов сервиса хранятся в сейфе или хранилище.
В каких случаях СТО не требуются заказ-наряды?
Если работа осуществляется в присутствии владельца транспортного средства, СТО достаточно предоставить квитанцию для оплаты или выдать стандартный кассовый чек. Также оформление заказ-наряда на выполненные работы не требуется, если клиент сам воспользовался профильным оборудованием автосервиса — например, лично подкачал шины от компрессорной станции.
Рекомендации: что нужно помнить автосервису при работе по заказ-нарядам?
Кроме того, для оптимизации документооборота стоит использовать профильный софт, позволяющий быстро сделать заказ-наряд исходя из ранее полученных данных клиента. Например, решение от АвтоДилер позволяет сформировать бланк наряд-заказа исходя из акта осмотра или дефектовки, а также напечатать документ в 1 клик.
Заказ-наряд на ремонт автомобиля
Заказ-наряд на ремонт авто используется в качестве упрощенного договора подряда, который оформляется в автосервисе перед началом ремонтных работ. Кроме того, документ может использоваться в качестве платежной квитанции, выставляемой клиенту для оплаты услуг, а также актом передачи и приема транспортного средства. В последнем случае типовой бланк заказ-наряда требуется доработать и добавить приложение, где будут описываться техническое состояние и комплектность автомобиля до ремонта в автосервисе под подпись клиента.
Порядок оформления заказ-наряда для автосервиса
Бланки документа подлежат строгой отчетности и заполняются только при оформлении сделки между клиентом и СТО. Документ регламентирует лишь количество проводимых работ для ремонта или обслуживания автомобиля, а также список используемых запчастей, поэтому подписывается клиентом только после проведения диагностики транспортного средства.
Если услуга предполагает проведение диагностики неисправности или дефектовки запчастей, а также затрагивает несколько агрегатных узлов, использование предварительного наряд-заказа нецелесообразно. В таком случае ряд работ определяется после полного осмотра транспортного средства и индивидуально согласовывается с каждым клиентом.
После подписания бланка клиентом документ считается официально заверенным между сторонами. В таком случае автосервис обязуется выполнить ряд обозначенных работ согласно описанному сроку, а также проконтролировать качество приобретаемых комплектующих, а клиент — оплатить услуги СТО по условиям, обозначенных в договоре.
Преимущества использования заказ-наряд на ремонт автомобиля для автосервиса
Переход автосервиса на работу по бланкам заказ-нарядов позволяет предупредить риск возможного мошенничества со стороны клиентов и закрепить доверительные отношения между сторонами. От использования актов заказ-наряд на автомобили в выигрыше остаются и клиенты, и СТО — рассмотрим все плюсы и минусы 
Это оптимизирует документооборот автосервиса и ускоряет делопроизводство, что косвенно сказывается и на увеличении качества сервиса СТО. Кроме того, выгрузка данных о клиенте из бланка может использоваться для создания персонализированных предложений и записи истории обслуживания.
Какие спорные ситуации может решить акт заказ-наряда автомобиля?
Таким образом использование заказ-нарядов на авто — плавный шаг к развитию и масштабированию автосервиса, позволяющий улучшить взаимоотношение с клиентами компании и оптимизировать большинство бизнес-процессов.
Бланк заказ-наряда
Бланк заказ-наряда на ремонт автомобиля можно разработать самостоятельно или с помощью юриста. Также можно скачать бесплатно шаблон или образец наряд-заказа из интернета — в таком случае документ придется адаптировать под требования компании и специфику бизнеса.
Как работать с бланком заказ-наряда на выполнение работ в автосервисе?
Для удобства компании заполнять бланки заказ-наряда на ремонт автомобиля рекомендуется в электронном формате, что позволяет оптимизировать документооборот и ускорить делопроизводство. Документ, который оформляется на компьютере может сразу выгружаться в CRM и систему учета, что исключает необходимость в ручном вводе данных и сокращает риск ошибок в документации по причине человеческого фактора.
Оформлять заказ-наряды на выполнение работ в автосервисе можно через офисные программы или профильный софт. Разберем преимущества и недостатки каждого варианта.
Заказ наряд Word
Кроме того, наряд-заказ на ремонт автомобиля в Word предусматривает добавление электронной печати для закрепления юридической силы документа. Это позволяет скачать готовый заказ-наряд на ремонт автомобиля в Word и отдать документ на подпись клиенту.
Главным недостатком работы с образцами заказ-нарядов в Word считается проблемная выгрузка данных и невозможность интегрировать сторонний софт для автоматизации бизнес-процессов. Таким образом ответственному лицу необходимо дублировать всю информацию из созданных заказ-нарядов и контролировать обмен данными сразу в нескольких программах, что увеличивает объем бюрократических работ и негативно сказывается на уровне предоставляемого сервиса.
Профильный софт упрощает документооборот компании и предусматривает интеграцию с программами учета. Это позволяет выгружать всю информацию из бланков заказ-нарядов в автоматическом режиме в учетные системы и CRM, а также исключает необходимость в двойном вводе данных. Работать с программой АвтоДилер быстрее и удобнее, кроме того, это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов автосервиса при дальнейшем масштабировании компании.
Заказ наряд Excel
В тоже время оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля через Excel не позволяет напрямую выгружать клиентские данные в CRM или выводить сводные отчеты о рабочих процессах предприятия. Формат работы с заказ-нарядами через Эксель подходит для малонагруженных сервисов и предоставляет много сложностей при обработке больших массивов данных — при составлении квартальной финансовой отчетности, расчете заработной платы для сотрудников или калькуляции по комплектующим для ТО.
Система фиксирует все данные клиента, а также участвующих в ремонте менеджеров, что позволяет быстро рассчитать нагрузку на персонал, загруженность автосервиса и заработную плату сотрудников. Модуль предполагает автоматический расчет предварительной и точной стоимости работ для клиента, а комплекс инструментов для автоматизации документооборота ускоряет делопроизводство внутри СТО.
Здесь вы можете скачать бланк заказ-нарядов в Excel и интегрировать документ в работу своей компании.
ТО автомобиля: как учесть материалы и запчасти
Техобслуживание автомобилей пока еще является обязательной процедурой для всех собственников. Как правило, проводят ТО в автосервисе, а при проведении работ используются различные материалы и запчасти. Как их учитывать, если в акте выполненных работ наряду со стоимостью услуг они указаны отдельными позициями?
Договор
Правила оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств утверждены Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2001 г. № 290.
В подпунктах 15 и 16 этих правил говорится, что ремонт автотранспортных средств осуществляется на основании договора, заключаемого в письменной форме. Это может быть заказ-наряд, квитанция или другой документ.
В договоре должны быть прописаны:
Исполнитель обязан оказать услугу (выполнить работу) по договору с использованием собственных запасных частей и материалов, если иное не предусмотрено договором. То есть заказчик вправе представить и свои, но эту ситуацию мы сейчас не рассматриваем.
Ремонт или розница?
Как учесть ТО, если в заказ-наряде мы видим отдельную строку, где указаны цена, количество и стоимость использованных запчастей?
Если договор на оказание услуг по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортного средства предусматривает замену запчастей, и их стоимость включена в общую стоимость услуг, то их установка рассматривается как неотъемлемая часть услуги (см. письма Минфина от 24 марта 2010 г. № 03-11-11/74, от 28 января 2010 г. № 03-11-11/20 и др.).
То есть, даже если в заказе-наряде на ТО стоимость использованных запчастей выделена отдельной строкой, а отдельного договора на их покупку не было, то розничной торговли не возникает (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 22 июня 2010 г. № 14630/09).
Этот вывод и определяет дальнейший учет ТО.
Стоимость ТО – в расходы
А затраты на ТО относятся к расходам по обычным видам деятельности. Такие расходы признаются на дату подписания акта приемки-сдачи выполненных работ (п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»