Напечатать путевой лист грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля
Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.
Как работать с путевым листом
Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.
Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:
Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.
Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.
Какой бланк использовать
Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.
Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).
Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)
Сначала необходимо указать:
Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:
После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.
Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.
После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.
К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.
В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:
На обороте талона заказчик должен указать:
Отрывной талон должен подписать таксировщик.
На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.
Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.
Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.
Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):
К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.
Напечатать путевой лист грузового автомобиля
По какой форме оформлять путевые листы после 01.01.2020 организациям и индивидуальным предпринимателям для легковых и грузовых автомобилей?
Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Реквизиты путевых листов в 2020 году
В самостоятельно разработанных бланках путевых листов на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи должны быть обязательные реквизиты, которые предусмотрены установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а именно:
Кроме того, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):
Также на путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Бланки путевых листов в 2020 году
Утвержденные унифицированные путевые листы можно скачать бесплатно можно скачать в данном списке:
- Путевой лист автобусаПутевой лист автобуса необщего пользованияПутевой лист грузового автомобиля 4-ППутевой лист грузового автомобиля 4-СПутевой лист легкового автомобиляПутевой лист таксиПутевой лист специального автомобиляПутевой лист строительной машиныПутевой лист трактора
При этом вы также можете скачать уже доработанные основные бланки путевых листов на 2020 год со всеми обязательными реквизитами:
Также образец заполнения путевого листа легкового авто вы можете скачать по ссылке. Или можете посмотреть на немного другой вариант оформления (тоже верный)
Реестр путевых листов: бланк 2020
Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны в 2020 году регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.
Путевой лист грузового автомобиля: бланк 2021 года по форме № 4-с и № 4-п
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Где скачать путевой лист грузового автомобиля 2021 года?
На нашем сайте Вы можете скачать бесплатно новый бланк путевого листа грузового автомобиля 2021 года (типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п).
Напоминаем, что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
Внимание! При заполнении нижеуказанных форм в них необходимо включать все обязательные реквизиты, подробно ознакомится с которыми можно в Приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368.
Напомним, что в настоящее время путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) срок действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве с указанием марки авто и показаний одометра;
5) сведения о перевозке;
6) сведения о водителе.
Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля — это первичный документ, который обязаны формировать организации, эксплуатирующие транспортные средства. В 2021 году правила заполнения изменились.
Какие бланки использовать
Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.
Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки: унифицированная форма путевого листа грузового автомобиля 2021 года закреплена в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 № 78. По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.
Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы формы № 4-С используются организациями, в которых начисление заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении.
Новые правила заполнения
Законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ признают ничтожным. Отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.
Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики не примут путевой лист в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.
Инструкция, как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2021 году:
Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный документ заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.
Особенности учета и хранения документации
Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Бланк разрешено разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.
Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в ст. 553 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. Если документ является единственным подтверждением вредных и опасных условий труда, то его необходимо хранить 75 лет. Если отсутствует путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или организации, то налоговики оштрафуют на 200 рублей за каждый непредоставленный документ для камеральной проверки.
Ответственность и штрафные санкции
За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель и ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель вправе управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.
Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф.
Так выглядит образец путевого листа по форме 4-С:
А это путевой лист на газель по форме 4-П:
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)
Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль
Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1. п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.
Для чего нужны путевые листы бухгалтерам
Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.
Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:
В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.
Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:
Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для 1–2 заказчиков за смену.
Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.
Оба бланка путевых листов грузовых автомобилей, утвержденные Госкомстатом, не являются обязательными для использования. Допускается самостоятельная разработка форм таких бланков. Однако обе формы — и 4-П, и 4-С — создавались с учетом включения в них реквизитов, обязательных для путевых листов грузовых автомобилей, и поэтому удобны для применения.
Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.
Перечень обязательных реквизитов путевого листа содержит приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368. Документ действует с 01.01.2021. Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 с 1 января 2021 года утратил силу.
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.
Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П
Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно бесплатно, кликнув по нужной картинке ниже:
Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2021 года
Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы можете в КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к системе К+ по ссылкам ниже:
Итоги
Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 11.09.2020 № 368 и от от 15.01.2021 № 9.