Образец приказа о закреплении арендованного автомобиля за сотрудником
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.
Для чего нужен документ
Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.
В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).
При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.
Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.
Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.
На кого возложить обязанность по составлению приказа
Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.
Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.
Как объяснить создание документа
Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.
В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Образец документа
При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.
В «шапке» документа надо указать:
Далее пишется основная часть, в которой указывается:
При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Инструкция: готовим приказ о закреплении автомобиля за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распорядительный документ организации, в котором содержится перечень работников, имеющих право пользоваться транспортным средством (ТС) в качестве водителя.
Российское законодательство не заставляет работодателя издавать приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, но он необходим для самого руководства компании. Транспорт приравнивается к объектам повышенной опасности, за его исправностью необходимо следить и делать это должны конкретные работники, за которыми он закрепляется. Обычные граждане сами следят за состоянием своих машин, соблюдают нормы и требования по их использованию. В компании эти обязанности выполняет ответственное лицо за эксплуатацию транспортных средств, назначаемое распоряжением. Сотрудник, назначенный ответственным за автомобиль, при его неисправности или повреждениях возмещает ущерб.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование служебного автомобиля в личных целях работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Если говорить о том, чем регламентируется закрепление техники за водителем, то ссылки на ст. 212 ТК РФ допустимы, так как в ней прописаны обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда. Также, составляя приказ, обращаемся к Федеральному закону от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 02.07.2021) «О безопасности дорожного движения» (с изм. и доп., вступ. в силу с 22.08.2021). Унифицированная форма при составлении распоряжения не применяется, так как не разработана, составляется в произвольном виде. Оформление документа возлагают на специалиста по кадрам, секретаря, делопроизводителя или бухгалтера. В бумаге указывают:
Техника принимается работником в использование по акту, поэтому документ составляют и по-другому:
В обоих случаях в распоряжении указывают ответственных лиц за использование ТС, прописывают марку и государственный номер, некоторые работодатели также добавляют информацию о порядке передачи машины другому сотруднику, о внесении сведений в журнал учета сообщений о неисправностях и поломках.
Распоряжение заверяют подписью руководства компании или подписью лица, действующего на основании доверенности. Бумага, подписанная сотрудником, не наделенным правом подписи, недействительна. Печать на ней не ставят, если это не обусловлено учредительными документами организации.
Вот для примера образец приказа о закреплении транспортного средства за водителем 2021 года:
Бланк акта о закреплении машины за сотрудником выглядит так:
Наименование и реквизиты организации
О ЗАКРЕПЛЕНИИ МАШИНЫ ЗА ВОДИТЕЛЕМ
начальник хозяйственного отдела_____________________________________________(Ф.И.О.)
составили настоящий акт о том, что автомобиль марки________________с государственным номером_______,
пробег с начала эксплуатации_________________км по приказу от _________№_________закрепляется за
На момент сдачи _________________с государственным номером __________находится в следующем состоянии:
Принявший в эксплуатацию машину водитель ________________________
(Ф.И.О.) обязуется хранить вверенную ему собственность, строго соблюдать правила технической эксплуатации и
(должность, Ф.И.О., подпись)
(должность, Ф.И.О., подпись)
Срок хранения документа
Составив документ, согласовав его с руководством, специалист подписывает его у директора компании. Знакомят с ним под подпись тех сотрудников, за кем закрепляется ТС. При необходимости этим работникам выдают заверенные копии. Подлинник чаще хранят в папке с документами по административно-хозяйственной деятельности. Срок хранения таких бумаг составляет 5 лет в архиве организации (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста по документообороту в коммерческой организации, которая занимается производством и продажей упаковки.
Есть автомобиль, но нет штатного водителя. Какие документы надо оформить?
Документальное оформление допуска
А втомобиль является источником повышенной опасности (ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ), поэтому допуск сотрудника к его управлению должен быть надлежащим образом оформлен. При крупном ДТП компетентные органы могут запросить у работодателя бумаги, оформленные для предоставления автомобиля сотруднику. Кроме этого, правильно составленные документы помогут взыскать с работника нанесенный транспортному средству ущерб.
Посмотрим, что работодателю необходимо подготовить.
1. Издать приказ о допуске к управлению автомобилем. Перечень сотрудников, имеющих допуск к управлению автомобилями компании, можно закрепить в приказе.
С таким приказом следует ознакомить работников, допущенных к управлению, под личную подпись (Пример 1).
Пример 1. Приказ о предоставлении права управления транспортными средствами
2. Оформлять акт приема-передачи автомобиля (Пример 2) или вести журнал его использования (Пример 3). Каждый случай использования автомобиля следует фиксировать, составляя акт или записывая в специальный журнал. В журнале следует предусмотреть графу «подпись работника об использовании автомобиля». Такой учет пригодится при попадании автомобиля в какое-либо происшествие. По журналу можно будет отследить, какой работник был за рулем автомобиля, и привлечь его при необходимости к ответственности.
Пример 2. Форма акта приема-передачи автомобиля работнику
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
4 главных изменения для работодателей, у которых в штате есть водители
Сотрудники на служебных автомобилях всегда были в центре внимания ГИТ. Причем инспекторы традиционно проверяют не только транспортные организации и их документы на водителей, а всех работодателей, у кого есть корпоративный автопарк. Речь идет о безопасности, охране здоровья, и наказание за нарушения может быть очень серьезным. Рассказываем об основных изменениях, которые произошли за последнее время, в частности как изменились требования к работникам-водителям, режиму их труда и отдыха, а также охране труда.
Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров
В предыдущих статьях, посвященных ведению реестров и журналов в кадровом делопроизводстве, мы рассматривали те формы, которые обязательны для ведения у всех или у отдельно взятых работодателей. Но в процессе работы отдела персонала образуется, как правило, такое количество документов, что возникает необходимость их упорядочить тем или иным образом. И в этом нам помогают специальные журналы. Как правило, большая часть крупных компаний в настоящий момент перешла на системы электронного внутреннего документооборота и им не требуется вести в бумажном виде, например, журналы учета входящей и исходящей корреспонденции, приказов и трудовых договоров. Однако даже в таких организациях до сих пор часто используются бумажные реестры должностных инструкций, журналы учета выданных доверенностей и т. п., в которых требуется проставлять личные подписи сотрудников для подтверждения фактов ознакомления с документами и получения их на руки. Остановимся на наиболее популярных в работе кадровых служб.
Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью « Ppt.ru »
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО « Ppt.ru »
Директор Петров / Петров П.П. /
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.