Расчет затрат на содержание автомобиля в учреждении
Учет расходов на содержание автотранспортных средств
Автор: Заболонкова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В консультации рассмотрим особенности бюджетного учета чаще всего возникающих расходов, связанных с содержанием автотранспортных средств, например расходов на ремонт, техобслуживание и т.д.
Приобретение и учет запасных частей
Согласно п. 118 Инструкции № 157н, п. 21 Инструкции № 162н запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах, учитываются в составе материальных запасов на счете 10536000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».
Расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.4.6 Порядка № 209н).
Для учета материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных, в целях контроля за их использованием применяется забалансовый счет 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных». Перечень материальных ценностей, учитываемых на этом счете (например, двигатели, аккумуляторы, шины и покрышки и т. п.), устанавливается учетной политикой учреждения (п. 349 Инструкции № 157н).
Материальные ценности отражаются на забалансовом счете в момент их выбытия с балансового счета в целях ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортных средств.
Выбытие материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену.
При выбытии транспортного средства запасные части, установленные на нем и учитываемые на забалансовом счете, списываются с забалансового учета.
Аналитический учет по забалансовому счету 09 ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров – при их наличии) и их количеству.
В бюджетном учете операции по учету запасных частей отражаются проводками (п. 23, 26 Инструкции № 162н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приняты к учету запасные части по фактической стоимости (без дополнительных затрат, в рамках одного договора)
1 302 34 73х*
1 208 34 667
Приняты к учету запасные части по стоимости, сформированной при их приобретении (в том числе по нескольким договорам)
Получены запасные части по централизованному снабжению
Приняты к учету запасные части, полученные после ликвидации основного средства и оставшиеся в распоряжении учреждения
Приняты к учету запасные части, оставшиеся в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд по результатам проведения ремонтных работ, в том числе демонтажа объектов нефинансовых активов
Списаны с балансового учета выданные запасные части
Приняты на забалансовый учет выданные запасные части
Списаны с забалансового учета запасные части после их замены
*По соответствующей подстатье КОСГУ.
Ремонт автомобиля
Если учреждение осуществляет ремонт не собственными силами, в этом случае расходы учреждения на оплату услуг по ремонту автомобиля отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 10.2.5 Порядка № 209н).
В силу производственной необходимости работник казенного учреждения вынужден был за свой счет оплатить ремонт служебного автомобиля, согласовав его с работодателем. Стоимость работ составила 2 000 руб. Расходы на ремонт возмещены работнику путем перечисления денежных средств на его карту. Согласно учетной политике учреждения в случае возмещения произведенных работником расходов без предварительного получения денежных средств под отчет применяется счет 208 00 000*. Данные условные.
В учете необходимо сделать проводки (п. 84, 111 Инструкции № 162н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Приняты к учету расходы на ремонт автомобиля
Перечислены работнику денежные средства для возмещения ему расходов на ремонт автомобиля
* По мнению Минфина, выраженному в Письме от 30.09.2011 № 02-06-05/4406, согласно общим принципам методологии бюджетного учета, а также с учетом того, что получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него ЛБО (бюджетных ассигнований), корректно будет принять к учету обязательство учреждения в сумме расходов, произведенных сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и 0 502 00 000 «Принятые обязательства». Но и отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками в таком случае не является нарушением порядка ведения бюджетного учета (Письмо Минфина РФ от 26.04.2019 № 02-06-10/30972).
Автомобильные аптечки
Автомобильные аптечки относятся к лекарственным средствам и материалам, применяемым в медицинских целях (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), утвержденный Приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст).
Исходя из этого определения, расходы на приобретение автомобильных аптечек необходимо отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 341 «Увеличение стоимости лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.4.1 Порядка № 209н, Письмо Минфина РФ от 15.03.2019 № 02-05-10/17875).
Таким образом, в бюджетном учете автомобильные аптечки отражаются в составе материальных запасов на счете 0 105 31 000 «Медикаменты и перевязочные средства – иное движимое имущество учреждения» (п. 117, 118 Инструкции № 157н, п. 21 Инструкции № 162н).
К сведению: подготовлен проект приказа Минздрава РФ «Об утверждении требований к комплектации аптечки для оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (автомобильной)», согласно которому с 1 января 2021 года устанавливается новое наполнение аптечки для водителей. Например, планируется убрать из аптечки бинты малых размеров (5 м х 5 см и 5 м х 7 см), стерильные бинты различных размеров и стерильный перевязочный пакет, бактерицидные лейкопластыри. Предполагается добавить в аптечку дополнительную упаковку стерильных салфеток и нестерильные бинты больших размеров, две нестерильные медицинские маски. Рулонный лейкопластырь размерами не менее 1 х 250 см будет заменен на более широкий (не менее 2 х 500 см). Предусматривается, что аптечки первой помощи (автомобильные), произведенные до 1 января 2021 года, будут действительны в течение срока их годности, но не позднее 31 декабря 2024 года.
Автомобильные огнетушители
Огнетушители – это первичное средство для тушения пожаров. Они могут быть перезаряжаемыми или разовыми. Например, срок службы перезаряжаемого огнетушителя с металлическим корпусом – не менее 10 лет. Срок службы огнетушителя разового пользования определяется техническими документами на огнетушитель (п. 5.53 ГОСТ Р 51057-2001, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 25.10.2001 № 435-ст).
Следовательно, огнетушитель в зависимости от срока службы можно учитывать в составе как основных средств, так и материальных запасов.
Основное средство.
Если срок службы огнетушителя составляет больше 12 месяцев, его учитывают в составе основных средств (п. 7 СГС «Основные средства»). Расходы на его приобретение следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.1 Порядка № 209н).
В ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст) огнетушители включены в группу «Машины и оборудование общего назначения прочие, не включенные в другие группировки» по коду 330.28.29.22.110.
Для их учета можно применять счет 0 101 34 000 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения» (п. 4, 5 Инструкции № 162н).
Огнетушители стоимостью до 10 000 руб. при передаче в эксплуатацию отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации», и на них не нужно начислять амортизацию (п. 373 Инструкции № 157н, п. 39 СГС «Основные средства»).
Напомним, на забалансовом счете 21 объект отражается на основании первичного документа, подтверждающего его ввод (передачу) в эксплуатацию, в условной оценке «один объект – 1 руб.», в случае утверждения учреждением в рамках формирования учетной политики иного порядка – по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта.
Внутреннее перемещение огнетушителей в учреждении отражается на забалансовом счете на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения.
Выбытие огнетушителей с забалансового учета производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они ранее были приняты к забалансовому учету.
Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.
Обратите внимание: расходы на перезарядку (зарядку) огнетушителей относятся на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (п. 10.2.5 Порядка № 209н).
Материальный запас.
Если срок службы огнетушителя составляет менее года, его можно учитывать в составе материальных запасов (п. 7 СГС «Запасы»). В этом случае расходы на его приобретение отражаются по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)» КОСГУ (п. 11.4.6 Порядка № 209н) и КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Счет учета – 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения» (п. 21 Инструкции № 162н).
Коврики, чехлы
Расходы на приобретение автомобильных ковриков и чехлов отражаются по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 11.4.6 Порядка № 209н), КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).
Установка сигнализации
Если и приобретение оборудования (сигнализации), и его установка оформлены одним договором, оплата таких услуг отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» (п. 10.2.6 Порядка № 209н).
В случае приобретения сигнализации по отдельному договору оплата ее стоимости отражается по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов», а установка – по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
В обоих случаях применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Прочие расходы
Госпошлина при регистрации автомобиля.
Размеры государственной пошлины за государственную регистрацию транспортных средств и совершение иных регистрационных действий предусмотрены пп. 36 – 46 п. 1 ст. 333.33 НК РФ.
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 333.35 НК РФ от уплаты государственной пошлины освобождаются федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления при их обращении за совершением юридически значимых действий, установленных гл. 25.3 «Государственная пошлина» НК РФ.
Положение указанной нормы НК РФ распространяется на органы, входящие в структуру органов государственной власти или местного самоуправления, и означает освобождение их от уплаты государственной пошлины за совершение любых юридически значимых действий.
Структура федеральных органов исполнительной власти утверждена Указом Президента РФ от 21.01.2020 № 21. Согласно этому документу учреждения, подведомственные федеральным органам исполнительной власти, не относятся к федеральным органам исполнительной власти.
В соответствии с законодательством РФ федеральные органы государственной власти осуществляют деятельность непосредственно и (или) через свои территориальные органы.
В ведении федерального органа исполнительной власти могут находиться научные, образовательные и иные организации.
По мнению Минфина, положение пп. 4 п. 1 ст. 333.35 НК РФ на такие подведомственные учреждения и организации не распространяется (Письмо от 03.07.2020 № 03-05-05-03/57683).
Учреждения, которые должны уплачивать госпошлину при регистрации автомобиля, отражают такие расходы по подстатье 291 «Налоги, пошлины и сборы» КОСГУ и КВР 852 «Уплата прочих налогов, сборов» (п. 10.9.1 Порядка № 209н, п. 48.8.5.2 Порядка № 85н).
Обслуживание автомобиля.
Расходы учреждения на оплату услуг по техническому осмотру, шиномонтажу, балансировке колес, мойке автомобиля отражаются по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ и КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 10.2.5 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).
Как учитываются расходы на служебный автомобиль
Использование в компании автомобилей связано с разнообразными тратами. Недостаточно просто приобрести машину и в последующем эксплуатировать ее без дополнительных вложений. Как правильно учесть расходы при налогообложении прибыли, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухучета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
В соответствии с абзацем 2 пункта 1 статьи 935 Гражданского кодекса и пунктом 1 статьи 4 Федерального закона от 25 апреля 2002 года № 40-ФЗ владельцы автомобилей обязаны страховать риск своей гражданской ответственности, который может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортного средства.
Страховка
Страхование риска утраты, повреждения автомобиля производится по договору КАСКО (п. 1, подп. 1 п. 2 ст. 929 ГК РФ). При налогообложении прибыли предприятия включают в расходы свои свои траты на добровольное и обязательное страхование в качестве расхода, связанного с производством и реализацией, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 253 НК РФ. При этом расходы по ОСАГО включаются в состав прочих расходов в размере страховой премии, рассчитанной страховщиком в соответствии с государственными тарифами, определенными страховщиком с учетом требований, установленных Банком России. Расходы же на КАСКО учитываются в размере фактических затрат.
Расходы на ремонт автомашин, которые возникли у организации, необходимо рассматривать как прочие траты, которые признаются для целей налогообложения прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
На основании пункта 6 статьи 272 НК РФ расходы по ОСАГО и КАСКО по договорам, заключенным на срок не более одного отчетного периода, учитываются в момент их уплаты. Если же по условиям контракта предусмотрена уплата страхового взноса разовым платежом, а договор заключен на срок более одного отчетного периода, то траты признаются равномерно в течение срока действия соглашения пропорционально количеству календарных дней его действия в отчетном периоде. Если по условиям контракта предусмотрена уплата страховой премии в рассрочку, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия этого договора в периоде. При этом указанные расходы на ОСАГО и КАСКО, как и любые другие траты, должны соответствовать положениям статьи 252 НК РФ. А именно, они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Прохождение техосмотра
Согласно пункту 11 Основных положений по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 года № 1090, запрещается эксплуатация автомобилей, не прошедших техосмотр. При этом подразумевается проверка технического состояния машин, в том числе их частей, предметов их дополнительного оборудования, на предмет их соответствия обязательным требованиям безопасности. Только после выдачи соответствующего заключения автомобили могут быть допущены к участию в дорожном движении (ст. 1 Федерального закона от 1 июля 2011 г. № 170-ФЗ). Что касается налогообложения, то подпунктом 11 пункта 1 статьи 246 НК РФ установлено, что расходы на содержание служебного автомобиля относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываются при расчете налога на прибыль на дату подписания первичного документа, подтверждающего оказание услуг (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Покупка ГСМ
Расходы на приобретение горючего, так же как и указанные выше затраты, включаются в сумму прочих расходов на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Законодательством не предусмотрено их нормирование, а также не установлены правила определения обоснованности таких трат. Довольно долго вопрос о нормировании расходов на ГСМ оставался спорным. Согласно последним разъяснениям Минфина (письма от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875, от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12) при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебной машины фирма может ссылаться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которые утверждены Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Таким образом, если компания не относится к автотранспортным предприятиям, то она может, но не обязана нормировать расходы на ГСМ. При учете расходов на приобретение топлива важно учитывать, что эти траты подтверждаются путевым листом, форму которого компания может разработать сама. Главное, чтобы были учтены требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Или же бухгалтер с целью минимизации налоговых рисков может настоять на использовании типовой формы, которая введена в действие Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78.
Ремонт автомобиля
Расходы на ремонт автомашин, которые возникли у организации, необходимо рассматривать как прочие траты, которые признаются для целей налогообложения прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). Пунктом 3 статьи 260 НК РФ установлено, что для обеспечения в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта автомобилей организация вправе создать специальный резерв под предстоящие работы. Порядок создания резерва установлен статьей 324 НК РФ. Если фирма решит сформировать резерв, то она обязана рассчитывать отчисления в него, отталкиваясь от совокупной стоимости основных средств. Порядок ее расчета установлен пунктом 1 статьи 324 НК РФ и нормативом отчислений. Решение о создании резерва на такой ремонт, а также норматив отчислений в него необходимо зафиксировать в учетной политике.
Внимание к группировке
В аналитическом учете компания обязана рассчитывать сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, в том числе стоимость запасных частей и расходных материалов, которые используются для ремонта, трат на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и иных расходов, связанных с проведением ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними организациями. Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт автомобилей в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последнее число соответствующего отчетного налогового периода. Сумма фактических трат на проведение ремонта машины будет списываться за счет средств указанного резерва. Если лимит резерва превышен, то остаток затрат будет включен в сумму прочих расходов на дату окончания налогового периода. Если он, наоборот, меньше, то сумма на последнюю дату текущего налогового периода для целей налогообложения включается в состав доходов налогоплательщика. Если в соответствии с учетной политикой и на основании графика проведения капитального ремонта основных средств организация осуществляет накопление средств для финансирования указанного ремонта дольше одного года, то на конец текущего года остаток средств не подлежит включению в состав доходов для целей налогообложения.
Автомобильные шины
Учет шин зависит от того, когда они были установлены на автомобиль: в момент его приобретения или позже. В первом случае их цена отдельно не учитывается, а включается в первоначальную стоимость автомобиля на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, соответственно, расходы признаются в налоговом учете через механизм амортизации. Во втором же случае у фирмы есть два варианта учета стоимости автомобильных шин: в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ или же в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Выбранный вариант учета необходимо закрепить в учетной политике. При втором варианте учета стоимость неамортизируемого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме в момент его ввода в эксплуатацию или в течение более чем одного отчетного периода с учетом срока его использования или иных экономических показателей (что также необходимо определить в учетной политике).
Парковка
Расходы на платные парковки, как и любые другие траты, должны быть экономически обоснованными. Например, затраты на оплату штрафстоянки автомобиля в результате совершения водителем противоправного действия опасно учитывать в расходах. В иных случаях траты на парковку могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Еще один вариант учета – в сумме арендных платежей на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на парковку учитываются на дату подписания акта оказанных услуг либо на дату утверждения авансового отчета.
Дооборудование автомобиля
Сразу хотелось бы отметить, что налоговые органы не всегда соглашаются с учетом подобных затрат в расходах при налогообложении прибыли, считая их экономически необоснованными. Однако, как указал Конституционный суд, налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности, а также не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
Траты на парковку могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Об этом сказано в Определении КС РФ от 4 июня 2007 года № 320-О-П. С указанным согласен и Минфин, например, в письме от 26 мая 2015 года № 03-03-06/1/30165. Формируемая ВАС РФ судебная практика основывается на презумпции экономической оправданности совершенных налогоплательщиком операций и понесенных по этим операциям затрат. Эту позицию арбитры озвучили в Определении Конституционного суда РФ от 16 декабря 2008 года № 1072-О-О.
Бремя доказывания необоснованности расходов фирмы возложено на налоговые органы (п. 2.2 Определения Конституционного суда РФ от 19 октября 2010 г. № 1422-О-О). Компания не обязана подтверждать учитываемые для целей налогообложения расходы. Об этом ФАС Московского округа сообщил в Постановлении от 1 августа 2014 года № А40-98472/13.
Так, например, суды признают расходы на приобретение и установку автомагнитол и автоколонок экономически обоснованными (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 1 июня 2011 г. № А53-15050/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 9 октября 2006 г. № А27-2885/05-2). Данные затраты являются расходами, связанными с охраной труда, и учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Затраты на установку навигатора, видеорегистратора, газобаллонного оборудования не могут признаваться расходами на модернизацию (дооборудование) автомобиля, так как не происходит изменения технологического, служебного назначения автомобиля, связанного с повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
В зависимости от стоимости оборудования оно учитывается в составе основных средств на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, а расходы признаются через механизм амортизации либо в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование