Расходы на командировку на личном автомобиле

Аренда автомобиля в командировке: как оформить и учесть

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Зарплатные отчисления с данных возмещений делать не нужно: они подпадают под освобождение от НДФЛ и взносов как компенсации, связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 закона «О страховании от НС и ПЗ» от 24.7.1998 № 125-ФЗ).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

Источник

Служебная записка на командировку: зачем нужна и как ее составить

Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.

Зачем нужна служебная записка

Какие обычно в командировке возникают расходы:

Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.

Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.

В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.

Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.

В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:

Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).

Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).

Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.

Какие документы приложить к служебной записке

А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.

Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.

Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.

Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.

Планы на командировку могли измениться:

Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).

Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.

Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:

По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.

Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:

Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.

Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.

Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.

Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).

Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.

Образец служебной записки

Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.

Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.

Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:

Источник

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ

С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.

Обоснование позиции:

С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также Энциклопедию решений. Заработная плата.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Эта позиция вновь была озвучена в письме Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании п. 3 ст. 255 НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что гл. 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется.

Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям (п. 25 ст. 270 НК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

Использование топливных карт

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт. Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2019 г.)).

Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.

На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.

Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 111 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

Как экономить на разъездной работе и в командировках

И не позволять работодателю себя обманывать

Я проработал региональным менеджером 10 лет. Много раз меня и моих коллег обманывали с зарплатой, компенсациями и условиями труда.

Это разъездная работа: за все время я проехал больше 80 тысяч километров по России. Я работал в пяти компаниях — московских и региональных. Не утверждаю, что честных работодателей не существует — возможно, мне просто не везло. Но факт такой: в каждой из пяти компаний меня пытались надуть.

Я узнал на собственных ошибках, как вести переговоры с работодателем и на что обращать внимание в трудовом договоре. Разобрался, как планировать и учитывать расходы в поездках, на чем экономить, как получать компенсации. Расскажу все, что знаю.

Что такое разъездная работа и командировки

Разъездная работа — это когда сотрудник постоянно работает вне организации и все время перемещается по определенной территории. География таких поездок может быть разной: по городу, региону или даже по всей стране. В 2016 году я помогал лесоперерабатывающему комбинату продавать стройматериалы. Нужно было организовать продажи в 16 регионах России. Каждый месяц я посещал по пять разных городов и жил в каждом по четыре дня. Иногда просыпался с утра и не мог сразу вспомнить, где нахожусь. Это была разъездная работа.

Командировка — это когда работодатель отправляет работника в служебную поездку в конкретное место с конкретным заданием на конкретный срок.

Компенсация расходов. По закону работодатель обязан компенсировать работникам в командировках и во время разъездной работы следующие расходы:

Обычно деньги на проживание, проезд и суточные расходы выдают перед поездкой или на несколько поездок сразу. А компенсацию за использование личного автомобиля начисляют в конце месяца вместе с зарплатой.

Работник должен отчитаться перед работодателем о всех расходах, кроме суточных. Компенсация суточных выдается не на конкретные траты, а за каждый день, который работник провел в поездке. Работодатель выделяет сотруднику фиксированную сумму, а уж на что тот их потратил — это его дело.

Чтобы отчитаться, работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему чеки и счета, подтверждающие расходы. Бухгалтер или финансовый контролер проверяет документы и согласовывает отчет, если все нормально.

Как оформляется командировка. Каждая командировка оформляется приказом, который подписывает директор. Приказ должен иметь номер, дату, указание длительности командировки и конкретного места, куда едет сотрудник.

На время командировки работнику могут выдать командировочное удостоверение. Сейчас это необязательный документ, но многие фирмы по старинке его используют. На обратной стороне удостоверения есть место для отметок об отъезде и прибытии.

Вот работник приезжает в другой город и приходит в компанию, куда его командировали. Он предъявляет командировочное удостоверение, а сотрудник компании ставит отметку о прибытии. По этим отметкам работодатель может понять, что сотрудник действительно побывал там, куда его отправили.

Как оформляется поездка при разъездной работе. Каждая организация сама решает, как ей оформлять поездки разъездных сотрудников. Обычно такую информацию указывают в положении о разъездном характере работы и в должностной инструкции работника. Расскажу, как это было у нас.

В начале каждого месяца разъездные работники согласовывали с руководителем план поездок. Этот документ в разных компаниях выглядит по-разному : единого шаблона нет. В нашей организации это был просто список мест с датами посещения. Я сам составлял план, утверждал его у директора и ехал. Но есть фирмы, где руководитель устанавливает план единолично без совещаний с работниками.

Когда план поездок согласован, под него верстается бюджет — расчет предстоящих расходов работника. Бюджет основывается на стоимости бензина, плате за гостиницу и суточных по количеству дней. После согласования бюджета бухгалтерия перечисляет работнику деньги на поездки. Или не перечисляет, потому что «пока денег нет, поезжайте в долг, а мы потом все вернем». Кредитовать работодателя или нет — личный выбор работника, но я бы не советовал соглашаться ехать «в долг»: не факт, что эти деньги потом удастся вернуть.

В чем разница. Грань между командировками и разъездной работой очень тонкая. Но принцип такой: разъездная работа — это постоянно, а командировка — разовое событие, связанное с конкретной задачей.

Условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовом договоре. Там же очерчивается территория, по которой придется перемещаться. Если работника отправляют за пределы этой зоны, то поездка оформляется как командировка. Если же он перемещается по «домашней» территории, то это обычная разъездная работа.

Некоторых работников можно отправлять в командировки только с их письменного согласия. Например, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, вправе не ехать, если не хотят. А беременных женщин вообще запрещено привлекать к командировкам, даже когда они сами не против.

Но на разъездную работу эти ограничения не распространяются. А еще разница есть для сотрудников госучреждений: там размер возмещения командировочных расходов определяет государство. Значит, конкретная организация не может взять и урезать его по своему желанию. А вот компенсации для разъездной работы государство уже не регулирует.

Как не дать себя обмануть

Не все работодатели ценят труд разъездных сотрудников. Например, в компаниях, где я работал, руководители пренебрежительно называли нас «бегунками». Зачастую руководство относится к разъездным работникам как к расходному материалу. Принцип такой: эксплуатировать по максимуму, платить по минимуму, а как сломается — заменить на другого.

Расходы на разъездных работников — существенная часть бюджета работодателя. И он всеми способами пытается урезать эти траты. Не сомневайтесь: если позволите на себе экономить — на вас сэкономят. Мои коллеги соглашались на мизерные компенсации от работодателя и закрывали расходы в поездках за счет своей же зарплаты. Они работали практически бесплатно, но сами того не понимали.

В разъездной работе есть нюансы, которые надо заранее обговорить с работодателем. Не стоит стесняться и замалчивать вопросы, не нужно надеяться, что руководитель сам разберется. Вот что следует обсудить при трудоустройстве.

Чтобы понять предстоящую географию перемещений, уточните, куда придется ездить. У разъездных работников есть своя домашняя территория — она может быть любой, как договоритесь. Например, в пределах одного города, региона или нескольких регионов.

Почему это важно. Может внезапно выясниться, что предстоят поездки не только в соседние города и области, но и на другой край страны. А вы совсем не рассчитывали на такие путешествия, да еще и на собственном автомобиле.

Или, например, человек живет в Самаре. До этого он уже работал торговым представителем на территории Самарской области. В этом регионе он наладил полезные связи, лично знает руководителей всех торговых сетей и готов приносить пользу работодателю. Он заключает трудовой договор в надежде, что будет работать на знакомой территории.

А потом выясняется, что на самом деле ему нужно отправиться в Воркуту. В итоге: потерянное время, конфликт с работодателем и разочарование. Поэтому обязательно письменно закрепляйте территорию работы в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Многие разъездные сотрудники, когда не находятся в поездке, работают из дома, а не в офисе. Работодатель обычно не возражает, ему так даже удобнее: не надо выделять стол и компьютер в офисе. Но важно, чтобы конкретный адрес вашего рабочего места был прописан в трудовом договоре.

Почему это важно. Например, начальник поругался с работником и решил от него избавиться. Но по собственному желанию он не уходит, увольнять не за что, а сокращать невыгодно, ведь придется платить выходное пособие и средний заработок на время поиска работы.

Тогда начальник начинает искать нарушения, чтобы избавиться от сотрудника. Он долго думает и наконец находит решение: этого разъездного работника вечно нет в офисе — значит, нужно «нарисовать» ему прогул и уволить.

Если работаете из дома, а не из офиса, то убедитесь, что в трудовом договоре указан ваш домашний адрес. Рабочий день из дома я всегда начинал так: включал компьютер, писал начальнику дежурное письмо, отправлял отчет за прошлый день. Все, выход на работу зафиксирован.

Обсудить на словах недостаточно: вся процедура должна быть описана на бумаге с подписью работодателя. Постарайтесь ознакомиться с этими документами до заключения трудового договора, чтобы обойтись без сюрпризов.

Почему это важно. Если работник письменно не согласовал с работодателем свои действия, то они могут выглядеть как его личная инициатива или самоуправство.

Допустим, начальник говорит Васе: «Едешь в Киров, расходы компенсируем потом, сейчас мало денег». По правилам работодатель в начале месяца составляет план поездок и дает сотрудникам на подпись. Но в плане на этот месяц про Киров почему-то ничего нет. А еще компенсацию за бензин, гостиницу и суточные обычно давали сразу, а не потом.

Вася не знает, как в компании оформляются служебные поездки. Поэтому он покорно собирается и уезжает — надо так надо. Но по документам все выглядит иначе: работника никто никуда не отправлял. Он вероломно бросил работу и сорвался в незапланированное путешествие.

Вася сильно рискует: нечестный работодатель может отказаться компенсировать расходы на поездку или даже объявить ему прогул.

Строгое оформление документов перед каждой поездкой защищает права работника и мешает работодателю мухлевать с компенсациями. Не соглашайтесь никуда ехать, пока документы не оформлены — так должно быть по закону.

Почему это важно. Не стоит верить вакансиям: там не всегда указана вся правда. Например, в вакансии пишут, что командировки занимают 60% времени, но по факту работники месяцами не появляются дома, а машину глушат только на заправках. Я советую подробно расспросить работодателя об условиях поездок и изучить документы, где они зафиксированы.

Учтите, что в однодневных поездках суточные расходы не возмещаются. Работодатели пользуются этим: отправляют работников на огромные расстояния и заставляют возвращаться в тот же день. Нужно преодолеть 250—300 км туда и столько же обратно, а еще потратить 5—6 часов в месте назначения.

Поэтому следует заранее обсудить с работодателем максимальную дальность однодневных поездок. Если предстоит ездить дальше, чем за 150 км от своего города, и возвращаться в тот же день, то будет тяжело. Я не советую соглашаться на такие поездки.

Обязательно обсудите, как вы будете перемещаться между городами: на собственной или служебной машине, автобусе, поезде, самолете. Если работодатель настаивает, что ездить нужно на личном автомобиле, то уточняйте, какая компенсация за это предусмотрена.

Вы будете эксплуатировать машину: ее пробег вырастет, а рыночная стоимость уменьшится. В этом случае компания берет на работу не только вас, но и ваш автомобиль — он достоин собственного вознаграждения.

Почему это важно. Большинство работодателей заставляют работников перемещаться в поездках лишь на личных автомобилях. Будьте готовы, что вам предложат подрабатывать курьером и водителем, причем бесплатно.

Например, работодатели часто требуют, чтобы разъездные работники возили с собой образцы товаров, каталоги, демонстрационные материалы или даже небольшие товарные партии. Зачем платить транспортным и курьерским компаниям, если «вы же все равно туда едете». Еще иногда приезжают большие начальники, которых нужно встречать и возить по рабочим и личным вопросам.

Я проходил собеседование на должность территориального менеджера в воронежской фирме. На мой вопрос о компенсации за автомобиль рекрутер ответила:

На этом наша беседа закончилась. Я отказался: понял, что с такой компенсацией буду работать себе в убыток.

Если не всегда, то хотя бы при сложных погодных условиях старайтесь не пользоваться в поездках личным автомобилем. Попробуйте договориться с работодателем о том, что на дальние расстояния — свыше 300 км — будете ездить на поездах или междугородних автобусах.

Р каждый месяц, а еще возмещал стоимость бензина и расходы на проезд по платным дорогам» loading=»lazy» data-bordered=»true»>

Работодатели часто между делом подсовывают и просят подписать договор о материальной ответственности. Они говорят, что это просто формальность, такие уж правила. Но для работника этот документ обычно не предвещает ничего хорошего.

По такому договору работник обязуется отвечать своими деньгами за имущество организации, которое ему доверили. Если работодатель предлагает взять на себя материальную ответственность, то обязательно выясните, за что конкретно и чем придется отвечать.

Скорее всего, на вас дополнительно повесят обязанности экспедитора, инкассатора или кладовщика. Например, некоторые работодатели заставляют сотрудников брать товары под отчет и перевозить их на дальние расстояния. Так они экономят на доставке и перекладывают на других свои риски. Если с грузом что-то случится, можно обвинить в этом работника и требовать ущерб с него.

По закону работодатель не вправе заключать договоры о материальной ответственности со всеми подряд. Список работ, где это допустимо, можно посмотреть в постановлении Минтруда. Если вашей должности там нет, то не нужно брать на себя дополнительную финансовую ответственность.

Обязательно просите зафиксировать все устные договоренности письменно. Я советую прописывать условия в трудовом договоре или дополнительных соглашениях к нему.

Можно зафиксировать все во внутренних положениях компании, но работодатели легко меняют эти документы. Сотрудникам просто дадут бумажку на подпись, что они ознакомились с изменениями. А вот переписать условия трудового договора уже сложнее — в большинстве случаев нужно согласие работника.

Почему это важно. Не верьте никому на слово: чтобы нанять вменяемого и трудолюбивого сотрудника, работодатель может слегка или не слегка приукрасить действительность.

Чем больше пунктов об условиях работы и размерах компенсаций пропишете в трудовом договоре, тем сложнее будет вас обсчитывать, обвешивать и эксплуатировать «за спасибо». Не забывайте, что экономия на работниках — важная статья снижения издержек работодателя.

Р на суточные расходы и 3000 Р в сутки на гостиницу. Но сами слова не гарантируют, что я получил бы эти деньги. Поэтому я настоял, чтобы мы прописали условия в дополнительном соглашении к трудовому договору» loading=»lazy» data-bordered=»true»>

Планировать расходы нужно не только разъездному сотруднику. Допустим, обычного офисного работника отправляют в командировку и дают с собой какое-то количество денег. Ему надо выяснить, хватит ли их или придется ночевать в палатке, питаться дошираком и просить милостыню на обратную дорогу.

Расскажу, как считать расходы и на чем можно сэкономить.

Как считать суточные

Работодатели не любят прописывать компенсацию суточных расходов в трудовом договоре. Так они оставляют себе возможность менять эти цифры по своему желанию.

По моему опыту, для трехразового питания нужно как минимум 800 Р в день. Если работодатель предлагает меньше — придется голодать. А в поездках, когда активно работаешь, страшно хочется есть. Я проводил по восемь сеансов напряженных переговоров в день — по ощущениям, расход энергии почти как на силовой тренировке.

минимальная компенсация суточных, чтобы питаться три раза в день

Вдобавок в последние годы у разъездных работников обострилась проблема с парковками, особенно в центральной части городов. Например, в Воронеже и Белгороде весь центр — сплошная платная парковочная зона с эвакуацией нарушителей. А вот в Орле, Курске и Тамбове можно парковаться на любом свободном парковочном месте — за исключением мест, где это прямо запрещено.

Когда едете в регионы, дополнительно закладывайте 40—60 рублей в час на платную парковку. Если работодатель не возмещает эти расходы — а так обычно и бывает — то платить придется из суточных.

Как сэкономить. Скорее всего, на поход по ресторанам суточных не хватит. Поэтому перед поездкой стоит поискать на карте города бюджетные заведения, где можно вкусно и не вредно поесть. Кто-то спасается термосом с напитком и бутербродами. Искушенные гурманы покупают еду в продуктовом магазине, идут в «Макдональдс», берут там только кофе и обедают.

Во все поездки я беру термос с чаем. Когда нестерпимо хочется спустить все суточные на вредный, но аппетитный фастфуд, я пью зеленый чай с имбирем. Он придает энергии и заглушает голод — рекомендую всем разъездным работникам.

Хитрят не только работодатели, но и работники

Может сложиться впечатление, что работодатели — воплощение зла, а сотрудники — ангелы. Но это не так. Работодатели экономят на работниках, работники пытаются обхитрить работодателей. Эта необъявленная война идет столетиями, и разъездные сотрудники находятся на передовой.

Работодатель знает, что сотрудник может врать. Скажет, что поехал работать, а сам отправится по личным делам. Поэтому работодатель вынужден следить за перемещениями сотрудников. Вот как он это делает.

По GPS-маякам можно узнать, где работник находится сейчас и где он был раньше. В некоторых компаниях местоположение сотрудников отслеживают по сотовому телефону с корпоративной симкартой.

Просит сделать фотографию в месте прибытия. Сотрудник приезжает на место и фотографирует табличку с адресом дома или вывеску магазина. Эту фотографию он показывает работодателю как доказательство того, что он выполнил задание.

Но сотрудники тоже находчивы. Например, я несколько раз «выгуливал» чужие GPS-маяки : возил с собой в командировках по просьбе знакомых менеджеров. Еще я не для себя фотографировал фасады нужных магазинов.

Еще бывает, что ушлые сотрудники устраиваются сразу в несколько компаний и получают двойную компенсацию за одну и ту же работу.

Как считать расходы на проживание

В фирмах, где я работал, сотрудники сами выбирали себе гостиницы. В российских представительствах крупных европейских компаний есть специалисты, которые организовывают командировки. Они находят и оплачивают гостиницы. Когда работника направляют в поездку, ему сообщают, где ночевать. Как правило, это гостиницы среднего уровня с завтраками и бесплатной охраняемой парковкой.

Как сэкономить. Советую завести банковскую карту с повышенным кэшбэком на оплату гостиниц и расплачиваться ей. Я бронирую гостиницы через «Букинг» — там самые бюджетные варианты.

При выборе учитывайте скрытые статьи экономии:

Если питание включено, то можно не тратить суточные. Но это в теории, потому что некоторых работодателей охватывает лютая жадность. Дело в том, что работник по возвращении должен отчитаться за расходы на проживание. Для этого он предоставляет работодателю подтверждающие документы, например кассовый чек и счет из гостиницы.

Бухгалтер смотрит на эти документы, видит, что сотрудник не платил за еду, и требует вернуть суточные. Это незаконно, но такое бывает. Поэтому работники тоже жульничают: договариваются с администратором гостиницы, чтобы в счет за проживание не включали стоимость завтрака, ужина и парковки.

Некоторые сотрудники идут еще дальше: живут где придется, а подтверждающие документы об оплате гостиницы покупают у мошенников. Один мой знакомый для этого во время командировки по Краснодарскому и Ставропольскому краю больше месяца жил в палатке. Хорошо, что было лето.

Настоятельно не рекомендую покупать поддельные документы о расходах в поездке — можно получить судимость. Бухгалтерия работодателя легко выявляет такие манипуляции с помощью сервиса «Проверка фискального документа» на сайте налоговой.

Если вы готовы экономить радикально, то можно ночевать в гостиницах на трассе. Некоторые люди снимают квартиры посуточно, но я никогда не прибегал к такому способу.

Другой мой знакомый сэкономил, удачно совместив отпуск с работой. Работодатель отправил его в командировку в Крым. Парень приехал туда с семьей, снял номер в гостинице в небольшом городке и усердно работал, пока его близкие отдыхали на море.

Как считать расходы на личный автомобиль

Если работаете на своем автомобиле, нужно учитывать расходы на его обслуживание. Чтобы рассчитать их, определите, сколько километров в среднем придется проезжать каждый месяц.

Я уже рассказывал, что при трудоустройстве необходимо четко зафиксировать рабочую территорию, обговорить частоту и продолжительность поездок. Если у вас есть вся информация, можно примерно рассчитать месячный пробег.

Я работал сразу в 16 регионах и проезжал за месяц по 3000 км на личном Форде Фокусе. Вот примерный расчет моих расходов на автомобиль.

я трачу в месяц, если работаю на своем автомобиле

Примерно каждые четыре месяца работы я проходил ТО и отдавал в среднем по 10 000 Р официальному дилеру. Я мог бы обслуживаться в гаражных СТО — было бы дешевле. Но у меня маленький бзик: предпочитаю официальные сервисы. Ничего не имею против ребят из гаражей, но доверить им машину пока не готов.

Снижение рыночной стоимости автомобиля. Чем больше пробег у машины, тем ниже ее стоимость на вторичном рынке. Можно зайти на любой сайт с объявлениями о продаже подержанных автомобилей и посмотреть разницу в цене.

Мойка машины. Считаю, что ездить на грязной машине неприлично и неприятно, особенно на деловые встречи. Я заказываю экспресс-мойку — это бюджетный способ освежить внешний вид автомобиля.

Зимой и в межсезонье приходилось мыть машину четырежды в месяц, в теплое время года — реже. Стоимость одной мойки в моем городе — 350 рублей. В среднем за месяц я тратил 1000 Р на мойку.

Износ шин. Я много езжу — шины изнашиваются, так что с учетом сезонности раз в несколько лет должен покупать новые. Комплект моих шин «Континенталь» стоит примерно 16 000 Р : летний дешевле, зимний — дороже.

Трачу в месяц, если работаю на своем автомобиле — 8717 Р

Какая компенсация нужна. Кажется, если судить по моему расчету, что компенсации в 9000 Р вполне хватит. Но это не так. Надо понимать, что расчет примерный: я не учитывал незапланированные траты. Например, из-под фуры вылетел камень и разбил лобовое стекло. Или после поездок по ухабистым дорогам требуется срочный ремонт подвески.

Если работодатель предлагает меньше 10 000 Р в месяц, скорее всего, это будет невыгодно. Первая же дорогостоящая поломка загонит ваш разъездной бюджет в глубокий минус.

Компании умеют считать деньги — они понимают, что компенсация за использование личной машины чаще всего не покрывает расходы на ее обслуживание. По сути, работодатель перекладывает содержание служебного автопарка на плечи наемного работника, а взамен выплачивает ему лишь символическую сумму. Не поленитесь: поработайте с цифрами, прежде чем соглашаться на все, что предлагают.

Как сэкономить. Самый очевидный вариант — не пользоваться личным автомобилем в рабочих целях. Постарайтесь договориться с руководителем, чтобы он разрешил ездить на поезде или междугородних автобусах.

Покупайте билеты на поезд через сайт РЖД или мобильное приложение — его можно скачать для iOS и Android. За покупки начисляются баллы, которые получится потратить на следующие поездки и сэкономить на дорожных расходах. Я расплачиваюсь картой Tinkoff Black, потому что банк часто дает повышенный кэшбэк на железнодорожные билеты.

По городу можно перемещаться на общественном транспорте. Я ездил на маршрутках и автобусах, все успевал и не напрягался: посещал десятки торговых точек ежедневно, проводил переговоры. Советую пользоваться общественным транспортом хотя бы в непогоду, когда выше шанс попасть в аварию и разбить машину.

Если же работодатель настаивает, чтобы вы ездили именно на своем автомобиле, то все равно есть способы сэкономить.

Например, я работал региональным менеджером в компании, которая возила стройматериалы из-за границы. У меня есть приятель — региональный менеджер в мебельной компании. Мы работали на одной и той же территории с одними и теми же клиентами. Наши маршруты поездок практически полностью совпадали.

Мы договорились ездить вместе то на моей, то на его машине. Так я снизил расходы на автомобиль в два раза.

Еще можно сэкономить, если правильно распланировать маршрут поездок. По моему опыту, оптимально ездить не радиальными, а круговыми маршрутами. При круговом маршруте водитель захватывает несколько городов за одну поездку: это сильно сокращает пробег. А вот при радиальном маршруте приходится возвращаться в исходную точку и только потом двигаться дальше.

Учтите, что некоторые работодатели не разрешают ничего планировать самостоятельно: они дают готовый маршрут и контролируют работников через GPS-маяки.

Как подсчитать расходы на бензин

Каждая компания сама решает, как будет платить компенсацию за бензин. Чтобы узнать порядок и суммы выплат, изучите внутренние документы компании. В нашей фирме эта информация была в положении о размере компенсаций сотрудникам за использование автомобиля.

Везде, где я работал, компенсацию за бензин выдавали авансом на месяц: работник еще нисколько не проехал, а деньги уже получил. Сумма рассчитывалась по запланированному пробегу, норме расхода топлива у конкретного автомобиля и стоимости литра бензина в регионе. Чтобы отчитаться о расходах, работник подавал авансовый отчет, к которому прикладывал чеки с заправок.

Если оказывалось, что работник потратил на бензин больше, чем получил авансом, и эти расходы обоснованы, то бухгалтерия ему доплачивала. И наоборот: если он израсходовал только часть денег, то остаток шел в аванс на следующий месяц.

Как считается пробег. Запланированный пробег определяется по плану поездок. В конце месяца работодатель смотрит, совпал ли фактический пробег с планом. Фактический пробег определяют по GPS-маякам либо вообще со слов работника.

Некоторые компании считают его с помощью путевого листа. Это такой документ, где работник фиксирует пробег до и после поездки. Иногда бухгалтерия дополнительно требует у работников фотографии одометра, чтобы проверить, а не приписали ли они себе лишние километры.

Как считается норма расхода топлива. Работодатель сам выбирает, какими способами будет считать норму расхода. Эти способы он должен прописать в своих внутренних документах. Например, он может подсмотреть расход в документах на автомобиль, взять его из распоряжения Минтранса или даже с какого-нибудь автомобильного сайта.

Расход бензина повышается в холодный сезон, в пробках, из-за неисправности автомобиля. Минтранс об этом знает, поэтому в своем распоряжении устанавливает повышающие коэффициенты к норме для подобных случаев. Например, если работник использует кондиционер в машине, то норма расхода увеличивается до 7%. Если автомобиль ездит по городу, где живет более 5 млн человек, то норма вырастает до 35%.

Работодатель обязан использовать эти коэффициенты, только если определяет расход топлива по распоряжению Минтранса. Если он выбрал любой другой способ расчета, то может не принимать во внимание эти коэффициенты. Поэтому обязательно уточняйте до трудоустройства, как в компании считают норму расхода топлива и в каких документах это прописано.

Например, у вас внедорожник с реальным расходом под 20 литров на 100 км, а работодатель компенсирует бензин по нормативу 10 литров на 100 км. Тогда с каждой заправки из своего кармана придется доплачивать половину.

Как сэкономить. Заведите банковскую карту с повышенным кэшбэком за бензин и карты лояльности популярных сетей заправок. Оплатили бензин банковской картой — получили кэшбэк. Показали карту лояльности — заработали баллы, на которые потом заправились бесплатно.

Как договориться с работодателем

Если не хотите работать в минус, то можно и нужно обсуждать компенсации с работодателем. Другой вопрос, как это делать.

Важно знать свои расходы — так проще вести переговоры насчет их компенсации. Листок бумаги с подробным расчетом расходов творит чудеса. Вы уже не обнаглевший работник, которому все мало, сколько ни дай, а компетентный специалист, который умеет считать деньги и не требует лишнего.

Я стараюсь разговаривать с работодателем на его языке: объясняю, почему ему выгодно платить мне больше. Ведь компенсации — это ресурсы, которые есть у работника, чтобы выполнять рабочие задачи. Много ресурсов — хороший результат, мало ресурсов — провал.

Я езжу в командировки на собственной машине — это мой рабочий инструмент, как компьютер для программиста или графический планшет для художника. Чтобы автомобиль был в работоспособном состоянии, его нужно обслуживать, а это стоит денег. Работодатель не хочет, чтобы я сорвал переговоры, потому что сломался на трассе и не добрался до города. Тогда ему же выгоднее не экономить на компенсации.

Я продвигаю бизнес работодателя и защищаю его интересы на сложных переговорах, убеждаю и вдохновляю наших партнеров. Моя эффективность напрямую зависит от качества сна, значит, перед встречей надо хорошо выспаться. Но ночь за рулем на заснеженной трассе и койка в дешевом хостеле этому не способствуют. Если работодателю нужен результат, то в его же интересах оплатить мне проживание в нормальной гостинице и билеты на поезд.

Никогда не обсуждайте компенсации с простыми рекрутерами: они часто занижают размеры выплат. Не знаю почему, может быть, пытаются достичь каких-то своих внутренних показателей. Лучше дождитесь встречи с руководителем. Самый удачный момент, чтобы поднять эту тему — когда вы обговорили должностные обязанности и предстоящие цели.

Например, руководитель говорит, что нужно заключить восемь договоров и организовать первые отгрузки товара в Смоленске. Вот тут самое время обсудить, какие ресурсы он готов предоставить, чтобы достичь этой цели.

Некоторые работодатели предлагают копеечный оклад и смешные компенсации, но обещают, что это временно. Вот пройдет испытательный срок, тогда будете деньги мешками домой носить. Верить или нет — дело работника, но, как правило, после испытательного срока ничего не меняется.

Если работа вам нравится, но компенсации не устраивают — возьмите паузу. Возможно, вы произвели впечатление на работодателя и он еще вернется с более щедрым предложением.

Однажды я проходил собеседование в строительной компании. Мне предложили очень низкие компенсации: 250 Р на суточные расходы и 2000 Р в день на гостиницу.

Я взял листок бумаги, примерно расписал расходы и доказал, что выжить на эти деньги будет крайне сложно. Сотрудник станет голодать, а его мотивация — падать. В итоге он уволится — придется опять искать нового.

Так и было: за полтора года на этой должности сменились четыре сотрудника. В конце беседы я спросил, неужели небольшая экономия на командировочных расходах стоит текучки на важной должности. Руководитель взял время подумать и через пять дней сделал мне более выгодное предложение: 800 Р на суточные расходы и 3500 Р на гостиницу. Я согласился и проработал в той фирме почти четыре года.

Как экономить на командировках и разъездной работе

В моей компании категорически запрещено ездить в командировку на личном автомобиле. Я удивлен, что где-то люди работают в разъездах на личных машинах.

Дмитрий, может быть, это дешевле для компании, но если для этой компании не важна безопасность собственных сотрудников, то зачем в такой компании работать.

Артём, как вы спите-то по ночам, зная, что живут на свете люди, которые неидеально слова в предложения слагают?

Сэкономить иногда выходило за счёт завтраков в отеле, включённых в стоимость номера (который оплачивала компания), также бывали обеды и ужины за счёт принимающей стороны. В целом, в 2 командировках не смог потратить все суточные и только в одной вышел в минус, но зато купил много полезного и приятного (сувениры, техника и т.п.).

Источник